Ha tid og rom for å kunne jobbe kreativt og fokusert

– Dette gjelder ved for eksempel problemløsning, beslutningstaking og å skape en eller annen slags kreativ output som tekst, bilder eller koder. Hvis man hele tiden blir avbrutt av spørsmål, mail som plinger eller påtrengende tanker, så rekker man aldri å komme dypt nok i det. Faren er også at man da blir stresset og kjenner at man ikke får «noe gjort», selv om man jobber hele dager, men man gjør ikke de tingene som er vanskeligst og som er mest virkningsfullt. Når vi er stresset, blir vi også mindre empatiske og påfører lett vårt eget stress på andre. Vi tar dårligere beslutninger og blir mer utrivelige, noe som selvsagt påvirker andre på arbeidsplassen – og gjør andre mer stressede og irriterte. Det blir en ond spiral!

– Når man jobber uforstyrret, kan det også være en risiko at man jobber atskilt uten å være oppmerksom på at mål eller krav forandres. Eller at man er flere kolleger som på hver sin side jobber med samme sak, at man dobbeltarbeider. Men det er bedre, mener jeg, å ha regelbundne og forutsigbare tidspunkt for eksempel synk-møter, enn at man hele tiden skal ha en beredskap på at alt kan endres, alltid være beredt på å reagere og svare, siden det kreves kognitive ressurser å være i stadig beredskap.

– Det handler ikke om at man skal isolere seg i flere dager og uker, men det handler om å kunne gi seg selv noen timer om dagen eller i uken da man vet at man ikke trenger å være tilgjengelig, ikke trenger å «reagere» på ting proaktivt, og selv styre sin oppmerksomhet dit den trengs. Har man ikke det, har man ingen mulighet til å kontrollere at man jobber med de rette oppgavene.

Bäcklander forklarer at arbeidsminne, oppmerksomhet og planleggingsevne kan hjelpe ledere, men først og fremst er det viktig å akseptere og omfavne det faktum at vi har begrensede kognitive ressurser.

– Vi kan ikke gjøre så mange ting samtidig, og med å gjøre, mener jeg da til og med automatiske ting som for eksempel å sortere inntrykk eller ignorere lyd mens vi forsøker å fokusere på andre ting. Alt dette tar “rom” av vårt arbeidsminne. Man kan si at vi delvis har begrenset med mentalt ork. Å ta beslutninger, tenke hardt, håndtere distraksjoner eller vanskelige mennesker – og seg selv – tar vekk denne «orken». Det betyr at vi er nødt til å være litt mer forsiktige med hvordan vi sprer disse ressursene, hva vi legger vår oppmerksomhet på. Hvilke oppgaver fortjener eller krever vårt aller beste fokus? Og når på dagen, under hvilke forutsetninger og i hvilket miljø bruker vi lettest å kunne få et sånt fokus? Da må de viktigste oppgavene få ligge der, ta krav på det rommet. Og alt annet får jobbe rundt det. I stedet for det motsatte, at de minst verdifulle oppgavene tar plass først bare for at de kanskje trenger seg på mer, og de vanskeligste blir umulige fordi tiden er helt oppdelt.

– Man kan også bruke miljøet og fysiske forhold eller verktøy for å avlaste og forsterke sitt arbeidsminne og kognisjon. Dette betyr å velge en arbeidsplass avhengig av hva slags arbeid man skal utføre, eller ordne arbeidsmiljøet ditt slik at det hjelper deg. Du kan for eksempel være oppmerksom på hva du har i synsfeltet ditt, hvilke lyder du påvirkes av, hvilke digitale signaler du lar deg forstyrres av, det å ikke ha mobilen i nærheten eller at man leser og skriver på papir for å øke fokuset. Fysiske forhold har en styrke som er veldig nyttig for å “bære” informasjon utenfor hodet – det skal man utnytte når man kan.

Ifølge Bäcklander er det viktigste man kan gjøre for å få en uforstyrret arbeidsdag at man skaper denne ledige tiden der man vet at man ikke blir forstyrret og ikke prøver å gjøre andre ting samtidig, eller lar oppmerksomheten fanges av noe helt annet.  

– Hvis man får til det én gang i uken, så er det bedre enn ingenting. Prøv å samle sammen alle andre slags oppgaver i tillegg så du ikke trenger å lure på om du for eksempel skal svare på mail eller telefon. Det er alle sånne små, men mange beslutninger i løpet av en dag som splitter fokuset. Hvis dere er flere kolleger med lignende oppgaver, kan dere kanskje bytte på å være «dørvakt» og være den som har kontroll på en mailboks eller spørsmål som må gås igjennom den dagen, og alle de andre slipper det, og vet at de slipper det – da kan de lettere konsentrere seg om lengre oppgaver. På samme vis kan man prøve å legge møter samlet enn å spre dem ut over hele uken. Selv et kort møte på en formiddag splitter opp.

