Når helgen kommer, er vi ofte slitne, og selv om vi tilbringer tid med våre nærmeste, er vi kanskje bare halvhjertet til stede - tankene er på alt vi ikke rakk denne uka heller. Og så kommer mandagen. Men det finnes faktisk en vei ut av dette tilsynelatende ustoppelige hamsterhjulet.

cecilie_ts_2_250x376.jpgTid til alt

Cecilie Thunem-Saanum er ekspert på tidsstyring og kommunikasjon. Hun har de siste årene holdt nærmere 200 foredrag og kurs i året, der hun hjelper bedrifter, ledere og medarbeidere til å få bedre kontroll på tidsbruken. I august kom hun ut med boka “Tid til alt – gjør mer av det du tror på” med tips til hvordan snu negativt stress til positiv travelhet, der hun gir de beste rådene og tipsene fra foredragene og kursene sine.

Hun har selv kjent tidspresset på kroppen, som leder, foredragsholder og småbarnsmor, og mener at det absolutt er mulig å få til en bedre balanse når det gjelder tidsbruk - slik at vi slipper stress og trives med de prioriteringene vi gjør.

- Finn verdiene dine – finn ut hva som er viktig for deg. Vi får ikke mer tid, men vi kan få bedre tid - og trives bedre med at det vi bruker tiden på, er riktig for hver enkelt av oss, sier Thunem-Saanum. Utgangspunktet for alt er å finne verdiene.

- Ofte mister vi verdiene våre av syne, i det vi strekker oss altfor langt for å imøtekomme egne og andres ønsker, og dagene blir dermed preget av negativt mas og jag, i stedet for å være spennende og travle dager.

Hun forklarer at de færreste kan svare når de blir spurt om hvilke verdier de har. Verdiene våre handler om hvem vi er, og er forskjellige fra person til person. Når verdiene kræsjer med hva vi bruker tid på, føler vi at noe skurrer, og det gir grobunn for negativt stress og misnøye.

Finn verdier og prioriter dem

Ifølge Thunem-Saanum er vi de samme personene i våre ulike roller, men noen verdier følger også rollene våre. For henne er nytteverdi den viktigste verdien på jobb - at det hun gjør, skal være til nytte for noen. Privat er det tid til familien og ro til å ta vare på energien og lade batteriene som er viktigst. Det betyr at hun må velge bort noe - og dette er nøkkelen bak klare verdier - hva velger du bort?

- Selv har jeg valgt bort mange venninnekvelder og jenteturer i denne fasen mens barna er små og jeg jobber for å bygge et solid fundament i businessen min. Aktiviteter på kveldstid uten familien min blir nedprioritert. Men jeg lever godt med det og er trygg på at jeg prioriterer riktig ut fra mine verdier i den fasen jeg er i nå. Så må jeg følge med i eget liv og omprioritere i takt med livets faser. Kanskje er du helt uenig i min måte å prioritere på - verdiene våre blir ofte klare når vi leser om andres prioriteringer, poengterer hun.

Hva er så egentlig verdier?

Verdier kan være helt forskjellige fra person til person, og det er bare du som kan vite hvilke som er riktige for deg. Verdiene våre handler om hvem vi er, om etikken vår og hva som betyr mest for oss. Kanskje trenger du mer tid til deg selv, eller mer tid med familien og barna, et mer aktivt sosialt liv, å dyrke interesser som gir deg energi, reise mer - eller reise mindre, sørge for trygghet, øke kunnskapen din eller være mer kreativ?

Thunem-Saanum forklarer at når du finner ut hva som er viktig for deg, kan du justere kursen deretter. Du får ikke mer tid, men du kan få bedre tid når du har tro på det du gjør.

Men la oss først se på én konkret teknikk for å finne verdiene dine.

Når jeg er 80 år

- Den mest effektive teknikken for å kartlegge eget verdigrunnlag, er å se for meg at jeg er 80 år og ser tilbake. Hvis jeg skulle leve livet mitt om igjen - hvordan ville jeg brukt denne dagen, denne uka, denne måneden? Ville jeg gjort de samme tingene om igjen og tatt de samme valgene? Er jeg det minste i tvil om svaret, da justerer jeg prioriteringene mine, både i jobbsammenheng og i privatlivet.

