Legg til rette for de ansatte med en fleksibel arbeidsplass

Hvilken av disse to scenarioene tror du gir best resultater og trigger de ansatte mest? Scenario A – en rigid, regelstyrt arbeidsplass der alle klokker inn i åttetiden og ikke slipper ut igjen før klokka viser fire på ettermiddagen. Der pauser, rutiner og fravær er styrt av policyer og regler, slik at sjefen kan ha full kontroll på hva – og hvor mye – hver enkelt ansatt gjør. Eller scenario B – en fleksibel arbeidsplass der den ansatte selv bestemmer når hun kommer på kontoret, om hun da dukker opp i det hele tatt. Sykt barn eller tidlig henting i barnehagen er ikke noe problem – hun velger selv når hun jobber utenfor kontoret. Blir det behov for et møte på jobben, fikser de det enkelt via Skype.

Hva menes med fleksibel arbeidsplass?

Microsoft Norges tidligere HR-direktør, Kristin Ruud, har vært med på å bygge opp en arbeidsplass som i aller høyeste grad kan kalles fleksibel. Her har de tatt scenario B og satt det på speed.

Hva er egentlig en fleksibel arbeidsplass?

– Hvis man googler ordet fleksibilitet, får man inntrykk av at fleksibilitet er noe man som arbeidsgiver skal passe seg for på grunn av faren for å bli utnyttet. For oss i Microsoft betyr fleksibilitet stor handlingsfrihet, tillit og økt engasjement. Teknologiske løsninger legger til rette for en arbeidsplass tilpasset den enkeltes behov, mer fornøyde kunder og lønnsom forretning.

– For meg personlig handler fleksibilitet om muligheten til selv å kjenne på hvor og når jeg presterer best og hvordan jeg blir en bedre utgave av meg selv, på jobb og privat.

Ruuds erfaringer underbygges av studier som forskning.no har gjennomgått. Her fremkommer det at en fleksibel arbeidsplass og stor grad av frihet i hvordan arbeidet utføres, kan gi bedre helse og et sunnere liv. Studiene viser også at mindre fokus på når og hvor arbeidet utføres, får ansatte til å sove mer og ta bedre vare på seg selv. Når tid tilbrakt på arbeidsplassen ikke lenger regnes som et tegn på produktivitet, snus fokuset over til faktiske resultater, og dette har ofte vist seg å gi et arbeidsmiljø som fremmer sunne vaner og velvære. Mindre stress og færre konflikter mellom jobb og fritid kan gi større følelse av å ha kontroll på eget liv, ifølge forskning.no

Etter at Ruud startet i Microsoft for syv år siden, har hun gjort seg mange erfaringer når det gjelder effekten av fleksibilitet og frihet i jobben.

– Jeg har blitt mye bedre på å fokusere på det som er viktig og hvordan jeg kan bli en bedre utgave av meg selv. Jeg har blitt tøffere i prioriteringene og flinkere til å fokusere på de områdene som gir meg energi.  I tillegg er jeg mer til stede der jeg er og opplever at jeg har mer tid til rådighet.

– Endringen innebærer ikke at jeg jobber mindre enn tidligere, men kommer som et resultat av at jeg jobber annerledes. Tydelige mål og rammer for leveranse gjør at jeg vet hva som er forventet av meg, forklarer Ruud.

Der man tidligere holdt fysiske møter på arbeidsplassen eller hadde store kostnader til reise- og møtevirksomhet eksternt, har nå teknologien gitt helt nye rammer for kommunikasjon, noe Ruud også opplever hos Microsoft.

– Teknologi legger til rette for at jeg kan jobbe der hvor jeg er best. Jeg kan jobbe hjemmefra, og er likevel fullt ut deltagende i møter. Jeg kan legge opp oppgavene mine utfra hvordan jeg ønsker å løse dem og involvere kollegaer fra hele verden. Jeg kan reise mindre, gjøre mer, kommunisere med flere og samhandle mye mer effektivt.

– Jeg har med meg jobben i lomma, har tilgang til informasjonen og menneskene jeg trenger. Jeg kan ta unna oppgaver over en kaffe på kafeen på hjørnet, i stedet for å stå én time i bilkø mellom Sandvika og Lysaker. Jeg kan legge opp et møte på kveldstid over Skype, og ta dette fra sofaen mens barna sover. For meg er ikke jobben lenger et sted, men noe jeg gjør. Kontoret er et hyggelig sted å komme til, men ikke et sted jeg trenger å være for å arbeide.

– Begrepet «out of office» betyr nemlig ikke lenger hva det betydde tidligere. Det innebærer at jeg fullt ut er på jobb, men at jeg jobber fra et sted som gjør at jeg presterer enda bedre. Noen ganger er det på kontoret, andre ganger helt andre steder. Fleksibilitet er for meg hverdagslykke, fordi det gir meg mulighetene til å være god, både på jobb og privat.

