Slik øker du fleksibiliteten uten å miste effektiviteten

For komplekse oppgaver som krever teamarbeid, er det ikke mulig å gi ansatte full fleksibilitet. Ledere må derfor tenke annerledes og dypere om prosjektkrav, og planlegge deretter.

For prosjektbasert arbeidsflyt bør ledere nøye kartlegge prosjektoppgavene og tidslinjen og gi beskjed til de ansatte om å blokkere spesifikke dager for overlappende arbeid ved viktige faser i prosjektet. Ved mindre forutsigbar arbeidsflyt bør du vurdere å sette opp timeplanen med fast tidspunkt for når de skal jobbe, for eksempel fra klokken 08.00-16.00 en uke i måneden.

På arbeidsplasser med mindre fysisk og tidsmessig overlapping mellom ansatte, kan det være nødvendig å omorganisere større team til mindre team. Hvis du for eksempel konverterer teamet ditt fra ni til tre team på tre, kan de ta beslutninger og gjøre det lettere for ansatte å hjelpe til med å koordinere arbeidet. Lederen må finne ut hvordan dette prosjektet skal fullføres og imøtekomme ansattes behov. Team-medlemmer må hjelpe til med å finne ut hvordan de skal fullføre sin del av prosjektet og tilpasse seg hverandres ønsker.

Når ansatte var samlokaliserte og jobbet omtrent like lenge, var det lettere å gi eller motta en viktig oppdatering bare ved noen få trinn. Lang ventetid på statusoppdateringer eller svar på spørsmål kan drepe produktiviteten. Det finnes mange verktøy for å lette asynkront arbeid. Imidlertid må ansatte faktisk bruke og oppdatere dem i sanntid. Siden medlemmer kanskje ikke er tilgjengelig på timer eller til og med dager, er det av største betydning å ha tilgang til arbeidet som pågår. Ta i bruk klassiske prosjektstyringsverktøy som angir hvem som er ansvarlig og informert for hver oppgave.

Ved å kombinere og utvide de tre trinnene over, må ledere tenke dypere enn noen gang på strukturen til de ansattes oppgaver og prioriteringer. Kartlegg hver del av oppgaven og hvordan de er koblet til hverandre. Registrer all denne informasjonen på et delt sted.

Å forstå sammenhengene mellom ulike oppgaver er spesielt avgjørende for å prioritere for å unngå flaskehalser. Hvis alt er en prioritet, er ingenting en prioritet. I mangel av veiledning vil mange enkeltpersoner velge å fullføre de lettere og mindre oppgavene i stedet for å ta tak i mer komplekse utfordringer. Hyppig og tydelig kommunikasjon av prioriteringer vil bidra til å sikre at dine ansattes tid og innsats brukes godt – uansett når eller hvor de jobber.

LES OGSÅ: En god leder vet at effektivt arbeid, med god kvalitet er roten til all suksess - ledernytt.no

Tekst Cecilie Hammernes Foto: Istock.com Kilde: hbr.org