Hvor solid er digitaliseringsprosessen i din bedrift?

– En viktig del av styringsmodellen i Bærum kommune er de såkalte «steintavlene», altså de ti bud for digitalisering. Et av de budene er at ingen av våre 12 000 medarbeidere får lov til å inngå avtale om å kjøpe skytjenester eller apper uten å klarere det sentralt. Grunnen til dette er at det er lett å overse konsekvensene av det vi gjør, for eksempel med tanke på informasjonssikkerhet og personvern. Vi trenger bedre kollektiv kompetanse nå når det kreves mer og mer spesialiserte vurderinger i både fagdimensjonen og på det teknologiske planet. Dette utfordrer tradisjonelle makt- og ledelsesprinsipper og krever bedre samarbeid blant spesialister og ledere.

– Tidligere kunne kommunalsjefene være ganske selvforsynt når prosjektet hadde fått de nødvendige midler men da var risikoen stor for at løsningen bidro til ytterligere fragmentering eller nye siloer. Nå har vi høy bevissthet om å bygge ETT Bærum i det digitale førstevalget. Det betyr at vi etablerer som et sentralt prinsipp at vi tar inn både fagfokus og kompetanse på digital transformasjon i arbeidet, herunder et tverrgående fokus på informasjonssikkerhet. Man kan si at sikkerhetsaspektet blir innebygget i styringsmodellen vår.

– I visjonen om ETT Bærum tar vi sikte på å skape løsninger som følger livsløpet til innbyggerne i kommunen helt fra helsestasjonen, altså før innbyggeren vår engang er født. Deretter, gjennom barnehagen, grunnskolen og en rekke andre områder møter innbyggeren kommunale tjenester, faktisk helt til gravplassforvaltningen. Vi ønsker at hele denne verdikjeden skal oppleves som gode tjenester og med et digitalt førstevalg. Disse tjenestene leveres av seks tjenesteområder som alle har faglig høy kvalitet og yrkesstolthet. Gjennom styringsmodellen for digitalisering forsøker vi å få til en felles og enhetlig måte å gjøre utviklingen på.

– Et eksempel kan være at foreldrene til lille Mats kan samtykke i at han kan være med på busstur med barnehagen. På samme tid, i skolen kan vi ha en elektronisk meldingsbok og i pleie og omsorg kan vi få «pårørendeappen» som forteller oss at gamle mor får frisørbesøk i dag og skal til tannlege i morgen. Disse eksemplene utgjør en helhetlig «Min Side-tankegang» der løsningen er lagt opp slik at informasjonssikkerhet i stor grad ligger i det overordnede rammeverket. Dermed kan vi sørge for at tjenestene som inngår i rammeverket blir tilstrekkelig informasjonssikret. Et aktuelt tema om dagen er for eksempel at meldinger til skolen fra foresatte ikke skal avsløre personopplysninger. Hvis man bruker fritekstfelt kan vi risikere at foresatte kommer i skade for å skrive sensitive opplysninger der. Fordi vi har informasjonssikkerhet for øye hele veien er det større sannsynlighet for at vi kan unngå sånt.

Politikerne i Bærum kommune vedtok for to år siden en digitaliseringsstrategi som er innrettet mot «ETT Bærum, digitalt førstevalg».

– Dette innebærer noen endringer fordi de seks tjenesteområdene som leverer tjenester til innbyggerne er nødt til å samordne tjenesteutvikling, prosjektstyring og investeringer. For å få mest mulig nytte av investeringsmidlene er de samlet på ett sted for hele kommunen, og dette ansvaret er lagt til den enheten jeg leder. Vi har også ansvaret for prosjektledere og porteføljestyringen for alle pågående prosjekter. Det øverste organet for dette kaller vi Digitaliseringsrådet, som er sammensatt av medlemmer fra Rådmannens ledergruppe og ledes av kommunens øverste ledelse. Dette blir gjort for å få én homogen prosess slik at vi kan samordne alt som utvikles, og gjøre kloke avveininger og prioriteringer.

– Etter at vi lanserte disse styringsprinsippene i Bærum kommune har EUs personvernforordning trådt i kraft (GDPR). Ifølge denne forordningen er vi pålagt å ha innebygget sikkerhet i løsninger og prosjekter. Konsekvensen av å gjøre feil er nå mye mer alvorlig enn før. Bøter som pålegges er av en helt annen størrelsesorden nå enn tidligere. Alvoret når det gjelder for eksempel personopplysninger på avveie, har begynt å synke inn på en helt annen måte enn før. Vi tror styringsmodellen vi har etablert er med på å beskytte oss mot ubevisst inkompetente feil.

Hjelde forklarer at utvikling av digital kompetanse er et nøkkelord på alle nivåer av organisasjonen. Han opplever at digitale ferdigheter blant politikere, ledere og medarbeidere er noe de må jobbe mye mer bevisst med enn de har gjort tidligere.

