Tidligere var det de som klarte å fange oppmerksomheten din, som tjente penger. Vi kalte det gjerne for oppmerksomhetsøkonomi. Men etter hvert som konkurransen har blitt hardere, har distraksjonsøkonomien tatt over. De som klarer å distrahere deg vekk fra det du driver med, er de som tjener penger. I 2021 handler digital mestring mye om å håndtere eget fokus og å stenge forstyrrende ting ute, forteller Fred-Ragnar Skau-Nilsen, daglig leder i konsulentselskapet Potero AS.

– Fordelen med digital selvledelse er at du ikke blir styrt av teknologien, men at du styrer den og utnytter til fulle det som teknologien kan gjøre bedre enn du kan. Selvledelse handler om å lede seg selv og å tenke på seg selv som en annen person man har ansvaret for å lede. Gode ledere hjelper sine medarbeidere til mestring. I møte med ny teknologi, er poenget å sørge for digital mestring og kontroll, men også det å utnytte alle mulighetene som ligger i selve teknologien.

Digitalt samarbeid og digitalt nærvær

Skau-Nilsen forklarer at vi i dag bruker digitale hjelpemidler mye mer for å få informasjon om hverandre og å utnytte verdien av andres arbeid. Selve samarbeidsprosessene har blitt digitaliserte. Flere varianter av naturlig kommunikasjon gjøres nå digitalt ved hjelp av blant annet chat og videosamtaler, og samarbeidet har blitt enklere og smidigere, fordi vi kan samskrive og jobbe med informasjon samtidig – uavhengig av fysisk avstand.

– Du trenger ikke gå bort til en kollega og spørre om hun er ledig, du trenger bare å sjekke statusikonet i Teams. Og chat er en digitalisering av småpraten. Der jeg jobber, har vi en kanal i Teams som heter «Kaffeautomaten». Det vi ville sagt til hverandre ved kaffeautomaten, sier vi til hverandre der. Nå er ikke kaffeautomaten det samme samlingspunktet lenger, vi sitter på forskjellige steder. Da digitaliserer vi det nærværet og den småpraten – den uformelle kommunikasjonen.

– Vi kan gjerne kalle det digitalt nærvær. Dette er faktisk noe jeg jobbet mye med før pandemien kom. Jeg prøvde å forklare kolleger og kunder om hvordan vi kan få opplevelsen av å sitte tett sammen selv om vi er hver for oss, i ulike byer, land eller verdensdeler, men også ulike steder i samme bygning. Teknologien gjør det mulig å gjøre raske avklaringer helt uavhengig av fysisk plassering. Men dette satt veldig langt inne hos folk. Et godt eksempel på digitalt nærvær er et kalesjeverksted der jeg bor, som har lokaler i to byer. Begge verkstedene har hver sin store TV og en Skype-samtale som pågår hele dagen, og dermed føler de at de er i rommet rett ved siden av hele tiden. Dette har de gjort i mange år. Etter at pandemien inntraff, har alle forstått dette.

– Med digitaliseringen har vi også fått et nytt forhold til tid. Tidligere måtte vi sette oss ned i samme rom for å gå gjennom et dokument sammen, men nå finnes det mange gode kommentarmuligheter i de digitale dokumentene. Nå kan man for eksempel si at vi deler et dokument på mandag, og så redigerer og kommenterer vi hver for oss rett i dokumentet. Da jobber vi asynkront. En skriver sine kommentarer på kvelden, og en annen skriver i arbeidstiden, og tre dager etterpå snakker vi sammen – og er synkrone igjen.

– Teknologien har gitt oss flere kommunikasjonsformer som passer i ulike sammenhenger og arbeidssituasjoner. Det er veldig viktig at vi har den «Kaffeautomat»-kanalen, slik at det er mulig å krydre hverdagen med humor og digresjoner uten at man forstyrrer viktige samtaler i andre kanaler. Moderne kommunikasjonsløsninger er altså mer treffsikre enn de gamle. Digital mestring handler om å utnytte dette, og rett og slett vite hvor vi skal poste hva. På den måten får man både mer innholdsrik og inspirerende kommunikasjon, uten at vi spammer hverandre ned. Muntlig er vi jo flinke til å tilpasse kommunikasjon til ulike situasjoner. Når mer av kommunikasjonen skjer digitalt, må vi lære oss nye sosiale spilleregler.

Ta kloke digitale valg

Ifølge Skau-Nilsen handler digital selvledelse om at du styrer din egen atferd i det digitale landskapet. Det handler om å gjøre kloke valg ved bruk av digitale hjelpemidler.

– Standardinnstillingene i alle appene som finnes, lurer deg ofte til å tro at du må jobbe på en spesiell måte. Umiddelbare varslinger er for eksempel oftest aktivert som standard. Hver gang noen sier noe til deg på Teams, kommer det et varsel. Men ikke la deg lure: du kan velge hvordan du skal forholde deg til alt som kommer inn ved å endre på disse innstillingene og styre varslene.

