Sølvi-Helén Antonsen er Drifts- og HR-koordinator og Marian Grønseth er Drifts- og HR-sjef i FosenNamsos Sjø. Grønseth ble ansatt for tre år siden, og har siden den gang jobbet sammen med Antonsen for å snu sykefraværet. Rederiet har oppnådd en reduksjon i sykefraværet fra 16 prosent til utrolige 1,4 prosent.

Antonsen forklarer at arbeidet med sykefravær tidligere stort sett var å motta egenmelding og finne en vikar.

Sølvi-Helén Antonsen.jpg

– Ved langtidsfravær hadde vi selvfølgelig de lovpålagte kontaktpunktene fra NAV, men vi hadde ikke øvrige tiltak for oppfølging utover dette. På interne møter ble det snakket om at fraværet var for høyt, og det ble stadig sagt at vi måtte gjøre noe med det. Men ingenting konkret ble gjort. Så kom Mariann Grønseth inn som HR-ansvarlig, og hun stilte spørsmålet om hvorfor vi hadde så høyt fravær. Hun mente vi kunne gjøre noe med dette, og ikke bare passivt se på at legene skrev ut 100 prosent sykemelding fra dag én. Både bedriften og de sjøansatte hadde forholdt oss til det faktum at når du jobber på sjøen, er du sikkerhetsbemanning og kan ikke være på jobb i det hele tatt hvis du er sykemeldt.

– Andre lignende bedrifter hadde samme problem – høyt sykefravær og 100 prosent sykefravær fra dag én, hvor restarbeidsevnen ikke ble vurdert. Ansatte kunne sende en tekstmelding med at de ikke kom på jobb i dag, kontoret måtte finne erstatter. Sykmeldte visste at når de hadde sendt den tekstmeldingen, kom det noen andre og tok jobben din. Dermed kunne de fraskrive seg ansvaret for sin egen situasjon. Det var ingen som ringte og utfordret medvirkningsplikten til den ansatte.  

Ville ikke være barnehagetante

Antonsen forklarer at kulturen var litt sånn at det var ikke så nøye om man ble borte noen dager, siden det alltids var noen andre som kunne ta over jobben.

– Vi er også en IA-bedrift (inkluderende arbeidsliv, red.anm.) og hadde dermed ubegrenset antall egenmeldingsdager. Vi kunne oppleve at glasset var halvtomt hos enkelte, engasjementet var ikke alltid til stede for egen arbeidsplass. For meg som skulle jobbe med dette, besto sykefraværsoppfølging i å registrere egen- og sykemeldinger og å tenke at «nå er vedkommende borte igjen». Ingen tok tak i hva vi kunne gjøre med at han/hun stadig var borte fra jobb.

– Skipsførerne om bord på båtene, som er mannskapets nærmeste ledere, var heller ikke ansvarliggjort i sykefraværsoppfølging – det var ofte slik at de fikk melding fra meg om at en av de ansatte ble borte i dag. Lederne om bord og de ansatte hadde minimal kontakt i sykefraværssituasjoner. Da vi innførte endringer og bevisstgjorde skipsførerne når det gjaldt sykefraværsoppfølging, var det flere – spesielt av den «gamle skolen» – som mente at de var ansatt for å føre båt, ikke for å være barnehagetante. De mente at kontoret skulle ha ansvaret for de sykemeldte, og at de ikke skulle ha noe med det å gjøre. Så vi hadde ikke verdens største forhåpninger til at snuoperasjonene ville lykkes.

Kulturendring tar tid

Mariann Grønseth så da hun ble ansatt at det var behov for å endre og ta tak i sykefraværsproblematikken. Hun opplevde at bedriften virkelig ønsket å gjøre noe med saken, men at tiltakene ikke var tilstrekkelige.

