Jobb smartere fremfor mer – med mindre stress

Vi mennesker er skapt for å tåle stress. Stress gjør oss oppmerksomme, årvåkne og i bedre stand til å gjennomføre de utfordringene vi møter i løpet av en dag. Det gjør oss i stand til å yte vårt beste, forteller psykologspesialist Mari Norman.

– Vi mennesker tåler helt fint dager der vi stresser mer enn vanlig, og vi tåler også å gå igjennom perioder med forhøyet stress. Stress kan sammenlignes med trening. Trening er bra for helsen vår, men de som trener mye, vet at restitusjon er like viktig som trening for å unngå skader. På samme måte er vi avhengig av å restituere eller klare å roe ned etter en periode med høyt stressnivå. Utfordringene oppstår når man etter perioder med forhøyet stress ikke klarer å senke stressnivået, slik at man blir gående med et kronisk forhøyet stressnivå i kroppen. Heldigvis er dette noe man kan jobbe med, og det er mulig å lære seg teknikker som hjelper oss å roe ned.

Norman påpeker at det finnes ulike typer stress.

– Det positive stresset er ofte forbundet med gode følelser der man blant annet er giret, «på» og har lyst til å yte. Det negative stresset kjennetegnes ofte av en følelse av å miste kontroll, at man ikke lenger føler man presterer på det som forventes eller ikke lenger kjenner på mestring. Negativt stress følges ofte av følelser som frykt, avmakt, angst, fortvilelse eller energiløshet. Dette vil si at hvordan vi tenker og føler rundt ulike situasjoner, i stor grad påvirker hvor stresset man blir, og det betyr at det er veldig individuelt hvilke situasjoner vi mennesker opplever som stressende.

– Dersom vi først har vært veldig stresset en periode, vil paradoksalt nok hjernen vår ofte jobbe litt imot oss. Det blir vanskeligere og vanskeligere å roe ned, hjernen vår higer etter å holde på det høye aktiveringsnivået. Samtidig blir terskelen vår for å kjenne at vi overveldes av stress, lavere. Ikke minst kan hvordan vi tenker og føler rundt ulike situasjoner, endres. Utfordringer vi tidligere ikke ble så påvirket av, kan plutselig virke uoverkommelige. Men dette er noe det går an å endre på med blant annet stressmestringsteknikker.

Cecilie Thunem-Saanum har flere smarte verktøy for hvordan man kan jobbe mer effektivt. Blant disse er pomodoro-teknikken.

– Her skal en jobbe i 25-minutters bolker, med fem minutters pause mellom hver økt – for deretter å ta et kvarter pause etter fire økter á 25 minutter. Utfordringen er at denne teknikken er fin i teorien – men for mange fungerer den ikke i praksis, om den skal tas bokstavelig. Svært mange har en jobb hvor de bør være tilgjengelige, og hvor de i perioder må multitaske, selv om vi vet at monotasking gir større effektivitet og presisjon i arbeidet.

– Jeg pleier derfor å anbefale elementer fra pomodoro-teknikken; ta to til fire 25-minutters økter per dag, hvor du jobber konsentrert og uavbrutt med en oppgave. Deretter kan du gå tilbake til å veksle mellom oppgaver, svare på mail og ringe tilbake til dem som har prøvd å nå deg mens du var utilgjengelig i 25 minutter.

1-3-5

– Dette er en enkel og veldig konkret metodikk for å prioritere oppgaver. Velg en stor hovedoppgave, tre mellomstore oppgaver og fem små som skal gjøres i løpet av et gitt tidsrom. Det kan for eksempel være hovedmål for dagen. Ettersom det for mange av oss er vanskelig å begrense oss til bare fem småoppgaver, kan det være lurt å dele dagen (og dermed oppgavene) inn i faser: Sett for eksempel et 1-3-5-mål for formiddagen. Dersom du klarer å komme i gang med hovedoppgaven, samt begynne på en eller to mellomstore og fullføre de fem små, kan du etter lunsj fylle på med fem nye småoppgaver, mens du beholder 1- og 3-målene fra morgenen.

– Denne metodikken handler om å kategorisere oppgaver etter hvor viktige de er, og/eller hvor mye de haster. Det er et tankesett som jeg bruker ofte, når jeg trener andre på tidsstyring og prioritering. Alle oppgaver fordeles i matrisen etter disse fire kategoriene:

1. Viktig, og haster
2. Viktig, haster ikke
3. Haster, ikke viktig
4. Haster ikke, ikke viktig

– Så lenge vi har oppgaver i kategori 1, er det disse som skal prioriteres, naturlig nok.
Utfordringen for mange er at ad hoc-situasjonene kommer i veien – som avbrytelser, chat-vinduer, telefonen som ringer – (kategori 3), slik at vi forveksler de mindre viktige hasteoppgavene med dem som er viktige. Matrisen hjelper oss med å skille mellom kategori 1 og 3, men det forutsetter at planen brukes aktivt og bevisst. En avbrytelse eller annen ad hoc-situasjon kan selvsagt også være viktig, og hører da til i kategori 1.

