Forklar konteksten

Fortell medarbeideren at du ønsker en innsjekk for å forstå hvordan hen har det og hvordan du best kan gi støtte. Du kan for eksempel si at du setter stor pris på å ha vedkommende med på laget, og at du ønsker at hen tenker på følgende før møtet:

  • Hvordan har du det på jobb generelt?
  • Hvilken del av jobben din trives du best med? Og hva liker du minst?
  • Får du til å balansere jobb og fritid?
  • Hva har vært den største utfordringen dette året?
  • Hva kan jeg gjøre annerledes for å støtte deg og teamet?
  • Føler du at du lærer og vokser her? Hvis ikke, er det noe jeg kan gjøre?

Mental overgang til samtalen

Vår evne til å lytte og være påkoblet er i stor grad påvirket av vår sinnstilstand når vi går inn i en samtale. Hvis du er stresset, er det lite sannsynlig at du vil være til stede og empatisk med andre. Legg vekk eventuelle distraksjoner, som datamaskinen og telefonen.

Begynn med å uttrykke hensikten for møtet, og minn personen på at du er der for å lytte, forstå opplevelsen deres og for å se om det er noe du kan gjøre for å forbedre den. Start med å stille et av spørsmålene du ga dem før møtet. Mens teammedlemmet ditt deler sine erfaringer, lytt (virkelig).

Deretter kan dere feire og reflektere over hva som fungerer:

"Jeg har virkelig likt å jobbe hjemmefra, jeg føler at jeg da er mye mer effektiv."

  • Feir: «Det er flott å høre, jeg føler det på samme måte.»
  • Reflekter: "Hva tror du har utgjort forskjellen?"

Se etter skjulte forpliktelser

Hvis personen begynner å dele frustrasjoner, unngå å foreslå løsninger. Lytt i stedet til deres utfordringer, og spør hva dere kan gjøre for å løse det sammen:

"Jeg føler at jeg gjør det samme hver eneste dag, og jeg kommer ingen vei i karrieren."

  • Feir: "Jeg skjønner at du ønsker å vokse, og akkurat nå føler du at det ikke skjer."
  • Reflekter: «Hva tenker du at vi kan gjøre som vil gjøre en forskjell for deg?»

Bli enige om neste trinn

I de siste ti minuttene av samtalen kan dere snakke om de neste trinnene. Hvis det er flere ting dere ikke fikk tid til å diskutere, planlegg et nytt møte. Skriv ned eventuelle oppfølgingshandlinger skriftlig slik at medarbeideren vet at du virkelig har hørt dem. Selv om dette kan føles som noe du ikke har tid til, så har du ikke tid eller råd til å la være.

Les også: Skal man lykkes som leder, er det to forhold som er spesielt viktige. - ledernytt.no

 

Tekst: Cecile Hammernes  Foto: Istock.com  Kilde: hbr.org