Ta vare på hjernen til dine medarbeidere – skap en mer hjernevennlig arbeidsdag

– En av de mest underkommuniserte funksjonene som hjernen har, er at den også har en viktig hemmende funksjon. Og akkurat det er ganske relevant i forbindelse med konflikthåndtering, fordi vi hele tiden har masse drifter; impulser, instinkt, spontane tanker og ideer som dukker opp. Som regel klarer hjernen å undertrykke en del av disse impulsene fordi vi gjerne vil holde en god tone med andre og oppføre oss sosialt akseptabelt. For eksempel så kommuniserer man på en viss måte til en kollega, mens man snakker på en helt annen måte til ektefellen. Denne hemmende funksjonen er kanskje en av de viktigste funksjonene vi har når det gjelder å manøvrere det sosiale klimaet hvor vi ferdes i hverdagen.

– I grove trekk fungerer hjernen på samme måte som musklene våre. Hvis vi bruker en muskel mye, blir den god, og hvis man ikke bruker den, blir den dårlig. Og det vi trener mye på, det kan vi bli sterke og flinke til. Mens det vi trener lite på, får vi etter hvert ikke til. Sånn er det med funksjonen til hjernen også. Hvis vi har brukt mye tid og energi på å tenke negativt, så blir en etter hvert god på det. Hjernen er opptatt av rutiner og vaner, så det vi gjør mye av, blir etter hvert et mønster som vi blir fanget av. Det gjelder både arbeidsoppgaver, hvordan vi oppfører oss, hva vi tenker om andre, hvordan vi kommuniserer med andre og så videre. Men det positive her, er at alt som kan trenes på, kan også avtrenes og erstattes med andre ting. Hjernen er minst like trenbar som muskelmassen vår, kanskje til og med enda mer trenbar.

Ifølge Myklebust er det på mange måter hjernen som bestemmer, bevisst eller ubevisst, hvorvidt vi havner i en konflikt, men noen faktorer påvirker i større grad enn andre.

– En overbelastet hjerne har for eksempel lettere for å havne i konflikt. Når man er sliten og trøtt, så blir man defensiv, og når man er defensiv, så får man gjerne kortere lunte. Man blir irritabel, orker ikke å diskutere, man går raskere til instinktive impulser og i stedet for å ta en diskusjon, blir man kanskje personlig og irrasjonell i argumentasjonen sin.

– Det er gjort undersøkelser som viser at konfliktnivået på arbeidsplasser er størst sent på dagen, og det har sannsynligvis sammenheng med at man blir fortere sliten i hjernen i løpet av dagen. Hvis man er konstant sliten av overbelastning og er stresset over tid, kan det ofte føre til lavere kreativitet, redusert evne til problemløsning og at man ikke ser løsninger like lett. Man prøver bare å komme seg gjennom dagen, og det fører ofte til frustrasjon og en følelse av utilstrekkelighet, som igjen øker potensialet for konflikter.

– En annen faktor til økt konflikt er en hjerne som ikke blir brukt på riktig måte. Vi har alle forskjellige styrker; noen er flinke i matte, mens andre er flinke i språk. Noen er kreative, mens andre er bedre på mer konkrete problemstillinger. Og selv om mye av dette kan trenes, har vi ofte preferanser for hvordan vi liker å jobbe og hva vi føler vi mestrer. Det er ganske uheldig hvis man går rundt og gjør oppgaver hvor man føler at man ikke får brukt hjernen sin på riktig måte. Hvis du som leder bruker den mest kreative hjernen på rutineoppgaver, så er det et klassisk eksempel på feil hjernebruk av 

Myklebust understreker at den viktigste ressursen på en arbeidsplass er hjernen til de ansatte. Fordi, uansett hvor datastyrt vi er og hvor mange teknologiske fremskritt vi gjør, så er vi fortsatt helt avhengig av at det er menneskehjernen som tenker og jobber med systemer, hevder han.

