Er du mellomleder og sliter med din egen og medarbeidernes digitale motivasjon?

Knut Inge Fostervold forklarer at mellomledere får en grunnleggende utfordring når folk sitter på hjemmekontor – nemlig å finne ut hvordan de skal lede medarbeiderne sine.

– Hva skal mellomlederen egentlig lede? Hvilke instrumenter skal du som leder bruke for å lede folk du ikke ser? Som du egentlig ikke snakker med og som du har veldig liten kontakt med? Folk du egentlig ikke vet hva gjør, siden de jobber hjemme? Alt vi har lært rundt ledelse og ledelsesprosesser, er jo nettopp prosess – at du skal lede arbeidsprosesser. Når folk da ikke er der, er det ingen arbeidsprosesser å lede. Det du sitter igjen med, er ferdige produkter. Hvordan går du over fra å lede prosesser til medarbeidere som leverer ferdige «produkter»?

– Du som mellomleder er jo forventet å være hands on, noe en toppleder stort sett slipper, siden hen har overlatt til mellomlederen å gjennomføre prosessene. En mellomleder forventes å være til stede – men hvordan gjør du dette når alle sitter på hver sin tue? Det som er vanskelig for mange, er å gi slipp på den gamle måten å gjøre det på, der du er med i arbeidsprosessen. Å gå over til å gi ansvar til den enkelte medarbeider om å utforme produktet slik den enkelte ønsker det. At de selv bestemmer hvordan det skal se ut til slutt.

Fostervold forklarer at det å endre måten vi leder medarbeiderne våre på, kanskje høres ut som et lite skifte. Men for ledere kan dette være et ganske stort skifte. Det gir en opplevelse av å ikke lenger ha kontroll på hva som foregår. Mange mellomledere kan oppleve å befinne seg i en situasjon der det ikke er helt bruk for dem lenger – et slags vakuum.

– I starten av pandemien, da folk over natten ble flyttet til hjemmekontor, var det mye jobbing rundt det å finne ut hvilke utstyr vi skulle bruke, hvordan det praktiske skulle løses og så videre. Det var mange møter og mye aktivitet for å få ting til å fungere. Det var anstrengende for mange ledere, men samtidig var det en innsats de så førte til noe. Nå er vi litt forbi den fasen og over i «vanlig» driftsfase igjen. Det vi ser tendensene til, og som er faren med hjemmekontorjobbingen nå, er at vi pøser på med møter. En av de gode effektene av pandemien har vært at vi nå endelig tar i bruk de teknologiske løsningene for kommunikasjon og samarbeid, og at vi slipper å reise helt til Gardermoen for et halvtimes møte.

– Men i stedet peprer vi heller dagen med Zoom-møter. Vi prøver å ta tilbake prosesstyringen vi hadde før. Vi kunne tidligere veksle noen ord i gangen og finne ut hvordan medarbeiderne hadde det, eller spørre om de hadde fått ordnet det vi ble enige om. Nå må vi i stedet ringe folk eller lage et møte for å få tak i den lille biten med informasjonen. Disse møtene spiser opp mye av arbeidsdagen til medarbeiderne. Det blir lite tid til å gjøre jobben de faktisk skal gjøre, og dette er demotiverende. Mange av disse møtene kan kanskje også føles som mindre viktige. Dermed kommer krav til å delta i møter dagen lang, på toppen av arbeidsoppgavene de allerede har. Det er ingen naturlig tilbakemeldingsrutine når alle jobber distribuert. Vi tenker ikke over hvor mange anledninger vi har til at informasjonen kan flyte på en arbeidsplass. En kort oppdatering på status når vi møtes i gangen, erstattes nå gjerne med et Zoom-møte.

– Sånne møter kan oppleves som litt formelle, der vi føler at vi må si noe lurt. Vi snakker dermed ikke løst og fast, slik at vi gjorde med ansikt-til-ansikt-kommunikasjonen. Du kan ikke bare slenge ut en kommentar i et slikt møte – du rekker opp hånda og må si noe gjennomtenkt når du først får ordet. Derfor blir møtene korte og informative, men stopper gjerne prosessen litt for tidlig. En sånn formell setting kan være til hinder for nyskaping. Vi tar gjerne også «bra nok» beslutninger fordi prosessen ikke får gå sin gang – terskelen for å komme med nye innspill er mye høyere. Vi går også glipp av kunnskap og kunnskapsdeling. Vi lager jo for eksempel ikke et møte om hvordan Olsen skal komme med gode tips til hvordan man kan bruke Excel. Men dette ville kanskje blitt delt spontant over kaffemaskinen på jobben.

Fostervold understreker at mellomlederne også kan miste motivasjon fordi den ledelsen de er vant til, ikke lenger fungerer. De må begynne å jobbe på og lede på en annen måte.

