Du har all tid i verden om du planlegger!

Men, spør du deg vel, hvordan i all verden skal man kunne ha en plan som er så god at det bare er å surfe gjennom prosjektet. Når alt gikk som smurt sa min mor alltid at det var som «varm kniv i smeltet smør».

Jo, det handler om fokus og det handler om rutiner. De minuttene ekstra du bruker på planleggingen tjener du inn i mangfold i ettertid. Og om du har trent så mye på oppgavene at de går som på skinner så kan det bli en ren rutine å lykkes.

Har du funnet en smart og effektiv måte å gjøre en oppgave på - og som gir gode resultater hver gang - så gjør den til en standard rutine og følg den hver gang. Det fine med faste rutiner er at du etter hvert kan gjøre dem på autopilot. Med andre ord behøver du ikke å tenke så mye over det du gjør og kan få tingene unna i en fei. Det sparer tid og energi.

Dersom du er en morgenfugl og kjenner deg opplagt og klar for dagen, ja da har du vunnet flere timer som du kan bruke til å jobbe fokusert og uforstyrret før andre får på skoene. Selv våkner jeg gjerne rundt 06:00, henter meg en kopp kaffe og benker meg foran skjermen på hjemmekontoret før kone og bikkje begynner å kreve oppmerksomhet. De to - tre timene jeg da har for meg selv er mine mest produktive.

Om du er en av dem som skvetter til og tror det haster hver gang det sier pling i innboksen, ja, da har du et stort problem. Straks du åpner en e-post faller du ut av den tankerekken du var inne i og som kanskje var en viktig og verdifull oppgave. Jeg kan ikke si det ofte nok: Steng innboksen din og åpne den bare to-tre ganger om dagen og ikke før du har gjort ferdig de viktigste oppgavene.

Les også: Tyr du til e-post når du skal formidle en beskjed til dine medarbeidere?

Før du pakker sammen for dagen bør du alltid ha laget en liste over oppgaver du skal gjøre neste dag. Prioriter dem etter viktighet, ikke etter hvor mye de haster. Husk at det som skaper verdi - for deg og jobben din - er viktigst.

Sørg for at skrivebordet ditt er ryddig når arbeidsdagen er slutt. Legg saker du skal jobbe videre med dagen etter i én bunke og i den rekkefølgen du ønsker å gjøre dem. Et ryddig skrivebord hjelper deg å holde hodet ryddig og beholde fokus. Ikke hør på dem som sier at et tomt skrivebord gir signaler om et tomt hode. Et rotete skrivebord gir nok mer signal om et rotete hode.

Les også: Det er viktigere enn noensinne å ha en Plan B for alle tenkelige situasjoner

• Om forfatter: 

  Tekst: Arne Sigurd Rognan Nielsen, er Administrerende direktør i Brainworker AS. Han har også vært TEDx-foredragsholder om personlig produktivitet. I tillegg har han en allsidig bakgrunn som fotograf, journalist, militær, konsulent og coach i personlig effektivitet. 

  Foto: Tom Nordstrønen og Istock.com