Kommunikasjon er et stadig tilbakevendende tema for hvorfor noen lykkes bedre som ledere enn andre og ikke uten grunn. 95 prosent av utfordringen i å oppnå godt samspill mellom mennesker ligger i vår evne til å kommunisere. Med andre ord, skal du oppnå de beste resultatene som leder, er det en forutsetning at du kommuniserer tydelig med dine medarbeidere.

ANSIKT TIL ANSIKT
Alt for mange ledere glemmer betydningen av å snakke med sine medarbeidere. Ikke sjelden lages det flotte strategidokumenter og handlingsplaner hvor det brukes fine ord om bedriftens mål og ønskede resultater. Strategi- og handlingsplaner sendes ut til medarbeiderne. Ledelsen forutsetter at dette skal være tilstrekkelig informasjon og at budskapet blir forstått slik de forventer. Problemet er bare at ledelsen overser hvor viktig det er å forankre dette hos medarbeiderne i organisasjonen. Som leder vil du spare deg selv og andre for mye usikkerhet, inneffektivitet, konflikter og manglende måloppnåelse om du kommuniserer tydelig og åpent, ansikt til ansikt med dine medarbeidere. Eksempelvis viser en undersøkelse, gjort av det amerikanske konsulentselskapet Larkin Communication Consulting, at ni av ti bedrifter bruker skriftlig kommunikasjon når arbeidstakere skal informeres om viktige endringer. Samme undersøkelse viser at syv av ti ansatte foretrekker å få slik informasjon i samtale med sin nærmeste overordnede. Den samme undersøkelsen viser at det er ni ganger større sannsynlighet for at de vil støtte et tiltak når lederne kommuniserer med sine medarbeidere ansikt til ansikt, enn om de får informasjonen skriftlig.
 
MEDARBEIDERES EIERSKAP TIL DITT BUDSKAP – AVGJØR OM DU LYKKES
Det mange ledere glemmer er å sjekke om budskapet er oppfattet og forstått slik intensjonen er. For å sikre dette er det derfor viktig å kommunisere direkte med dem – ansikt til ansikt. Sørg for å involvere medarbeiderne. Det skaper motivasjon og engasjement - og ikke minst, det bidrar til at medarbeiderne opplever eierskap og dermed tar ansvar for å nå felles mål. Dette bidrar til at den enkelte medarbeider opplever å bli sett - og at det de gjør faktisk betyr noe. Anerkjennelse er, som kjent, et av de viktigste suksesskriteriene for at vi mennesker skal trives og gjøre en god jobb. En undersøkelse gjort av Nordisk Kommunikasjon, viser samme resultater som Larkin Communication Consulting kom frem til, når det gjelder betydningen av direkte kommunikasjon mellom ledere og medarbeidere. Ledelsen i skandinaviske bedrifter kommuniserer ikke godt nok med sine medarbeidere. Seks av ti hevder at det ikke er samsvar mellom det ledelsen sier og det de gjør. To av tre sier imidlertid at de er tilfreds med måten nærmeste leder kommuniserer på.
 
TROVERDIGHET OG TILLIT
Hvordan du kommuniserer påvirker hvordan budskapet ditt blir oppfattet. Kroppsspråket, dvs den ikke-verbale kommunikasjonen som kroppsholdning, pust, hudfarge og bevegelser utgjør hele 55 prosent av hvordan vi oppfatter det du sier. Stemmeleiet – stemmebruken, høy, lav, mørk, lys utgjør 37 prosent – og til slutt, hvilke ord vi velger utgjør kun åtte prosent. Med andre ord, det er ikke bare hva du sier,men måten du sier det på som spiller en viktig rolle for hvordan budskapet faktisk blir oppfattet. Har du eierskap til det du sier, vil det gjenspeile seg i måten du formidler budskapet på. Noe som i neste omgang påvirker både tilliten ogtroverdigheten til deg og budskapet.
 
RESPEKT
Minst like viktig er det å ha forståelse og respekt for at vi mennesker oppfatter virkeligheten forskjellig.
Kartet stemmer ikke med det virkelige terrenget – det stemmer med hvordan den enkelte opplever terrenget. En og samme hendelse får ulik historie ut fra det enkelte menneske som er tilstede. Min opplevelse er med andre ord ikke mer riktig enn din opplevelse av hendelsen, eller omvendt. Vi oppfatter virkeligheten gjennom sansene våre. Hvilke sanser som påvirker vår virkelighetsopplevelse mest, varierer fra menneske til menneske og påvirker språket og ordene vi bruker ulikt. I tillegg påvirkes vår opplevelse av våre referanserammer som erfaringer, minner, verdier, tro og hvilke overbevisninger vi har.Hva den enkelte vektlegger som viktig og riktig blir dermed forskjellig. For å kommunisere tydelig er det en forutsetning å forstå hvordan den andre parten oppfatter budskapet ditt. Det er derfor viktig å lytte aktivt, dvs du er nærværende og interessert i det som blir sagt. Ved å lytte mer enn du selv snakker, vil du få den informasjonen du trenger for å kommunisere budskapet ditt slik at det blir forstått.  Å være åpen, lytte aktivt og kommunisere tydelig er en forutsetning for god kommunikasjon og god ledelse. Både med hensyn til å forstå andre og selv bli forstått slik du ønsker. Det skaper rom for mangfold og ulikt syn på virkeligheten, som igjen gir et positivt forbedringsfokus og enda bedre resultater.
 
