De fleste ledere har en eller annen gang slitt med sleipe medarbeidere som sier at ”det fikser jeg”, men som aldri leverer og som er unnvikende og bortforklarende når de blir konfronterte med problemet. Men det finnes hjelp å få.

- Problemet med sleipe medarbeidere er at de ofte er svært hyggelige og sosiale av vesen, og som glatt omgås alle mennesker. I tillegg er de morsomme og lager god stemning på arbeidsplassen. Men vedkommende takler ikke arbeidsoppgavene og bruker sin sosiale sjarm for å dekke over usikkerheten. Og ved å si ”ja, det fikser” jeg oppnår vedkommende en kortsiktig oppmerksomhet og bekreftelse, sier den svenske psykologen Åsa-Mia Fellinger som imidlertid har tatt tak i problemet og her er hennes syv råd for å få ryddet opp i problemene:

1. Feedback er alfa og omega.

Hvis du ser et mønster hos din sleipe medarbeider, ta tak i problemet med en gang.

  • Her er noen tips for å gi effektiv feedback:

    Sett kritikken inn i en kontekst:

    Start alltid med ros! Dette gir en positiv tone og gjør det lettere for mottakeren å ta imot kritikk.

    Del opp tilbakemeldingen. Sørg for å rose når det skal roses og gi kritikk når det er nødvendig.

    Anerkjenn intensjonen bak handlingen. Dette gjør det lettere å motta kritikk når man føler seg forstått.

    Lytt til forklaringer:

    Konstruktiv kritikk handler om løsninger framfor årsaker. Likevel kan medarbeideren ha behov for å gi forklaringer.

    Lytt nysgjerrig og undersøkende til forklaringen. Kanskje er det organisatoriske problemer eller andre faktorer som påvirker situasjonen.

    Gi umiddelbar feedback:

    Gi tilbakemeldingen så snart problemet oppstår. Dette forhindrer at det vokser seg stort og vanskelig å håndtere.

    Fokuser på forbedring:

    Gi spesifikk og konkret feedback. Unngå generell kritikk.

    Oppmuntre til selvovervåkende atferd. Hvis det ikke er mulig, bør lederen samle og levere feedback.

    Hold en hyggelig tone:

    Vis at den negative tilbakemeldingen har en positiv hensikt.

    Bygg en kultur der feedback er en naturlig del av samarbeidet.

2. Skriv ned hva du har sett.

Hvis medarbeideren ikke har levert i tide og ikke holdt deadline, lag et notat og hvis at dette skjer gang på gang.

3. Spørsmål:

 ”Hvorfor har situasjonen blitt som den er?”
Kan det skyldes:
- Medarbeideren skjønner ikke arbeidsoppgavene?
- Han/hun er redd for å mislykkes?
- Vedkommende mangler kompetanse?
- Vedkommende har problemer på hjemmebanen?

4. Lag en handlingsplan

Lag en handlingsplan for å få bukt med problemet som begge parter kan leve med.

  • Slik kan du sette opp en handlingsplan for konflikthåndtering 

    Kartlegging og identifikasjon:

        - Identifisere konflikten: Hva er konflikten om?

        - Identifisere involverte parter: Hvem er berørt av konflikten?

    Målsetting:

        - Klart definerte mål for konflikthåndteringen: Hva ønsker vi å oppnå?

        - Mål kan være å løse konflikten, forbedre samarbeidet eller minimere skadevirkninger.

    Tiltak og ansvar:

        - Beskrive konkrete tiltak: Hva skal gjøres for å håndtere konflikten?

        - Angi ansvar: Hvem har ansvaret for hvert tiltak?

    Tidsramme:

        - Sette en tidsfrist for gjennomføring av tiltakene.

    Kommunikasjonsstrategi:

        - Hvordan skal informasjon deles med involverte parter?

        - Hvordan skal konflikten kommuniseres internt og eksternt?

    Evaluering og oppfølging:

        - Planlegge evaluering av tiltakene: Har de oppnådd ønsket resultat?

        - Eventuell justering av handlingsplanen basert på evaluering.

    Husk at en handlingsplan bør tilpasses den spesifikke konflikten og organisasjonens behov.

5. Lag konkrete mål med strenge deadlines

Lag konkrete mål med strenge deadlines hvor alle mål og arbeidsoppgaver skal være gjennomførte. 

6. Ha hyppige møter og start med ett møte i uken

Da kan du kontrollere at medarbeideren faktisk holder sin del av avtalen.

7. Gi gode tilbakemeldinger og oppmuntre medarbeideren

Gi gode tilbakemeldinger og oppmuntre medarbeideren for hvert lite framsteg vedkommende gjør.

  • Her er noen nyttige tips for å gi effektive tilbakemeldinger i en konfliktsituasjon:

    Å gi og motta konstruktive tilbakemeldinger i en konfliktsituasjon er avgjørende for å løse uenigheter og forbedre samarbeidet

    Sett kritikken inn i en kontekst:

        - Start alltid med ros! Dette gir en positiv tone og gjør det lettere for mottakeren å ta imot kritikk.

        - Del opp tilbakemeldingen. Sørg for å rose når det skal roses og gi kritikk når det er nødvendig.

        - Anerkjenn intensjonen bak handlingen. Dette gjør det lettere å motta kritikk når man føler seg forstått.

    Lytt til forklaringer:

        - Konstruktiv kritikk handler om løsninger framfor årsaker. Likevel kan medarbeideren ha behov for å gi forklaringer.

        - Lytt nysgjerrig og undersøkende til forklaringen. Kanskje er det organisatoriske problemer eller andre faktorer som påvirker situasjonen.

    Vær konkret og faktabasert:

        - Gi spesifikk og konkret feedback. Unngå generell kritikk.

        - Beskriv den konkrete situasjonen og adferden som har trigget tilbakemeldingen.

        - Vær objektiv og baser tilbakemeldingen på fakta.

    Tilby alternativer og løsninger:

        - Gi ikke bare kritikk, men også forslag til hvordan situasjonen kan forbedres.

        - Involver mottakeren i å finne løsninger.

    Vær beskrivende snarere enn vurderende:

        - Unngå å dømme eller kritisere personen. Fokuser heller på atferden eller situasjonen.

        - Si for eksempel: "Jeg la merke til at da du sa X, skapte det en uro i teamet."

    Gi den andre et valg:

        - La mottakeren velge hvordan de ønsker å håndtere tilbakemeldingen.

        - Spør for eksempel: "Hvordan tenker du vi kan løse dette sammen?"

    Tenk på hva tilbakemeldingen forteller om deg selv:

        - Tilbakemeldinger sier også noe om avsenderen. Vær bevisst på hvordan du formulerer deg og hvilke signaler du sender.

Kilde: Chef.se Illustrasjon: Istock.com