Toveis dialog og samtaler med spørsmål som skaper refleksjoner, er kanskje det viktigste verktøyet en leder har. Ved å involvere andres innsikt og erfaring, og sikre forståelse gjennom bruk av toveis dialog og refleksjon med medarbeiderne, kan man både forsterke samarbeidet samtidig som det kan bli lettere å gjennomføre tilbakemeldinger.

Skap en god tilbakemeldingskultur

Det er ikke alltid enkelt å få andre til å godta tilbakemeldinger, spesielt når det er kritikk. «Ledere kan derfor gå rundt og bekymre seg for at kritikk og tilbakemeldinger leder til sårede følelser og ineffektivitet. En del ledere unngår derfor tilbakemeldinger, og nøyer seg med noe som er lettere å akseptere», skriver forfatter og leder, Joe Hirsch til Harvard Business Review (06.2020).

Hirsch mener at dette kan gjøre mer skade enn godt og ende med en tilbakemeldingskultur preget av forvirring. «Denne uheldige dynamikken kan forbedres med et mer dristig tankesett og bedre budskap», skriver Hirsch.  

Hirsch er leder i Semaca Partners og har skrevet boken The Feedback Fix (McGraw-Hill 2017). Basert på sitt eget arbeid med lederteam, har Hirsch funnet at når «samtaler om prestasjoner blir forsterket med genuint samarbeid, opplever lederne bedre relasjoner. Lederens tilbakemelding kan dermed skape mer glede enn frykt» skriver han.

Forskjellen ligger i at lederen klarer å formidle tilbakemeldinger bedre ved bruk av toveis dialog og spørsmål der ansatte kan forklare seg og bli hørt. Man har fokus på styrker og potensial, og skaper et godt samtaleklima med en god tilbakemeldingskultur i bunn.

LES OGSÅ: Øv på dialog!

Lederens subjektive fortolkning og bias

Hirsch mener at ledere ofte har subjektive bias, forutinntatthet, og overbevisninger i sine vurderinger som påvirker kommunikasjonen og kan forhindre at det blir god dialog med respekt, der man tar hensyn til faktorene som påvirker situasjonen.

«Managers ignore, distort, and overlook details related to an employee’s work”. Ledere ignorerer og overser detaljer relatert til medarbeiderens arbeid.

Ledere vil lykkes bedre med mer reflekterte samtaler der de tar seg tid til toveis dialog, fordi ansatte sitter på kjennskap til faktorer og detaljer som de gjerne ellers ikke får muligheten til å formidle. Det er viktig at ledere unngår forutinntatthet, og gjør et aktivt forsøk på å kartlegge mer av situasjonen og potensialet i ulike situasjoner.

LES OGSÅ: Still åpne spørsmål og oppnå god dialog.

Kartlegg utfordringene

Når ansatte sier noe om utfordringer, er det viktig at ledere lytter. Vær oppmerksom på det ansatte sier. Holder de igjen? Hva sier kroppsspråket og stemmeleiet? spør Hirsch.

Denne prosessen med å lytte aktivt til ansatte, kan avdekke viktige faktorer som påvirker arbeid og prestasjoner. Prøv å avdekke ansattes persepsjon og oppfatning av utfordringene.

Når du skal kartlegge utfordringer for en medarbeider, kan du bruke disse spørsmålene:

1 Hvilke resultater prøver du å oppnå?

2 Hva er det som skjer? Hvorfor tror du dette skjer?

3 Hva har du prøvd så langt? Hvordan har du håndtert lignende tilfeller før?

 4 Har du prøvd å løse utfordringen? Hva har du prøvd? Hva ble resultatet av det?

Hirsch mener at det å hjelpe de som står fast i en utfordring, kan gjøre det lettere for dem. Mange medarbeidere kan ha godt av denne toveis dialogen. Når ting blir tatt opp på en åpen måte, kan man oppnå en klarhet og starte arbeidet mot en felles løsning.

Still helte-spørsmålene til den ansatte

Få frem helten i den ansatte! Hirsch mener at du bør stille noen «hero questions» som avdekker potensialet den ansatte har i seg.

“Unlock the potential of your employees by asking “hero questions” that focus on their strengths and stories of success. These questions cut to the heart of employee experience — how individuals perceive their competencies and contributions”.

Her går du direkte til medarbeiderens erfaring med egen kompetanse og det de har bidratt med. Få dem til å fortelle hvordan de opplever egen kompetanse og bidrag:

«Kan du fortelle om noe du nylig presterte med hjelp av dine styrker, og hvordan du fikk det til?»

Hirsch bruker spørsmål som:

  • Kan du fortelle om en opplevelse du har hatt på jobben denne måneden som ga deg energi?
  • Hva har du lært om deg selv ved å jobbe med dette prosjektet?
  • Hvilke styrker ved deg selv har du funnet mest nyttige i dette prosjektet?
  • Hvem har du nylig hjulpet, og hvilken forskjell gjorde det for dem og deg?

Hirsch mener at du med slike tilbakeblikk vil bedre forstå hva det krevde av ansatte å komme dit de er, og hvordan de best kan lykkes igjen. Du får innsikt i hver enkelt medarbeider.

“Asking employees to look back at these peak moments helps managers better understand what it took to get there — and, more importantly, what it will take to get there again”.

Typisk er det i salgsorganisasjoner gode muligheter for å dele hverandres suksess og kunnskap, gjennom å dele de gode historiene. Hvordan brukte medarbeideren sine styrker til å klare budsjettet? Hvordan gikk han eller hun frem? Alle har sin måte å jobbe på. Ut av dette kan det komme kunnskap som er til god inspirasjon for hele organisasjonen.  

Å forme veien mot forpliktelse

“If performance is a journey, then it’s the manager’s job to help shape a path towards commitment. Once employees suggest a way forward, managers should guide their next steps”, skriver Hirsch. Hvis veien til prestasjoner er en reise, så er det lederens oppgave å hjelpe medarbeiderne med å forme veien videre mot forpliktelse. Når en medarbeider foreslår veien videre, bør ledere guide deres neste steg, mener han.

Det handler om forpliktelse og at ansatte forplikter seg til den konkrete måten å gjøre ting på, aktivitetsmål og strategier man har i jobben. Hirsch kommer med noen konkrete forslag til hvordan du kan avslutte en samtale med tilbakemeldinger.

Du kan prøve å si:

  • Hvordan tror du at du vil jobbe med dette og løse dette?
  • Hva tror du holder deg tilbake fra å oppnå dine mål?
  • Hva tror du vil skje hvis du prøver dette?
  • Hvordan kan jeg hjelpe deg med det som skal til for at du lykkes?

“The best feedback helps others understand their strengths and provides the encouragement and guidance to build on those strengths”, skriver Hirsch. De beste tilbakemeldingene hjelper andre med å forstå sine styrker og tilbyr oppmuntring og veiledning til å bygge på de styrkene.

Ved å gjøre positive og varige endringer gjennom små tilpasninger underveis, former man veien videre mot suksess. Små tilpasninger i tankesettet som leder, kan utgjøre en stor forskjell i menneskers liv og hjelpe dem med å se seg selv på måter som gjør at de oppnår mer.

Tekst: Anne Marie Monsen

Kilde: Good feedback is a two-way conversation av Joe Hirsch til Harvard Business Review (06.2020)