_DSC0486.jpgVanskelige samtaler er noe vi alle opplever både på jobb og privat. Som leder er det en viktig del av jobben å ha medarbeidersamtaler, avklaringssamtaler eller oppfølgingssamtaler, for å nevne noen. Privat går det heller ikke en dag uten at behovet for nødvendige samtaler melder seg, enten det er i rollen som foreldre eller partner, i forhold til søsken eller venner.

Vi går i faste mønster, og hvis det er ett område autopiloten slår inn på - så er det når noe er ubehagelig. Vi gruer oss, har negative tanker, grubler, utsetter og håper det skal gå over av seg selv.

Vi er redd for hvordan motparten skal reagere: ”klarer jeg å styre følelsene mine, eller risikerer jeg å miste kontrollen og styrken jeg trenger i denne situasjonen?” Indre dialog:

”Tenk om jeg ikke klarer… Tenk om han blir sint … Tenk om hun begynner å gråte.” Fokuset er på alt som kan gå galt; Du blir urolig og mister energi.

Tanker fører til følelser

Alle tanker fører til følelser som igjen gir en energitilstand i kroppen. Det er blant annet grunnen til at idrettsutøvere er opptatt av mental trening. Tenker du: «dette går aldri bra,” og ser for deg en sint medarbeider som skjeller deg ut? Ja, hvis du krisemaksimerer og forbereder deg på det verste, da går det heller ikke bra. Du kommer inn i møtet med et hode og en kropp ute av fokus og balanse, og har ingenting å stå i mot med. Du føler deg tom og mister selvtillit. Det er det samme som om et av våre skiess skulle si til seg selv i bånn av monsterbakken: ”Dette klarer jeg aldri.” Du kan jo selv tenke hva det gjør med energi, fokus og pågangsmot.

Hvis du tror du kan klare det eller tror du ikke kan klare det, så har du helt rett.”

– Henry Ford

Målet er å unngå eller redusere konfliktnivået og få gode resultater av den vanskelige samtalen. Da er det viktig å komme inn i møtet med en følelse av ro og tilstedeværelse. Være avslappet, og kunne skape et godt grunnlag for samtalen. Vi vet jo at kommunikasjon ikke bare er ordene som sies. Faktisk er kroppsspråk og stemmebruk enda viktigere, og dette fanges opp helt ubevisst av hun eller han du snakker med. Når du er rolig og autentisk har du en helt annen utstråling enn om du er stressa og bekymret, noe som også påvirker omgivelsene.

Tilstand før møtet

I forkant er det derfor viktig å jobbe med egen tilstand. Ta noen enkle grep ned i ubevisste mønstre, og som endrer energien du bringer inn i møtet. Pusten er et viktig verktøy som vi alltid har med oss. Lær deg å stoppe opp, fokusere på kroppen og puste dypt ned i magen. Du vil automatisk roe ned systemet og få mer energi og fokus.

Du har kanskje hørt om ”Power posing”? Professor Amy Cuddy ved Harvard Business School fant blant annet at de som sto på en bestemt måte i to minutter før et intervju, produserte mer testosteron og mindre stresshormoner, og gjorde det gjennomgående bedre på intervjuet enn de som ikke ”powerposet”. Førstnevnte hadde en helt annen tilstedeværelse.

Mental trening og bevissthet rundt tankene er et annet viktig steg. Stoppe tanker som tapper deg for energi for deretter å snu dem. ”Lure” hjernen til å tro at du allerede har gjennomført samtalen og at den gikk strålende. Her gjelder det å både se, høre og føle seg gjennom idealsituasjonen. Virkelig kjenne i kroppen hvordan det er å få resultatet du ønsker.

Overordnet intensjon/felles mål

Dette er velkjent innenfor salg og markedsføring. Å finne frem til det overordnende målet som er felles for begge parter. En positiv og felles intensjon, enten på individ-, avdeling- eller organisasjonsnivå.

Det kan være at du ønsker at medarbeideren skal få frem mer av sine ressurser og føle mestring i forhold til arbeidsoppgavene, og finne ut av hvordan du kan bidra til det. Omfatter samtalen en medarbeider som er negativ og forsurer miljøet så kan intensjonen være å skape et miljø hvor vi trives, har godt samarbeid og gjør hverandre gode. Er du i en nedbemanningsprosess, så kan intensjonen være å hjelpe vedkommende videre så godt du kan, innenfor de rammer du har til rådighet.

Grunnen til at dette fungerer

Du stiller i møtet med de beste intensjoner, er ekte og til stede. Helt ubevisst føler vedkommende at du er sentrert og rolig, og vil føle seg sett og hørt på en annen måte. Når du starter samtalen med å se ting i et større perspektiv, og snakker om felles intensjon og mål, vil han eller hun føle seg trygg på at du har gode hensikter – noe du selvfølgelig har.

Den siste delen er å spille på lag med intuisjonen, og sende gode tanker til vedkommende dersom hun eller han hisser seg opp eller strever med egne følelser.

Prøv det ut! Du vil bli overrasket over hva som skjer.

Konflikt på jobben kvalifiserer ikke til sykemelding. Likevel viser forskning at konflikter med sjef eller kollega øker tendensen til å sykemelde seg. Det samme gjelder manglende tilbakemeldinger, kritikk, maktesløshet eller følelsen av å bli overkjørt.Grunnen er at konflikter kan gi redusert helse både på kort og lang sikt.
Kristin Norenbergs strategi for å ha suksess med vanskelige samtaler kaller hun VIE-modellen og omfatter:
  1. Forberedelse av egen tilstand før samtalen (Visualisere)
  2. Strategi for samtalen. Overordnet, felles mål (Intensjon)
  3. Hvordan beholde tilstedeværelse, indre ro og fokus både før, under og etter samtalen (Energi)

Kristin Norenberg er tidligere toppleder med 20 års erfaring fra næringslivet. Hun gikk fra en karriere i Statkraft, via økonomi- og personaldirektør i forlagsbransjen, til den mer alternative energibransjen og jobber i dag fra egen bedrift som veileder, kurs- og foredragsholder. Hun er også forfatter av boken Balansekvinnen og driver nettstedene www.norenberg.com og www.balansekvinnen.no

Fotograf: Mona Nordøy og Istock.com