– Oppfølgingen fra ledelsens side var i stor grad kun det NAV påla dem å gjøre i forhold til loven. Og det er ikke nok hvis man skal få ned sykefraværet – du må ikke bare gjøre mer, men også det lille ekstra. Jeg lagde en mål- og handlingsplan som hadde enkle grep. Målet vårt var å få sykefraværet ned på seks prosent. Men det tar tid – du skal ikke bare jobbe med sykefraværet, men også med kulturen og arbeidsmiljøet. Du skal også jobbe med ledelse av de ansatte, skape god sikkerhetskultur og konkretisere både verdier og mål slik at det ikke bare blir ord på papiret.

–  Kultur for oss handler om at du ikke bare skal snakke om det, du skal gjøre det. Det handler om hvordan vi organiserer oss, løser oppgaver og møter utfordringer. Verdiene våre skal ikke bare vise seg i hvordan vi gjør jobben (å kjøre båten), men også i hvordan vi behandler de ansatte som enkeltindivider. Vi har innført lederutviklingskurs og har fokus på bevisstgjøring på lover og regler. Stillingsinstruksen til koordinatorene ble endret, slik at de ikke bare gjorde ting de skulle gjøre, men også ting de ville gjøre – at de kunne ta ansvar selv.

FosenNamsos mariann.jpg

Involvering og ansvarliggjøring

– Måten vi ansvarliggjorde skipsførerne på som nærmeste ledere til de ansatte, gjorde at mange følte at de utgjorde en forskjell. At de lykkes med å skape et godt team om bord, til tross for at en skipsfører ikke har utdannelse eller bakgrunn innen sykefraværsarbeid. Vi har hatt med skipsførerne på endringsprosessen hele veien og vist at vi har tro på dem – og vært tydelige på hva vi forventer av dem.

– Vi har vært svært aktive på å tilrettelegge for sykemeldte, også for gradert sykemelding, slik at det ikke lenger er en automatikk i at du blir 100 prosent sykemeldt i hele perioden hvis det finnes arbeidsoppgaver du kan utføre. I samarbeid med skipsfører og de sykmeldte finner vi tilretteleggingsmuligheter for alle. Vi opplever at terskelen for å sykemelde seg har blitt høyere, siden den sykemeldte ikke er fritatt fra arbeidsplassen, men fra sine ordinære arbeidsoppgaver, og ikke kan regne med at en sykmelding er ensbetydende med å ha «fri».

– Rederiet har utarbeidet en sykefraværsbrosjyre som er sendt til alle ansatte. Denne beskriver at ansatte som står i fare for å bli fraværende, skal ta kontakt med oss eller nærmeste leder før det går så langt at sykemelding er eneste utvei. Rederiet jobber aktivt med at de ansatte skal føle at de blir ivaretatt, hørt og sett. Vi har i enkelte tilfeller omskolert internt, vi har folk som går forebyggende til kiropraktor, og rederiet har betalt undersøkelser og operasjoner. Tatt i betraktning at vi har spart nærmere to millioner kroner på et halvår ved å redusere sykefraværet, er noen hundrelapper til en time hos kiropraktor en god investering i enkeltindividet.

– Vi har også involvert tillitsvalgte og verneombud tett hele veien, slik at vi skal ha sterkest mulig kobling mellom ledernivået og de ansatte. De har en svært viktig rolle og har betydd mye for at vi har klart å lyktes. Vi sitter alle rundt det samme bordet og har alle det samme, felles målet for hva bedriften skal oppnå. Dermed er det i alles interesse å ta vare på de ansatte – uten dem får vi ikke gjort jobben og utført vårt samfunnsoppdrag. Vi har et sterkt fokus på menneskene i bedriften og å se enkeltindividene.

Ansvar for egen jobb

Antonsen forklarer at arbeidet med kulturen og arbeidsmiljøet ga en oppvåkning og en bevisstgjøring på hva de faktisk kunne gjøre noe med.