– Frykten for å ikke få med seg viktig informasjon blir ofte styrende for oss, og mange tør derfor ikke å deaktivere slike varsler. Digital mestring handler blant annet om å få kontroll og innarbeide rutiner for å sjekke de mange innboksene og stedene hvor man mottar meldinger. Når jeg skriver til noen i Teams, så får jeg ofte svar mye raskere enn jeg strengt tatt trenger. Da mistenker jeg at varslingsinnstillingene i appene signaliserer feil forventning om at medarbeidere skal hoppe ut av det de driver med og gi meg et raskt svar. Digital mestring og selvledelse handler om å ta styringen over dette, avklare forventinger med andre og å justere applikasjoner og digitale enheter til våre faktiske behov.

– Når vi skal sette retningslinjer der jeg jobber, starter vi med en spørreundersøkelse der vi spør om hva som funker bra, og hva som ikke funker bra. Og da er «det er vanskelig å holde fokus fordi det er så mye forstyrrelser» et veldig hyppig svar. Da handler det om, både som avsender og mottaker, å lede seg selv. Skal du sende noe, så må du tenke på hvor du skal sende.

La PC-en jobbe for deg

Skau-Nilsen forklarer at når du skal finne informasjon på privatsfæren, så søker du. Skal du kjøpe noe på FINN eller finne noe på Google, så er du kjempeflink til å søke. Men på jobb, så leter du. Og du spør svært ofte andre om hvor et dokument ligger. 

– Dette gjør at vi bruker energi, tankekraft og tid som PC-en kunne gjort mye raskere hvis vi visste hvordan vi søkte. Jeg har jobbet i mange år med hjelpe andre å ikke ha mapper i Outlook, men å heller være flinke til å søke. Et mantra jeg har når jeg holder kurs, er: «Du skal jobbe mindre, PC-en skal jobbe mer». Utnytt alle automatiseringsfunksjoner, snarveier og hurtigtaster. Sett teknologien i arbeid! Det er også en digital strategi, for da styrer du ditt eget aktivitetsnivå og din egen energibruk.

– Et godt sitat av David Allen, som har oppfunnet metoden som kalles GTD (Getting Things Done), er: «Hjernen er et sted for å skape ideer, ikke for å holde på dem». Det betyr at du må bruke PC-en som en forlengelse av hjernen. Du skal ikke bruke hjernen for mye til å huske på ting. Når man skriver noe ned, er det for å glemme. Det er mange som er flinke til å bruke «to do»-apper, og det å tømme hodet for bekymringer gjør at man blir mer kreativ.

– På 90-tallet, da jeg jobbet på sykehus, merket jeg at legen hadde lært seg å ikke bruke egen hjerne til å holde på informasjon om pasientene. Alt stod i pasientjournalen og timeboka. Når legen også var avdelingsleder, skulle han prøve å huske alt mulig, som for eksempel medarbeidersamtaler eller rapportering av sykefravær. Han hadde ikke noe klart system som kunne huske de administrative forpliktelsene for ham, slik han hadde i den medisinske jobben sin. Så på den ene siden klarte han å bruke datamaskinen som forlengelse av hjernen, men på den andre så klarte han det ikke.

– Noe annet man må tenke på når det gjelder digital selvledelse, er grensesetting. Da den hvite mann kom til Amerika og hadde med seg alkohol, skapte det problemer for indianerne. De sleit med å sette grenser for alkoholbruken, noe den hvite mannen utnyttet – fordi det gjorde motstanden mot etnisk undertrykking svakere. Ofte når det kommer noe nytt inn i kulturen, så klarer vi ikke å sette grenser for det. Og det er et problem for oss. Nå må vi som er foreldre for eksempel hjelpe barna med å komme i det som kalles dagdrømmermodus, fordi nettbrett, spillkonsoller og mobiler fort beslaglegger ethvert ledig sekund av døgnet. Barna trenger ro og tid til refleksjon i løpet av en dag, og dagens foreldre må bruke energi på å legge til rette for dette. Det trengte ikke våre foreldre å gjøre. Digital strategi er å skjønne hvilken påvirkning disse digitale verktøyene har på oss, og da lærer vi faktisk ganske mye av å se på barna våre. Alle er vi utsatte for teknologiens sterke evne til å skape avhengighet.

Fire komponenter

For å bli god på digital selvledelse må du først og fremst lære deg hvordan teknologien virker, og ikke minst hvordan den virker på oss, påpeker Skau-Nilsen.

– Du må skjønne teknologien. Du må bruke tid på å forstå at du har fått noe litt mer avansert enn en ny brødrister. Det er ikke bare å finne ut hvor knappen er og så går resten av seg selv. Du må virkelig sette deg inn i det nye, sette av tid til å forstå hvordan det virker. Det andre er at du må konfigurere og sette det opp riktig, og til sist bli enig med deg selv om rutiner og hvordan du skal gjøre ting: Når skal du gå gjennom informasjon, hvor ofte skal du sjekke innboksen, på hvilken tid av døgnet, for eksempel. Slik gjør vi det internt i en avdeling også: Først må alle mestre de nye verktøyene, så må vi sette det opp med passende mappestrukturer, Teams-kanalene og innhold, og til slutt må vi bli enige om retningslinjer for hvordan vi skal jobbe.

