Historiefortelling: Hvordan bygge en god presentasjon i tre steg

Vellykket gjennomføring av endring bør ta utgangspunkt i en velprøvd metodikk, for eksempel Kotters 8-stegs modell, eller ADKAR-modellen. Vi har gjennomgått begge her.

Begge modeller starter med å forklare hvorfor et endringsbehov har oppstått.  Her anga vi viktigheten av å samtidig plante en forståelse eller “Sense of Urgency” blant de som blir berørt av at endringsbehovet må omsettes i endringshandling.  Vi må ha folka våre med oss, og folk blir først med hvis de innser behovet for at endring er nødvendig og/eller ønskelig.

Vi må altså bruke kommunikasjonsferdighetene og overtalelsesevnene våre for å forklare, skape inntrykk og appellere til endring. Tre av de retoriske verktøyene som vi da bruker i dialog med andre er Etos-Patos-Logos:

• Etos: Vi har «kjente autoriteter» som støtter oss i vårt syn (toppledelsen, f.eks.). Denne støtten må gjerne komme ikke bare i ord, men også i handling
• Patos: Vi appellerer til folks følelser gjennom ordbruk for å angi behovet for endring: «Mørke skyer i horisonten», «vi kommer styrket ut av denne reisen hvis vi jobber sammen»
• Logos: Vi lar fakta, data og resonnementer som oppfattes som sannsynlige og logiske forklare bakgrunnen for at vi nå sammen starter en transformasjonsreise

Men, selv å vite om disse tre knepene gir oss ikke konkrete nok tips for å strukturere opp hvordan vi kommuniserer på en god måte vår «Sense of Urgency» til et bredt publikum.

Heldigvis finnes det en enkel metodikk for å presentere bakgrunnen for dagens situasjon, hvorfor det er viktig å starte endringsreisen, og hvordan endringsreisen er planlagt å gjennomføres.

Barbara Minto er skaperen bak en tretrinns modell kjent som “SCR”:

• Situation: Her forklarer vi de hendelser som har gjort at vi står oppe i dagens utfordringer: Nye konkurrenter i vårt viktigste marked, mangel på kvalifisert arbeidskraft, teknologiskifte gjør våre produkter utdatert, osv. Det er naturlig at “Logos” er vårt viktigste verktøy i dette trinnet: Vi presenterer en historie basert på analyser av (historiske) fakta.
• Complication: Dette er presentasjonen av problemet. Hvorfor er vi allerede eller vil snart havne i en situasjon som gjør det (tvingende) nødvendig å gjøre endring? Her kan vi bruke “Logos” for å estimere et kraftig underskudd om to år, “Etos” i form av CEO/CFO og ev. andre autoriteter med gjennomslagskraft som stiller seg bak prognosen. Vi benytter “Patos” hvor kroppspråket vårt, adjektiver og adverb som vi bruker understreker alvorlighetsgraden i de prognostiserte tallene
• Resolution: Her kommer vår anbefaling på hvordan vi skal løse situasjonen. Løsningen bør om mulig også være basert på alle de tre retoriske verktøyene: Faktabasert, backet opp av autoriteter, appellering til de som både berøres og skal stå for endringen om å slutte opp om den (nødvendige) endringsreisen. Løsningen kan bestå av flere deler, disse bør da bygges opp i tråd med for eksempel teknikken vi nevner her, “MECE”.

La oss nå gå ned ytterligere et nivå, med konkrete tips til en (powerpoint) presentasjon av “SCR”:

• Bruk et handlingsverb som overskrift på presentasjonen. Dette signaliserer både behovet for handling og hvilken type aksjon som vi sammen skal gjennomføre. “Løfte lønnsomheten fra -5 mill til + 5mill for vårt viktigste produkt ila 2022”
•  Gjør tittelen “SMART”: Headingen i punktet over tilfredsstiller SMART: Mål og aksjon som er Spesifikk, Målbar, Attraktivt (Akseptabelt), Realistisk, Tidsbestemt.
• Introdusér agendaen for presentasjonen rett etter tittelen, fem punkter bør være maks.: Dette løfter forståelsen blant publikum for hva de skal presenteres for, og hvor man til enhver tid er i presentasjonen
• Bruk handlingsverb tilpasset ditt publikum og hva du ønsker mottagerne skal gjennomføre under eller etter presentasjonen: Evaluere? Utrede? Beslutte? Skape et ønske om endring og transformasjon?
• Gå så dypt/detaljert som du behøver i presentasjonen av situasjon og utfordring, men heller ikke mer

• Et lysark bør kunne gjennomgås innen 3-tre minutter: Skifte av lysark gjenoppvekker publikum, og signaliserer fremdrift i presentasjonen

• “Keep it simple”: Animasjoner og påbygg/bevegelser på lysarket kan trekke publikums fokus vekk fra det du som presentatør vil formidle
  • Form & Farge: Benytt samme design på alle lysarkene: Font, farger, plassering av elementer som overskrift, grafer, bokser. Bruk helst kun to-2 fonter; Tittel på lysarket og tekst. Ha høyest mulig kontrast mellom tekst og bakgrunn.
  • Tekst bør være kort, i “telegramstil”. Du skal forklare og utbrodere teksten, ikke bedrive høytlesing

• Bryt ned Complication trinnet i mulige delkomponenter og deres bidrag til problemet. Hvis vi for virksomhetens viktigste produkt har et forventet underskudd, så kan dette f.eks. brytes ned i a) Redusert totalmarked og forventet redusert salg totalt antall enheter i år vs. i fjor, b) Nye konkurrenter har resultert i prispress og redusert total salgsinntekt, c) økte råvarepriser har redusert profittmarginen

I Resolution delen av presentasjonen gir vi vår(e) anbefaling(er) til å snu skuta. For forslag som er ubehagelige og kan ende i negative løsninger som kutt i ansatte og ansattgoder, så er en “MECE” presentasjon her er nødvendig for å gi løsningsforslag nødvendig autoritet og tyngde: Alle stener er snudd i jakten på løsningen som gjør “minst vondt”. Et svært sentralt poeng i Resolution-delen av presentasjonen er å få frem at om «vi» (avdelingen, virksomheten, m.v) skal lykkes i endringsreisen, så er det «jeg» (individet) og min personlige endring og innsats som til sammen utgjør «vi».

Da har vi strukturert opp en presentasjon som er tuftet på beste praksis. «SCR» strukturen og lysarktipsene over kan hjelpe oss med å få frem de sentrale spørsmålene «hvorfor», «hvem», og «hvordan» vi nå står foran en endringsreise for virksomheten og den enkelte.

Hvor godt vi får frem budskapet vårt og den tiltenkte effekten i presentasjonen er naturlig nok også avhengig av våre egne talegaver og ferdigheter innen presentasjonsteknikk.

Til å hjelpe oss med selve fremføringen, så har dette minikurset i to deler gode tips: Presentasjonsteknikk Del 1

Tekst: Vidar Degrum, forretningsrådgiver, TietoEvry.