– Kompetanse går også på beslutningskraft i kommunene, altså hos lederne og politikerne. En interessant observasjon er at det i noen kommuner fortsatt virker som om enkelte tror at digital transformasjon er noe vi kan velge å la være å gjøre. Digitalisering i offentlig sektor er etter min mening en betingelse for å opprettholde velferdsstaten. Et lite eksempel er utfordringene vi har med veksten i pleie- og omsorgssektoren de neste ti til tjue årene. Her vil det tvinge seg fram helt andre måter å jobbe på, alternativt må vi ha dobbelt så mange medarbeidere som i dag. Utfordringen med det er at det ikke finnes nok personer med den bakgrunnen vi trenger. Verktøyene vi trenger for å jobbe på andre måter, finnes ikke i dag. Selv om vi hadde kjøpt alt som finnes av velferdsteknologi på markedet i dag, strekker det rett og slett ikke til for behovet om ti år fra nå. Jeg er sikker på at digital transformasjon av våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet. I godt samarbeid med innovative leverandører kan vi være et utviklingsmiljø og et utstillingsvindu for nye løsninger som så flere kommuner kan ta i bruk.

– Vi tror at et tett samarbeid med næringslivet, frivillige, lag og foreninger, men også akademia og vitenskapelige miljøer, er en forutsetning for å finne de gode fellesløsningene som vi trenger om noen år. Vi ønsker å bruke markedet der spisskompetansen på digitaliseringsverktøy ligger. Vi må også i større grad samarbeide om utviklingen av nasjonale felleskomponenter i klynger av kommuner om å utvikle de mulighetene vi har. Dette betyr også at vi må endre våre forretningsmodeller, bli bedre kunder for leverandørene som i dag ofte må forholde seg til tunge anskaffelsesprosesser i kommuner som ofte har absurd detaljerte kriterier og krav. Kommunene må dessuten gi armslag til Kommunenes sentralforbund (KS) slik at vi får koordinerte prosesser på tvers av kommunene. Alle kommuner har ikke kapasitet til å finne opp kruttet på nytt når det gjelder digitaliseringsstrategi, arkitektur, men dele på de beste ideene og sette innbyggeren i sentrum. I Bærum delte vi nylig ut «Stjæl med stil»-prisen for å oppmuntre til å dele informasjon, løsningene og arkitekturen vi utvikler.

Hjelde peker på at innovasjon og digitalisering går hånd i hånd. Bærum kommune har utviklet et lederutviklingsprogram som rundt flere hundre ledere har vært gjennom, som skal sikre at kommunen finner de beste løsningene.

– Digital transformasjon er nesten alltid en leder- eller organisasjonsutviklingsprosess, med en digital eller teknologisk komponent. Vi forsøker å få kommunalsjefenes ledergrupper til å gå sammen om å tenke nytt når det gjelder leveransen av deres tjenester og digital støtte for disse. For eksempel har vi nylig utviklet et innovativt digitalt system for klargjøring og administrasjon av legemidler som vi nå tilbyr markedet og andre kommuner som har tilsvarende behov.

– Vi skal være veldig forsiktige med innovasjon på feil områder i tjenestene, for det er alltid ulike digitale trusler som det ofte er vanskelig å se rekkevidden av. Vi kan lett tenke oss at vi får nye digitale trusler så snart vi tar i bruk nye teknologiske løsninger. Det trenger ikke engang være ondsinnet, men rett og slett at tilgjengeligheten av tjenestene stuper som følge av at ulike produsenters komponenter ikke spiller sammen etter en versjonsoppgradering. Eller at alle parter som inngår i et prosjekt ikke forstår rekkevidden av sin leveranse, spesielt når de skal sende stafettpinnen videre. Kompetansen må være tilstede når det gjelder viktigheten av informasjonssikkerhet i alle ledd av prosessen. Digitalisering er definitivt noe som ikke «går over».

– Det kan være en stor utfordring for våre ledere «å stå han av» når turbulensen oppstår, men jeg tror de takler det. Vi har jo ikke alltid de ferdigtygde svarene. En spissformulering jeg bruker av og til er at «Vi etterspør helt ny, banebrytende teknologi som har vært velprøvd i ti år». Til tross for alle gode forsøk på sikre seg oppstår det nå og da en mismatch i verdikjeden når vi implementerer et system eller oppgraderer det. Da gjelder det å ha gode prosesser for å rulle tilbake, få oversikt raskt og rette opp feil, uten å få panikk. Vi må selvfølgelig gjøre gode risikoanalyser og god planlegging, men utviklingstempoet er så høyt at det blir helt upraktisk å ha hundre prosent sikkerhet på alle nivåer før vi etablerer en løsning, avslutter Hjelde.

Hjeldes digitaliseringstips

• Lag en helhetlig strategi for sikkerhet i prosessene på tvers av alle funksjoner og enheter
• Sikre at brukerne, både beslutningstakere, ledere, medarbeidere, leverandører og kunder, har best mulig kompetanse på de digitale systemene
• Vær klar over ditt personlige ansvar dersom personopplysninger kommer på avveie, f eks som følge av bruk av nettskytjenester
• Sett deg godt inn i GDPR eller innhent hjelp fra noen som kan det.
• Samarbeid med andre aktører for å sørge for at de løsningene dere utvikler eller kjøper inn, er tilstrekkelig sikret.

Tekst: Inger Lise Kontochristos