– En annen utfordring for svært mange, er å klare å bruke nok tid på de viktige oppgavene (kategori 2), før de blir viktige oppgaver som også haster (kategori 1). Kategori 4 er undervurdert; her ligger ofte de noe kjedelige rutineoppgavene som vi ofte opplever som litt uviktige der og da, som for eksempel rapportering eller timeføring. Det som skjer når vi skyver på disse oppgavene, er at de fort kan flytte seg til kategori 1 når en tidsfrist nærmer seg.

– Jeg liker å kalle den et prinsipp fremfor en regel, fordi et prinsipp er en retningsgivende tankegang – noe som stemmer godt med «10-minutteren» / 10-minuttersprinsippet. Å ta ti minutter til å komme i gang med noe en må få unna, eller en oppgave som en gruer seg til, er en glimrende måte for å lure seg selv litt. For, setter du av ti små minutter, kan det fort skje at du kommer akkurat nok i gang til at du utvider tiden og dermed får gjort mer enn planlagt.

– Å skulle gjøre ti minutter med noe kjedelig, eller noe krevende, føles jo overkommelig – og dermed klarer vi å gyve løs. Resultatet blir i beste fall at du får gjort mer enn du hadde tenkt, mens om du kun holder deg til den tilmålte tiden, så har du i det minste kommet i gang. Da er det lettere å ta fatt på oppgaven igjen. Bare husk på at det krever mer tid og energi å ta opp igjen et gjøremål mange ganger, enn å jobbe i litt lengre økter når du først har funnet rytmen.

– Et viktig og effektivt tips for «ti-minutteren» er å ta en ti-minutter fra morgenen av, før du går i gang med noe annet. Velg det du har i tankene og som du føler du må få gjort, og gyv løs uten å åpne mail eller sjekke gjøremålslisten. Slik får du unna mentale distraksjoner, må-oppgaver eller hastesaker før du fokuserer på noe annet, avslutter Thunem-Saanum.

1. Husk å restituere: Jobb med å finne ut på hvilke måter du roer ned kroppen. Er dette ved å gå en tur i skogen, meditere, møte venner? Vi er alle ulike med hensyn til hva som hjelper oss å lande. Uansett hva som fungerer for deg, tren på at når du gjør dette, så skal du kun ha fokus på den tingen. Det å ha oppmerksomhet flere steder på en gang er stressende for hjernen vår. Dersom man både skal sjekke sosiale medier og gå tur, får man ikke roen man trenger. La hjernen din få litt pauser hver dag der den kun har fokus på én ting, jobb med å prioritere dette spesielt i de mest stressende periodene.
2. Jobb med egne tankemønstre: Dersom man skal bli bedre på å håndtere eget stress, må man finne ut hvilke tanker og forventninger som trigger følelsen av å ikke ha kontroll eller frykten for å ikke mestre. Gjennom dette kan man trene på nye måter å forholde seg til tanker følelser og situasjoner på, slik at de i større grad oppleves som håndterbare.
3. Husk på de 3 P’ene. Planlegg, prioriter, pauser. Start gjerne arbeidsdagen med 5-10 minutter planlegging. Lag en oversikt over hva som må gjøres, bør gjøres og kan gjøres. Vær realistisk og lag en plan som kanskje innebærer at noe av dette må droppes. Start med den oppgaven som er viktigst eller som du gruer deg mest til. Hjernen vår bruker unødig mye energi om vi utsetter eller gruer oss til ting, ikke minst PRIORITER pausene, selv på de travleste dagene.
4. Legg bort de umulige oppgavene: Grubling, bekymring og negative tanker er noe av det som i størst grad trigger negativt stress. Skriv en liste over alle grubletanker du har. Still deg selv spørsmålet: Får jeg gjort noe med dette? Hvis svaret er nei, tren på å legge det bort.
5. Oppmerksomhetstrening: Et av de beste verktøyene for å forebygge stress. I oppmerksomhetstrening trener man på å stoppe opp og være oppmerksomt tilstede her og nå. Gjennom dette trener man opp evnen til å mer fleksibelt kunne flytte oppmerksomheten bort fra distraksjoner som negative tanker og følelser. Dette hjelper kroppen vår til å regulere stressnivået ned, og vi kan få en bedre evne til å kunne velge hvilke tanker man ønsker å fokusere på, og hvilke tanker man kan legge bort.

Tekst: Cecilie Hals Hammernes   Foto: Ida Holo og Anne Elisabeth Næss