– Det å ta vare på hjernen til de ansatte på en arbeidsplass er et av de viktigste grepene man kan ta. Hjernene våre er forskjellige, men det er allikevel noen grunnleggende prinsipp man bør ta hensyn til. I de aller fleste prosesser der hjernen vår utvikler seg på en positiv måte, er preget av tre grunnleggende faser. Det ene er stimulering av hjernen. Dernest har vi konsolidering, at man faktisk får festet fast den informasjonen man har stimulert hjernen med og blander den med sin egen erfaring og kunnskap. Det siste prinsippet er det vi kaller for implementering, at man henter ut igjen det som har skjedd i konsolideringsprosessen. Man får ut igjen det man har tygd på og jobbet med inni hodet sitt slik at man løser problemstillinger eller når målet man har satt seg.

– På de aller fleste arbeidsplasser er stimuleringsbiten som oftest ivaretatt. Men konsolideringsbiten derimot, er veldig lite ivaretatt. De færreste arbeidsplasser har et forhold til hva det egentlig innebærer. Det som kanskje får mest fokus, er implementeringsbiten. Det blir derfor litt motsatt, man hopper rett dit hvor man skal produsere, uten å ha nok fokus på hvordan hjernen virker for at implementeringen skal bli god. Så stimulering handler om å gi muligheten til å få inn det som skal til for å løse en problemstilling. Konsolidering handler om å gi ro og finne metoder som gjør at man får tid til å bruke sin egen kunnskap, evne og kreativitet.

– Det er kanskje litt paradoksalt, men det som ofte gir god implementering, er høyt fokus på stimulering og konsolidering. Stort sett løper vi rundt og skal implementere uten å egentlig bearbeide det vi skal implementere på en god og effektiv måte. Men for at man skal klare å implementere godt, så er konsolideringsbiten viktig, og da må man ha fokus på å hvile hjernen.

Myklebust jobber mye med idrettsutøvere, og de vet at hvis man skal bli bedre i noe, hvis man skal bli sterkere i en muskel, så må man drive med styrketrening. Men det er ikke da du bygger muskulaturen, det er når du hviler og restituerer, presiserer han.

– Vi bombarderer hjernen med inntrykk, stimulerer hjernen og overbelaster den på en måte som gjør at den egentlig blir brutt litt ned. Og hvis vi da ikke gir hjernen ro til å restituere seg eller konsolidere all den informasjonen, så går man med en konstant overbelastet hjerne som ikke blir sterkere, men svakere. De fleste vil kanskje kjenne seg igjen i at det ikke akkurat er når vi sitter på femte time foran pc-en og prøver å knekke en oppgave, at løsningen kommer. Den kommer ofte når vi reiser oss fra stolen og går oss en tur – når vi flytter oss fra fokuset.

– Det å være bevisst på disse fasene med tanke på hvordan hjernen fungerer, tror jeg vil være en faktor i seg i selv som i stor grad vil bidra til at konfliktnivået går ned. Kanskje spesielt det med konsolidering, det å skape kreative arenaer på jobben. En overstimulert hjerne gjør at man går rundt og er mentalt nummen, man orker ikke å forholde seg til ny informasjon, man klarer ikke å tenke, man gjør bare det man alltid har gjort fordi man ikke klarer å frigjøre kapasitet til å finne kreative løsninger. Gi derfor medarbeiderne mulighet til å få lov til å jobbe med problemstillingen på den måten som de foretrekker. Noen må ha tid for seg selv for å jobbe med dette, andre må sitte og diskutere med andre og få innspill. Skap rom for at man kan reise seg fra pulten eller gå ut fra møterommet, sette seg ned, gå seg en tur, kanskje gjøre pusteøvelser eller meditere for å gi hjernen tid til å tygge på problemstillingen og finne gode kreative løsninger.

For å klare å jobbe på en god måte, viser Myklebust til noen grep man kan gjøre for å kunne gi den enkelte hjerne spillerom.