–Selvledelse består av tanke- og handlingsstrategier. Men i tillegg handler det også om selvobservasjon og selvbelønning. Det er de fire komponentene i selvledelse. Du klarer å observere deg selv, du klarer å gi deg selv et klapp på skulderen når du gjør det bra, og se når du må gjøre ting på en bedre måte. Du klarer altså å være den lederen som du som medarbeider trenger. Og hva gjør du når du leder deg selv? Jo, du tenker og bestemmer deg, og styrer hvordan du skal tenke, og hvordan du skal handle. De samme verktøyene gjelder også på det digitale plan.

– Under koronapandemien har selvledelse vært veldig aktuelt nettopp fordi folk har sittet hjemme. I Bærum kommune hvor jeg nå jobber, har man satset mye på å bygge digital mestring og arbeidsglede i et program vi kaller Fremtidens arbeidsplass. Flere kommunalsjefer og områdeledere har et bevisst forhold til digital selvledelse. Som leder vektlegger man å praktisere dette selv, samtidig som man hjelper medarbeidere å lede seg selv i møte med nye digitale verktøy.

– Nå i denne digitale tiden må vi være bevisste på dette med den menneskelige faktoren og det som kalles for digital mestring. Det som er så fint med digital selvledelse, er at når man har et bevisst forhold til hvordan man leder seg selv, så blir man også god på å lede andre, avslutter Skau-Nilsen.

Se opp for disse fallgruvene

  • Unngå å la deg lure av teknologien. Vær obs på distraksjoner og standardinnstillinger.
  • Ikke tro at alt skal overtas av det digitale. Det fine med pandemien er at vi skjønner verdien av å sette oss ned og se hverandre inn i øynene. Hadde det ikke vært for pandemien, så hadde utsagnet til Tim Cook, administrerende direktør i Apple, vært veldig bra: «Ser du mer inn i en skjerm i løpet av en dag enn inn i to øyne, så har du et problem». Men i pandemien gjør vi jo det.
  • Ikke undervurder de fysiske behovene våre i det å møtes fysisk og det å bruke grovmotorikken. Jeg som kursinstruktør må løfte armene mine og bruke kroppsspråk og kommunikasjon i kontakt med publikum.

Skau-Nilsens 5 beste tips

  1. Lær deg hvordan teknologien virker uavhengig om du liker det eller ikke, ikke tenk at det bare er for entusiaster og de som elsker teknologien for å kunne det godt.
  2. Tenk på teknologien som en slave, få teknologien til å jobbe hardere for deg.
  3. Det er ikke flaut å være lat. Korteste vei til målet når du holder på med teknologi er bare bra, for du har nok annet å drive med enn å sitte på PC-en og lete etter ting. Late, smarte mennesker utnytter teknologien bedre.
  4. Ta hensyn til kroppen din og hvordan det fysiologiske fungerer. Lager du for eksempel en oppgaveliste, er det smart å la oppgavene alltid inneholde konkrete handlingsord (verb). I stedet for å skrive «Oppstart prosjekt X», kan du skrive «Kalle inn NN til prat om oppstart av prosjekt X» (hvis det er det første du skal gjøre når du starter opp).
  5. Sett grenser for teknologien.

Noe å tenke på

– Akkurat nå er digital teknologi fortsatt noe som er forholdsvis ferskt. Men, om noen år vil vi tenke at ordet «digitalisering» er veldig merkelig – for da har vi allerede digitalisert. Ordet blir helt unødvendig. Litt som ordene farge-TV og trådløs telefon.

Skau-Nilsens boktips

  • Make Time – How to Focus on What Matters Every Day av Jake Knapp
  • The ONE Thing av Gary Keller – den handler om fokus og det å tenke på én ting om gangen

 

Om Fred-Ragnar Skau-Nilsen
Jobb: Prosjektleder i Bærum kommune. Leder prosjektet Digital arbeidsglede - Office 365. Som daglig leder i konsulentselskapet Potero AS har han vært en populær kurs- og foredragsholder i mange år.
Bakgrunn: Bedriftspedagog og teknologispesialist. Han har jobbet i mange år med å hjelpe bedriftsledere og medarbeidere til å effektivisere prosjektarbeid og det daglige arbeidet gjennom bruk av gode metoder og smarte verktøy. Har i mer enn 15 år holdt kurs og foredrag i store og små offentlige og private virksomheter i hele Norge. Har også jobbet som bedriftsrådgiver hos Microsoft Norge.
 

Tekst: Cecilie Hals Hammernes        Foto: Privat