Eksempel:

- Se for deg en båt som er festet til et anker. Båten er oss, adferden vår, og ankeret representerer hvem vi er, verdiene våre. Båten kan bevege seg i mange retninger, slik den gjør når vi er fleksible. Det går fint, så lenge ikke linen mellom ankeret og båten blir for stram. Men når linen blir for stram, og båten til stadighet rykker og drar, blir tauet tynnslitt, og i verste fall ryker det. Dette er noe mange av dem som har møtt veggen, har erfart - det var linen mellom ankeret og båten som røk, forklarer hun.

Prioritere verdiene

Når du har funnet verdiene dine, gjelder det å prioritere. Én måte å prioritere på, er det velkjente Paretos prinsipp, eller 80/20-regelen. Ifølge dette prinsippet er det 20 prosent av det du bruker tiden på, som gir 80 prosent av resultatet. Se for deg at du har ti gjøremål en dag, ti ting du skal få unna. Bruker vi da 80/20-regelen, betyr det at to av oppgavene står for 80 prosent av verdien av alle dine ti oppgaver. Det betyr at åtte av oppgavene bare utgjør 20 prosent av verdien.

– Her er det prinsippet som gjelder, og ingen absolutt regel. En regel står fast, med to streker under svaret, mens et prinsipp derimot, er mer fleksibelt og mindre bastant: Det er en tankegang og en retningsgiver. Det betyr at det er ikke alltid at mengden er 80/20, den kan også være 85/15 eller 70/30. Det viktige her er prinsippet, og ubalansen i tallet, som kan være en viktig vekker for mange, sier Thunem-Saanum.

- To gode prioriteringsspørsmål er:

  1. Hva har størst verdi?
  2. Hva får størst konsekvens om jeg lar være å gjøre det?

Sørlie har også god erfaring med bevisstgjøringen rundt tidsstyring i sitt arbeid.

- Jeg tenker for eksempel på at 20 prosent av oppgavene gjerne utgjør 80 prosent av verdien. Det er mye vi kan kutte ut å gjøre, og det blir lettere å si nei.

Troverdighet og samvittighet

Thunem-Saanum mener at verdier også handler om at du fremstår som troverdig - at du tror på det du gjør og sier. Hvis du som leder til stadighet går på akkord med verdiene, er det vanskelig å oppleves som troverdig overfor andre. Vi klarer kanskje ikke sette fingeren på hva som ikke stemmer, men noe skurrer. Det vises på kroppspråket ditt, tonefallet, måten du fremstår på. Du har ikke helt tro på det du holder på med, eller budskapet du formidler. Dette fanger andre opp.

– Skal du som leder formidle og gjennomføre et vedtak du ikke har tro på eller er enig i, er det vanskelig å fremstå som en trygg og troverdig leder, forklarer hun.

Teknikker for alle områder

I boken beskriver Thunem-Saanum også en rekke teknikker for å få bedre styring på tiden – enten det gjelder å håndtere avbrytelser eller lede møter. Samtidig sier forfatteren at vi får ikke tid til alt, men vi kan få tid til alt det viktigste ved hjelp av gode teknikker.

Blant annet tar hun for seg de små vanene i hverdagen, som hun kaller «sokkeskuffevanene». Disse hverdagsvanene kjennetegnes av at de tar ganske kort tid å øve inn, men at de trengs for at helheten skal fungere. «Sokkeskuffvane» fordi det er som å legge sokkene i en ny skuff - du vil fortsette å åpne den gamle skuffen en stund, inntil vanen er øvd inn og du åpner den nye skuffen på autopilot.

- Bruker du teknikkene for tidsstyring, vil du oppleve at du står fjellstøtt i prioriteringene dine og trives bedre med hvordan du bruker tiden din. Men skulle du bare plukke med deg én tanke når det gjelder tidsstyring, er det denne:

Se for deg at du er 80 år og fikk velge tidsbruken din om igjen. Ville du brukt tiden din slik du gjør i dag? Juster om du er det minste i tvil om svaret, på jobb eller på hjemmebane. Vær trygg på hva dine viktigste verdier er, og sjekk jevnlig at du er der du vil du skal være, avslutter Thunem-Saanum.

Tekst: Inger Lise Kontochristos