– Det ene handler om at man som leder må slippe opp og gi ansvar. Man må tørre å gi hjernene til de ansatte et ansvar som de kan ta selv, slik at de får jobbet på sin måte. I det så kommer det også inn et annet viktig grep: å anerkjenne diversitet. Den store ressursen på en arbeidsplass er jo nettopp det at alle disse forskjellige hjernene angriper problemstillinger på forskjellige måter. Vi tenker ulikt, og det er det som driver oss fremover. Selv om man er på en arbeidsplass der alle ansatte er menn på 40 år med den samme utdannelsen, så vil alle de mennene løse arbeidsoppgaven sin på forskjellige måter. Da må de få det spillerommet, en må anerkjenne at man kanskje har en som alltid ser de negative sidene ved et prosjekt, og så er det en som alltid er positiv. Begge kan være en ressurs. Du ville kanskje ikke fanget opp fallgruvene hvis det ikke var for han som var litt mer melankolsk anlagt. Eller den kreative som utfordrer tankemåten dere har jobbet med i 20 år, som også kan oppleves som provoserende, men som allikevel bidrar til å tenke nytt – og som driver dere fremover.

– En feil mange ofte gjør når de for eksempel skal sette i gang med et prosjekt, er at de starter med utfordringene. Det kan føre til at hvis man har et møte på en time, så bruker man 50 minutter på å sitte og grave seg ned i problemstillinger som man ikke engang vet om blir noe av. Start heller med ressursene, fokuser på det positive med tanke på dette oppdraget. Tenk på hva dere faktisk kan, hva dere er flinke til. Få på bordet alt det som folk har selvtillit på. Hvis du starter med det en medarbeider virkelig kan, så får dere en pakke som dere kan ri overalt med, avslutter Myklebust.

• Myklebusts fem beste tips
  1. Gi ansvar til medarbeiderne.
  2. Anerkjenn diversiteter, at hjerner jobber på forskjellige måter.
  3. Ha ressursfokus. Fokuserer på hva som er styrken til hver enkelt. Ha en «godfot»-tankegang, som fotballtrener Nils Arne Eggen var opptatt av: Hva er det du er flink til på dette laget?
  4. Konsolidering: Skap rom for kreative arenaer og for å stimulere til tenkning.
  5. Ha gode rutiner for konflikthåndtering. Det er også viktig i forhold til et hjerneperspektiv fordi det gir en forutsigbarhet. Når konflikten først har blusset opp, er det vanskelig å bryte den ned igjen til et rasjonelt nivå. Men har man gode, innarbeidede rutiner, så ser man en slags autopilot i hjernene til de ansatte som gjør at de nesten automatisk merker at konfliktnivået begynner å komme på et nivå som er ukomfortabelt, og da setter de i gang disse rutinene selv.

• Man har ikke tid, det er for mye å gjøre. Da må man ta noen modige grep og si at dere nå skal prioriterer dette i en periode for å få det på plass.
• Vaner. Ofte går man inn i en automatisk måte å jobbe på, man gjør ting fordi man er vant til å gjøre det sånn, og da skapes en dynamikk som gjør at man kan bli litt rigid. Da må man røske opp i dette mønsteret ved å begynne å tenke og jobbe på en annen måte. Det er alltid utfordrende; vi mennesker er ikke så glad i endringer – selv om det er til det positive.
• Produktivitetsjaget, at man må levere hele tiden. Det er egentlig en misoppfatning at høyt tempo gir gode resultater. Hvis man klarer å ivareta hjerneressursen på arbeidsplassen på en bedre måte, så vil man levere gode resultater. Det kan kanskje i en periode føre til at man må justere ned tempoet, men utfallet i det lange løp er at du får brukt hjerneressursene til de ansatte på en mye mer fornuftig måte.

• Om Tomas Myklebust
  Jobb: Kommunepsykolog, foredragsholder, fagkonsulent i Bertrands Univers, driver Hjerneverkstedet.

  Utdannelse: Psykolog med spesialisering i klinisk nevropsykologi, pedagog.

  Erfaring: Har jobbet 12 år ved Nevroklinikken ved Oslo universitetssykehus, lang erfaring med prestasjonsutvikling innen idrett og næringsliv, underviser og holder kurs om psykologi og hjernen.

Tekst: Cecilie Hals Hammernes   Foto: Elisabeth Tønnesen og Ida Hvattum