TIPS TIL Å KOMMUNISERE TYDELIG
 
BRUK "JEG" ISTEDENFOR "MAN"
Ønsker du å bli tatt på alvor? – Vær tydelig og ta ansvar for egen kommunikasjon. Bruk «JEG er-vil-mener-synes eller ønsker...» – ikke – MAN/EN/DE/DU... når du snakker på vegne av deg selv eller bedriften. Da er du tydelig på hva du mener og tar ansvar for det du sier. Når du bruker MAN/EN/DE/DU skaper det distanse og ansvarsfraskrivelse. Du signaliserer at det ikke er så viktig og at du ikke ønsker å ta konsekvensen av det du sier og mener. Dermed blir du heller ikke tatt på alvor.
 
SJEKK – ER BUDSKAPET FORSTÅTT?
Ved å kontrollere at budskapet ditt er forstått slik du mente, vil du slippe mye unødvendig motstand, usikkerhet, misforståelser og konflikter. Oppsummer og be medarbeideren si hva han/hun har oppfattet som det viktigste av det du har sagt, eller hva dere eventuelt er blitt enige om. Sjekk også at du selv har oppfattet budskapet riktig når det er omvendt. Still spørsmål – «Har jeg forstått det riktig at...» eller «Jeg oppfatter at det du mener er..., er det riktig oppfattet?»
 
DROPP ORDET "IKKE"
Hjernen og det underbevisste sinnet har problemer med å oppfatte ordet IKKE. Fokus på det du IKKE vil ha medfører gjerne stagnasjon, eller du får mer av det du IKKE vil ha. Det du har fokus på, får størst plass. Når du ønsker å oppnå noe, nå mål – er det derfor mest hensiktsmessig å ha fokus på hva du vil få til. Det gjør det lettere å finne ut hva som skal til og hvordan dere skal nå målet. Når du som leder har tydelig fokus, vil det også bli klart for andre hva du forventer og hva de skal gjøre.
 
DIN TOLKNING – INGEN ABSOLUTT SANNHET
Skill mellom hva som er objektiv observasjon og din egen tolkning.Ved å observere, dvs du er dissosiert, ser du den andres virkelighet i et fugleperspektiv. Du observerer og danner deg lettere et overblikk av hendelsen, isteden for å tolke. Når du skal snakke om noe som du opplever som problem eller utfordring, unngå å tolke og dermed være påståelig - du er.., du sier.., du gjør..., det er..., det var...Du fokuserer på person og ikke handlingen. Denne måten å kommunisere på skaper lett forsvar, sinne, skyldfølelse og mindreverdighetsfølelse. Det er basert på din tolkning og du kan ikke vite hva som er riktig før du har sjekket det ut. – Ta utgangspunkt i din egen opplevelse av situasjonen. Si heller – «Jeg opplever, ser, hører eller føler at når du sier/gjør... så blir jeg/det...». På denne måten oppnår du lettere god dialog, når det er nødvendig å snakke om noe som kan oppleves som vanskelig eller som kritikk.
 
FORBEHOLDSORD OG ANSVARSFRASKRIVELSE
Ord som prøve, kanskje, ganske og vel er alle ord som formidler forbehold. Så lenge du bruker disse ordene, distanserer du deg fra å ta ansvar og konsekvensen av egen kommunikasjon og handling. I tillegg er det lagt inn et forbehold som «sikrer» mot kritikk. Indirekte sier du at du ikke tror du skal få det til. Når du vil være tydelig, unngå derfor å si «Jeg/Vi skal prøve å nå målet neste år. Kanskje jeg/vi får det ferdig…, det er ganske bra…». Mener du at dere skal nå målet, så formidler du det tydelig. Dersom du er usikker, vær tydelig og si heller det.
 
"HVORFOR?" -  UTLØSER FORSVAR
Når du ønsker å finne en løsning på noe du opplever som vanskelig, unngå å bruke spørreordet HVORFOR. HVORFOR henviser til fortid og er årsaksorientert. Det utløser forsvarsreaksjon, da det ofte skaper motstand, frykt og skyldfølelse. Dette gjør at den videre dialogen blir vanskelig, eller at kommunikasjonen brytes helt. Istedenfor å si HVORFOR -> bruk heller HVORDAN eller HVA SKAL TIL? Disse spørreordene er fremtidsrettet og løsningsorientert, noe som bidrar til å ta ansvar og skape nye muligheter. HVORFOR kan derimot gjerne brukes slik barn gjør – på en undrende måte.
 
SLUTT Å BRUKE "MEN"
Vær bevisst bruken av ordet ”MEN”. Når du sier noe positivt til en person og deretter følger opp med å si MEN, eksempelvis; «Den jobben gjorde du flott, men jeg likte ikke...» – glemmes det positive som du allerede har sagt, fordi vi hører bare det som kommer etter MEN, det som er kritikken. Det er mye bedre når du sier: «Den jobben gjorde du flott, og når du i tillegg neste gang... så blir det enda bedre». Og – ikke minst, du har skapt en dialog som er hensiktsmessig i forhold til den positive intensjonen med budskapet ditt.
 
GODE TILBAKEMELDINGER
Skill mellom handling og person. Gi konstruktive tilbakemeldinger som gir rom for å feile, og ta lærdom av det. Vær tydelig! Tenk over hva som er din gode intensjon med å gi ris og ros. Hva kan gjøres annerledes for at det skal bli bedre neste gang. Intensjonen med en tilbakemelding er at vedkommende skal rette opp eller gjøre noe annerledes. En god tilbakemelding er fremtidsorientert, konstruktiv og gir positiv utvikling. Dette skaper trygghet hos den enkelte og ansvar i forhold til å gjøre forbedringer.
 
Av Margaret Paasche,