1. Forbered poengene dine – ikke bare en agenda – på forhånd. Hvilke ideer vil du komme med? Hvilke utfordringer trenger dere hjelp med? Hvem fortjener ros? Hvilke spørsmål ønsker du mest at gruppen skal diskutere og vurdere?

2. Ved starten av møtet, del møtets formål – hva som må bestemmes, vurderes eller oppnås som et resultat av møtet. Unngå vage formål som å "utforske" eller "ta opp" et problem. Det lover bare prat, ikke handling eller fremskritt.

3. For en møteleder er lytting og det å se ut til å lytte, essensielle verdier. For selv om dialog er viktig, ønsker du også å bli sett på som omsorgsfull, og at du setter pris på medarbeidernes bidrag.

4. Forbered spørsmål. I dialoger mellom ledere og deres team kan ledere øke læringen ved å stille utdypende spørsmål: Hva håper du å oppnå? Hvordan kan vi bruke den tilnærmingen i hele selskapet? Hvem hjalp deg med dette prosjektet? Hvordan kom du på ideen? Hva kan jeg gjøre for å hjelpe? Hvilke ressurser trenger du for å ta prosjektet ditt til neste nivå?

5. Hold avsporinger korte. Noen ganger kan du bli fristet til å diskutere ting som ikke er relevant, og enten ideen plutselig dukker opp i hodet ditt eller blir tatt opp av andre, kaster den bort viktig tid, og folk blir ufokuserte. Hvis du introduserer en idé som er ikke-relevant, gå inn og ut raskt slik at du kan gå tilbake til det som egentlig var poenget.

6. Vit når du er ferdig med poenget. Noen talere har en irriterende stemme i hodet som sier: "De forstår det ikke ennå – fortsett å snakke!" Denne indre stemmen – som kommer fra din usikkerhet – er ofte feil. Stopp med en gang du er ferdig med poenget ditt, og få fremgang i møtet. Hvis folk har spørsmål, så spør de. Da sikrer du også at andre får tid til å snakke.

Les også: Unngå katastrofalt dårlige ledermøter! - ledernytt.no

7. Gi kortfattet anerkjennelse. Det er alltid en god idé for ledere å gi ros, støtte og oppmuntring til teamene sine, men virkningen av disse følelsene avtar jo lengre du fortsetter. Hold takken strukturert og begrenset til 15 sekunder eller mindre. En god mal for å gi anerkjennelse eller takknemlighet er: Hvem gjorde det, hva gjorde de og hvilken innvirkning hadde det på organisasjonens eller teamets mål?

8. Hjelp andre med å holde seg til poenget. Hvis en medarbeider under møtet holder en formell presentasjon uten et klart poeng eller forslag, spør høflig: "Hva anbefaler du?" eller "Hva foreslår du at vi skal gjøre?" Jo mer du stiller veiledende spørsmål, desto mer sannsynlig er det at personen til slutt innser den avgjørende kommunikasjonsevnen med å formidle poeng – ikke bare å dele tanker.

9. Avslutt med et meningsfullt handlingssteg. Du opprettholder fremdriften etter møtet når du avslutter møtet med klare «neste steg» – inkludert hvem som tar handlingene og når.

Les også: Skap meningsfylte møter – med en enkel formel

Tekst: Cecilie Hammernes Foto: Istock.com Kilde: hbr.org