– For å beholde motivasjonen må spesielt mellomledere begynne å tenke på hva vi egentlig holder på med, og ta et lite oppgjør med ideene vi har om kontroll. Folk jobber nå enten i mindre team, eller helt individuelt – nesten som en konsulent. Det er i større grad lederens oppgave å sette sammen sluttproduktene. Men alle møtene som kjøres nå, er ofte et resultat at vi fortsatt jobber etter gammel «modell» og forsøker å ta tilbake kontrollen over det som skal skje underveis. Vi tar altså den analoge måten å jobbe på og flytter den til det digitale. Faren er nå at medarbeiderne nå begynner å gå lei av å jobbe analogt på en digital måte.

– For mellomlederen handler det om å skifte fokus på egen ledelsesstil – fra å lede prosesser til å lede ferdige produkter. Hvordan kan vi drive med digital ledelse, der vi gir den enkelte større frihet og medbestemmelsesrett over det de jobber med? Det handler om å gi myndighet til de som faktisk skal gjøre jobben. Dette er sjelden avklart på forhånd, og det gjør at det nå faller ansvar over på folk som de ikke vet hvordan de skal håndtere. For eksempel at en selv må vurdere hva som skal være kvaliteten på den jobben man utfører og sørge for at kvaliteten er god nok. Før kunne jeg bare stikke innom nærmeste leder og høre om det jeg hadde tenkt, var en ok løsning.

– Før du kaller inn til et møte, bør du som mellomleder stille deg spørsmål om hva du vil oppnå med et møte, og om det er nødvendig for å avklare disse tingene – eller kan jeg overlate til den enkelte å kjøre denne prosessen enda litt lengre før jeg går inn og kontrollerer. Det at vi ikke har tilstrekkelige verktøy eller kunnskap gir også en mulighet – til å utvikle egne ledelsesmetoder. Hvis du klarer å gi medarbeiderne dine selvbestemmelsesrett og handlingsrom, og finner metoder for hvordan du leder dem og sluttresultatet de skal oppnå – i stedet for å klore deg fast i prosessen – da har du skapt en god grobunn for alle parter for å holde seg motiverte i den nye digitale arbeidshverdagen, avslutter Fostervold.

Få nok dagslys! Kom deg ut i løpet av dagen. Dette er den beste måten å motvirke depresjon på, og det er mye viktigere enn vi tror – vi er helt avhengig av å få nok lys. Avtal gjerne med medarbeiderne at dere alle går ut en tur i lunsjen. Pass også på at du ikke utvider dagen mer enn du ville gjort om du var på kontoret. Det er lett å ende opp med å jobbe mye mer enn du egentlig ville godtatt til vanlig.

*Rosens navn av Umberto Eco
*Der tistlene brenner av Yaser Kemal
*Putting difference to work av Steve de Shazer
 

Snorre Kittilsen. Salgsingeniør, Prosess Automasjon.

Kontoret:

• Riktig sittestilling og arbeidsflate gjør arbeidsdagen lettere. Det å sitte på stuebordet og måtte rydde vekk kontoret for hvert måltid er ikke bra.
• Sitte litt vekk fra andre i husstanden og TV er gunstig med hensyn på arbeidsro.

Rutiner:

• Opp og hopp, dusje, kle seg og gå på jobb. Jobbe når du jobber og hvile når du hviler. Kom hjem fra jobb.
• Slå av og vær tilstede. Jeg har ikke noe arbeidsliste og jobber etter klokka. 08.00 til 12.00 og 13.00 til 18.00.
• Pass på at dette ikke blir et Gjemmekontor
• Min motivasjon for hjemmekontor er god varm lunsj sammen med dem hjemme og kjenne på følelsen av å ha gjort et godt arbeidsslag den dagen.

Anne Irene Enge. Kommunalsjef for samfunnsutvikling og tekniske tjenester i Malvik kommune.

Jeg fokuserer på tre ting for å holde motivasjonen oppe:

1. Mindset. Rett og slett bestemme seg for at dette er ganske så kult! Tenke at dette er frihet, og en følelse av å kunne styre dagen selv i stor grad.
2. Reising. Jeg har én time reising til jobb. På hjemmekontor så er jobben under ett minutt unna! Herlig! Mer fritid. Det blir mer tid til andre gøy ting som er innafor i disse tider.
3. Takknemlighet! Jeg har en jobb jeg fortsatt kan gjøre. Jeg er ikke permittert, eller har mistet jobben. Så hjemmekontor betyr å ha inntekt og sikkerhet økonomisk i en usikker tid.

Anne Bente Hauge. Innholdssjef, nettkursutvikler og nettkursmentor hos Inspiro Academy.

1. Det gjør underverker for både kropp og hode å starte dagen med gåtur. Da planlegger jeg dagen og får ofte gode ideer og finner løsninger på utfordringer.
2. Jeg setter meg tydelig mål for dagen, og fokuserer på å få oppgavene gjort. Tilfredsstillelsen av å se at ting har blitt gjort når jeg sjekker av todolisten på slutten av dagen er godt å få med seg.
3. Gjøre avtaler og snakke med kollegaer, samarbeidspartnere eller kunder i løpet av dagen bryter opp en ellers ensom dag på hjemmekontoret. 

TEKST: INGER LISE KONTOCHRISTOS        FOTO: PRIVAT OG ISTOCK.COM