– Det er også bra å tenke gjennom hvilke oppgaver du har som er viktige og krever denne formen for fokus. Det finnes jo en slags rimelighet i at man utnytter arbeidsdagens beste timer til det viktigste arbeidet, og ikke til å svare på mail. Det blir lettere å prioritere når man påminner seg selv om hva som egentlig er viktig.

– De bedriftene jeg har hørt om som har vært gode på å jobbe «uforstyrret», er for eksempel de som har blitt enige om møtefrie dager. Det blir ofte bedre hvis dere ikke gjør dette selv, men sammen, fordi dere påvirker hverandre med hvordan dere gjør jobben. At man kan prate om ­– hva er det som gjør oss produktive her? Hvilke ting må vi forholde oss til sammen og hva kan vi gjøre individuelt? Hvor tilgjengelig forventes man å være, og på hvilke måter? Hvordan ser «bra nok» ut, og hvor mye arbeid forventes? Når "alt" er viktig, får du problemer. Men ved å tenke gjennom disse spørsmålene, hjelper det deg å prioritere og avgrense slik at du jobber med de riktige tingene, avslutter Bäcklander.

• En risiko er kanskje at man fokuserer for ensidig og atskilt når mye av forutsetningene for å konsentrere seg på sin jobb ligger i hvordan arbeidet er organisert, og kulturen på arbeidsplassen.
• Det finnes en risiko at man ikke hjelper hverandre så mye som man kan, og derfor blir resultatet ikke helt optimalt. Selv om folk får jobbe uforstyrret, så jobber de med ting de kanskje ikke engang skulle behøve, eller de bruker lengre tid på det siden de ikke hjelper hverandre.
• Om jeg er i en stresset tilstand, kan kanskje det å jobbe uforstyrret bli litt mer som å gjemme seg. Og det kan til og med være nødvendig og bra om man virkelig er så stresset, men for organisasjonen er det viktig å forsøke å få en balanse mellom egen konsentrasjon og å være tilgjengelig og gjøre ting sammen. Men den balansen behøver man jobbe med litt mer eksplisitt i stedet for at det blir som en jevn røre av oppgaver som gjøres samtidig.

1. Planlegg på slutten av en arbeidsdag hva som er dine topp-prioriteringer for neste dag, 1-3 saker. Helst bare en sak som hovedsak! Skriv dem ned og hva den minste, første oppgaven som må gjøres for å starte.
2. Bryt ned dine “Å gjøre” i mindre, mer spesifikke deler. Poenget med dette er at du gjør én jobb først, som forenkler ditt arbeid senere. Trolig oppdager du at før du kan gjøre det du først skrev ned, så må du sjekke ut noe eller gjøre noe annet, som er en forutsetning for det andre. Med den spesifikke ”Å gjøre”-listen trenger du i prinsippet bare å “følge instruksjoner”, noe du lettere orker selv om du ikke er på topp, spesielt når det er dine egne instruksjoner.
3. Skap en prokrastineringsliste med ting du kan gjøre når du ikke orker å gjøre den viktigste, men vanskeligste tingen i punkt 1.
4. Blokker fokusert arbeidsrunde i tid. Begynn med 25 minutter (sett på en klokke) og jobb deg opp til 90 minutter. Forbered deg gjennom å tenke og skrive ned hva det er du skal fokusere på, hva du skal gjøre. Om du mister fokus, leser du din påminnelse til deg selv og kommer tilbake. Om du kommer på ulike viktige ting, så parkerer du dem (skriver ned) på en separat liste og lar dem hvile der til du er ferdig med din fokuserte runde.
5. Kommuniser din tilgjengelighet slik at andre vet hva de kan forvente seg av deg, og planlegg separate tider for tilgjengelighet og fokus. Ha mindre konsentrasjonskrevende oppgaver under den tiden da du er tilgjengelig for andre, da koster det mindre å bli avbrutt og du kommer lettere i gang igjen med det du gjør.

Bäcklanders boktips

• Ostörd – Principer för en skärpt arbetsdag av Gisela Bäcklander
• Make Time av Jake Knapp og John Zeratsky som tidligere var designere på Google Ventures
• The fearless organization av professor Amy Edmondson, Harvard, om konseptet «psychological safety» som er viktig også for å kunne fokusere, kommunisere tydelig, og ha tilgjengelige kognitive ressurser

Tekst: Cecilie Hammernes    Foto:  Mikael Sjöberg, Magnus Glans, Håkan Lindgren og Istock.com