– I dag skal skipperen om bord vite at matrosen hans er syk lenge før jeg gjør det. Det at matrosen må si fra direkte til skipperen sin, og ikke bare sende meg en tekstmelding, innebærer at terskelen for å melde seg syk er litt høyere. Vi får dermed også ansvarliggjort de ansatte mye mer enn før, du er ikke bare et navn på et papir på en liste om bord. Skipsførerne, som tidligere måtte slite med høy vikargjennomtrekk, ser nå verdien i at teamet om bord er mer stabilt og forutsigbart – et direkte resultat av at vi har økt nærværet, en prosess de selv har vært en stor del av.

– Vi bruker bedriftshelsetjenesten hyppig, både til undersøkelser, behandling og samtaler. En samtale kan vise seg å være alt som skal til. Det er ikke alltid at det er jobben som er «for mye», men at man har utfordringer på hjemmefronten. Før kunne rederiet oppleve at ansatte sykemeldte seg for å få ro til å håndtere ting, nå gjennomføres samtaler med bedriftshelsetjenesten og vi bidrar der vi kan fra ledelsens side slik at den ansatte ikke blir sykemeldt. Vi har klart å skape en tillit som gjør at ansatte tør fortelle om sine utfordringer – tidligere ville man ikke si noe om årsaken til fraværet. Av våre drøyt 200 ansatte vet vi hvem som har problemer med ryggen, hvem som sliter med en fot – og hvem som står i fare for å droppe ut. Vi legger en plan for hver enkelt, og har fokus på forebyggende arbeid.  Rederiet venter ikke på NAV-fristene, for å si det slik.

– Vi ser tydelige eksempler på at kulturen er endret. Ansatte er stolte av jobben sin og det de utfører, arbeidsmiljøet har blitt betydelig bedre. Rederiet har gått fra liten kontakt mellom skipper og ansatt i en sykemeldingssituasjon, til at vi nå fikk en tilbakemelding på at en skipper hadde ringt en sykemeldt ansatt og spurt om hvordan vedkommende hadde det – helt på eget initiativ. Dette var faktisk en av den «gamle skolen» som protesterte høyest da vi innførte endringene, så det gjorde meg ekstra glad, avslutter Antonsen.

Antonsen og Grønseth sine tips til å snu høyt sykefravær

  • Ansvarliggjør både ansatte og ledere når det gjelder å skape et godt miljø og ta ansvar for egen arbeidssituasjon – still krav, vær tydelig på forventningene, gi tillit
  • Skap stolthet over jobben slik at de ansatte føler at det er viktig at de faktisk er på jobb. Skap tilhørighet – vi gjorde blant annet noe som kunne virke litt banalt og enkelt, men som ble veldig godt mottatt, da vi lagde hettegensere med «Stolt ansatt i FosenNamsos Sjø/Kystekspressen» – med båtnavnet der de jobber.
  • Se mennesket bak sykefraværet og følg opp tett, slik at folk ikke faller utenfor. Gjør det lille ekstra for å vise at de betyr noe for bedriften. Ta vare på humankapitalen.
  • Ikke tenk på tiltak som kostnader, men som en investering som koster mindre enn sykefravær over tid. Sørg for kompetanseheving og kunnskap om regelverk og medvirknings- og tilretteleggingsplikt.
Om FosenNamsos Sjø:
FosenNamsos Sjø AS er et selskap i Torghatten-konsernet med en omsetning på cirka 600 millioner og 250 ansatte
 
Om Sølvi-Helén Antonsen:
Jobb: Drifts- og HR-koordinator i FosenNamsos Sjø AS
Erfaring: 5 år i FosenNamsos Sjø, 10 år innen forpleining på ROV-fartøy i Nordsjøen
Utdannelse: Pedagogikk på NTNU og skolering innen HR-feltet
 
Om Mariann Grønseth:
Jobb: Drifts- og HR- sjef i FosenNamsos Sjø AS
Erfaring: lignende stillinger i SAS (15 år), Stena Drilling (8 år), Trønderbilene (1 år)
Mange års erfaring fra HR, personal- og driftsoperativ ledelse.
Utdannelse: Ledelsesutdannelse fra BI og skolering innen HR, arbeidsrett og 

 

Tekst: Inger Lise Kontochristos   Foto: Anne-Line Bakken