Slik skaper du et effektivt hjemmekontor!

Jeg skriver «hjemmekontor» i anførselstegn fordi jeg egentlig er en digital nomade som ikke har behov for en fast kontorplass for å få jobben gjort. Stort sett jobber jeg der jeg befinner meg i øyeblikket, på reise, på et hotellrom, ombord i et tog eller et fly - i et åpent kontorlandskap sammen med kolleger - eller på mitt dedikerte hjemmekontor.

Du finner sikkert din egen måte å gjøre dette på, men her er noen av mine egne mangeårige erfaringer for å skape en effektiv arbeidsplass enten du er hjemme eller hvor du nå måtte befinne deg:

Det aller beste er om du har mulighet til å bruke et eget rom. Innred det nøkternt som et vanlig kontor uten preg av hjemmekos. Sett gjerne et kontorskilt på døren slik at du får følelsen av å gå på jobb når du går inn. Lukk døren når du er der. Marker for resten av familien at nå er du på jobb.

Gjør det spartansk og profesjonelt. Ha kun det du trenger av verktøy på skrivebordet og vend skrivebordet inn mot en tom vegg uten visuelle forstyrrelser. Tidligere hadde jeg skrivebordet vent mot den åpne døren. Det medførte at jeg mistet fokus hver gang noen passerte døren min.

Du har sikkert hørt utsagnet «kaotisk skrivebord = kaotisk hjerne». Det er nok sterkt overdrevet, men jeg har besøkt kontor der det fløt av papirbunker utover både skrivebord, gulv og oppetter vegger. Hver gang var dette hos mennesker som var ustrukturerte og unnskyldte seg med at de var «kreative sjeler». Jeg kan love deg at mangel på struktur slett ikke henger sammen med kreativitet. Tvert i mot. Kreativitet stimuleres best når man har frigjort tankene og tiden sin for å spille fritt. Rot og dårlig struktur skaper ineffektivitet og lav produktivitet - også for kreative sjeler.

Fjern alt du ikke trenger for å løse oppgaven din fra skrivebordet. Putt dem gjerne i saksmapper som du tar frem når du trenger dem. Her ser du mitt eget skrivebord:

• Forklaring bilde:

  Jeg bruker et heve/senke skrivebord fra IKEA slik at jeg kan variere arbeidsstillingen. Under til venstre har jeg montert en liten skuff for blyant, penner, tape og binders slik at jeg har det lett tilgjengelig uten at det fyller skrivebordet. Dataskjermen er en 49 tommer som gjør at jeg kan ha flere vinduer oppe samtidig og jobbe optimalt med oppgavene. Under skjermen har jeg en bitteliten datamaskin (Mac Mini M1), en kalkulator, et par lade-plater til øreplugger og iPhone, samt en plastkurv for løse lapper og ark (mer om den senere). Bak skjermen har jeg et par gode høytalere. For digitale møter (jeg bruker Zoom) har jeg et HD videokamera fra Logitech, to video-lamper fra Elgato og en studiomikrofon fra Shure montert på en svingbar bom fra Thronmax. I tillegg har jeg en iPad Pro som jeg raskt kan raske med meg ut i fysiske møter og en MacBook Air for lengre reiser (skjult bak til høyre).

• Forklaring bilde:

  Bildet over: Til høyre for skrivebordet har jeg en multiprinter fra Brother (med fax som ikke lenger brukes) og en helt suveren skanner fra Fujitsu (ScanSnap Evernote Edition). I den dytter jeg alt jeg har av huskelapper, regninger, kvitteringer og notater for automatisk overføring til Evernote. Under disse har jeg to sett med hengemapper - de røde for kundeprosjekter og de gule for private/interne prosjekter. Under der igjen en plastkasse for papiravfall og en eske med printerpapir. Legg også merke til de trådløse Beats hodetelefonene som henger under skrivebordet.

Jeg kan ikke anbefale sterkt nok å anskaffe seg en form for «Brain Dump». En billig inn-kurv av plast er kanskje det mest effektive verktøyet du kan skaffe deg for å skape mer plass i hjernen din. Dette er et triks jeg lærte for mange, mange år siden av David Allen, mannen bak GTD (Getting Things Done). 

Finner jeg en avisartikkel jeg ønsker å lese senere så river jeg den ut og slenger den i «braindump’en" min. Er det noe jeg skal huske så skriver jeg det på en lapp og slenger den i kassetten. Notater fra møter går samme veien, så slipper jeg å ha alt sammen i hodet og stjele båndbredde og prosessor-kapasitet fra hjernen min. 

Et par ganger i uka rydder jeg opp i kassetten. Jeg utfører de enkle oppgavene én etter én. Jeg skanner notater som jeg vil samle på og dumper dem inn i Evernote der jeg senere kan søke dem opp når jeg trenger å finne dem igjen.

Etterhvert som oppgavene gjøres forsvinner arkene og huskelappene i en liten makuleringsmaskin der papiret senere går til resirkulering.

Ikke alle har muligheten til å ha et eget rom for hjemmekontor. Men, å rydde plass til en egen liten arbeidskrok kan de fleste få til. Gjør den i så fall så enkel og oversiktlig som mulig. Rydd opp i gammel rot. Skann gamle papirer og systematiser dem i en eller annen enkel struktur i dataløsningen din. Kast alt du ikke trenger. Fjern visuell støy. Skaff deg en «Brain Dump». 

Skap en struktur på arbeidsdagen din som om du jobbet på et vanlig kontor, men som passer for deg og din biologiske døgnrytme. Selv begynner jeg arbeidsdagen med en stor kopp kaffe allerede før bikkja har våknet (gjerne i 5-6 tiden) og vil ut. 

Resten av dagen følger jeg min egen biologiske rytme med pauser, enkle måltider og turer med bikkja innimellom arbeidsøktene. Har jeg møter og konferanser med kunder og samarbeidspartnere så følger jeg selvfølgelig kalenderen, men ellers følger jeg min egen rytme fordi det gir meg god energi og effektiv arbeidsglede.

• Om forfatter:

  Tekst: Arne Sigurd Rognan Nielsen, er Administrerende direktør i Brainworker AS. Han har også vært TEDx-foredragsholder om personlig produktivitet. I tillegg har han en allsidig bakgrunn som fotograf, journalist, militær, konsulent og coach i personlig effektivitet. 

  Foto: Tom Nordstrønen