En prosjektleder skal lede og styre et team i riktig retning. Hun skal vise veien for sine prosjektmedlemmer: hvor vi skal og hvordan vi kommer oss dit. For å kunne gjøre dette, trenger hun å ha prosjektveikartet klart for seg. Hun må evne å se helheten, sammenheng og avhengigheter i det arbeidet som skal utføres i prosjektet. Med andre ord: hun må ha en plan.
Hvorfor er prosjektplanen så viktig?
Et prosjekt uten plan er litt som å kjøre i blinde. Du vet kanskje hvor du skal, men du har ingen anelse hvordan du kommer deg dit. Når du skal på bilferie til Spania med din ektefelle, ville du følt deg komfortabel å sette deg i bilen når hun eller han ikke har tenkt gjennom reiseruten på forhånd, og verken har med seg kart eller navigasjonssystem?
En plan gir først og fremst trygghet. Ikke bare til prosjektlederen selv, men også til styringsgruppen og prosjektteamet.
- For prosjektlederen er planen det viktigste styringsverktøyet. Den angir prosjektets baseline og gjør det mulig å måle fremdrift. Den gir deg den kritiske linjen i prosjektet, altså i hvilken rekkefølge må oppgaver gjennomføres, hvor har vi det travelt og hvor har vi litt «slack». I tillegg får du oversikt over risiko og svakheter og kan igjen planlegge for eventuelle overraskelser, slik at du ikke blir overrasket.
- For styringsgruppen vil en tydelig plan kunne bety verdens korteste styringsmøter: tenk deg at prosjektlederen kun trenger å rapportere «alt i henhold til plan, vi sees i neste møte» eller «avvik i xzy håndteres på følgende måte…» En god plan vil også gjøre det enklere for styringsgruppen å fatte beslutninger om tiltak eller endringer, og avgjøre om nye forslag er gode og gjennomførbare.
- Prosjektteamet vil kunne se helheten i prosjektet og se deres rolle i å oppnå noe stort. Det er i tillegg enklere å stole på og følge prosjektlederen når man selv vet hvor veien går, og forstå hvorfor frister er lagt slik de er.
Det Einstein sier om problemløsning, («If I had one hour to save the world, I would spend 55 minutes to define the problem…») mener vi at kan overføres til prosjektledelse:
Du bør ta deg god til å lage en ordentlig plan før du går i gang med prosjektet.
Fire trinn for god planlegging
Dessverre ser vi altfor ofte at prosjekter tar for lett på planleggingen. Vi har derfor oppsummert fire trinn som en enkel veiledning for deg som prosjekteier eller –leder.
Når du skal velge prosjektleder, ikke velg en som tar lett på planleggingen.
Det er viktig at prosjektlederen forstår viktigheten og verdien av god planlegging og har evnen til å lage en handlekraftig plan som fungerer som styringsverktøy.
Prosjektledelse er en egen disiplin som krever spesifikke egenskaper, og prosjektleder derfor bør velges med omhu. I tillegg til de egenskapene hun observerer, mener vi at dersom du ønsker å ha kontroll i prosjektene dine, må du ansette en prosjektleder som har evnen til å lage og følge opp en plan.
TEKST: Andrea Kümmerle (venstre), Consulting Manager, og Åsa Waldemar (Høyre) , Consulting Senior Manager, Sopra Steria.