Microsofts produkter handler jo nettopp om å legge til rette for produktivitet i en mobil hverdag, og dette er noe Ruud også ser klare effekter av på arbeidsplassen. Hun fremhever at hos dem er jobb noe du gjør, ikke et sted du går til.

– Det betyr at du i praksis kan jobbe når som helst og hvor som helst. Friheten kommer selvfølgelig sammen med tillit, ansvar/tett på og sterke hverdagsledere.  Vi har svært tydelige rammer for hva som skal leveres, og kan derfor også tilby stor frihet til å legge opp hverdagen, ut fra de oppgavene som skal løses, så lenge dette er tilpasset kunder, partnere og kollegaer.  Vi har bevisst bygget en kultur som gjør det mulig å tilby stor grad av fleksibilitet, og vi har teknologi som gjør deg tilgjengelig selv om du ikke er innenfor kontorets fire vegger.

– Vi ser at fleksibiliteten styrker en tillitsbasert og verdidrevet kultur, og vi får igjen på arbeidsglede og økte prestasjoner. Medarbeiderne er stolte av å ha en moderne arbeidsplass, og vi opplever at dette også er med på å gjøre oss attraktive for unge talenter som er født inn i en global verden og har mobilitet og teknologi i blodet. Fremover tror vi helt klart at arbeidsgivere som tilbyr fleksibilitet er vinnere i kampen om de beste. Fleksibilitet sees ikke på som et gode, men som en forutsetning for å levere gode resultater og for å vokse og utvikle seg, forklarer Ruud.

 Fleksible fallgruver

All denne friheten og fleksibiliteten er jo vel og bra, men hva med fallgruver? Er det situasjoner eller effekter som ikke er like positive, og hvordan kan disse i så fall løses? Ruud peker blant annet på to konkrete fallgruver man opplever i Microsoft.

– Fallgruvene for oss er for det første at folk jobber for mye, i og med at man alltid kan være tilgjengelig. Vi har svært engasjerte medarbeidere som brenner for jobben sin, og som til og med tar kontakt hvis de har fått en sykemelding og spør om de er nødt til å bruke denne. En annen fallgruve er kulturonboarding. Det er viktig at nye ledere innlæres opp i hvordan vi gjør ting hos oss. At man ikke er fysisk tilstede, betyr ikke at man ikke er på jobb.

– Vi tror på at det nye arbeidslivet frigjør tid både jobb og privat, og kulturen, teknologien og løsningene våre gir mulighet for å tilby våre medarbeidere en effektiv og produktiv hverdag. Slik vi ser det åpner en fleksibel arbeidshverdag opp for nye måter å samarbeide på, flere muligheter til å kjenne på at «tiden strekker til», større grad av mestring og bedre resultater. Med fleksibilitet mener vi at våre medarbeidere har mulighet til å jobbe når som helst og hvor som helst.

– Tillit til ansattes kompetanse og ansvar er avgjørende. Klarhet om forventinger og mål, ingen tvetydighet når det gjelder forventinger til den enkelte rollen. En kommunikativ «tett på»-ledelse er enda viktigere når ansatte er ikke alltid på arbeidsplassen. Den grunnleggende forutsetning for virtuelt arbeid er selvsagt at selskapet har moderne teknologi og gode løsninger og en kultur som støtter opp rundt dette. Samtidig som vi tilbyr fleksible løsninger, er vi opptatt av at kontoret skal være et hyggelig sted å komme til. Vi er opptatt av at vårt kontor skal være tilpasset de behov du har for å utføre arbeidet på best mulig måte, og har mange sosiale arenaer for mingling og samhandling. Vi ser at veldig mange søker til kontoret, selv om man ikke trenger å komme til kontoret for å jobbe, forklarer Ruud. 

Enkelte ganger kan det være et gap mellom det ledelsen tenker om arbeidsplassens fortreffelighet, og det de ansatte faktisk opplever i praksis. I følge Ruud henger dette godt i hop i Microsoft.

– Responsen fra våre kollegaer er svært god, og viser at fleksibel arbeidshverdag styrker en tillitsbasert og verdidrevet kultur, gir arbeidsglede og økte prestasjoner. Den enkelte opplever å bli sett, hørt og inkludert, og er svært stolte av å jobbe i Microsoft. Vi er veldig opptatt av å «lære opp» nye ledere og medarbeidere i vår måte å jobbe på, både når det gjelder kultur og teknologi.

– Vi lar også de ansatte i stor grad påvirke utformingen av nye kontorlokaler som vil stå ferdig i Bjørvika i 2019. Kontoret vil spille en helt ny rolle på fremtidens arbeidsplass, og derfor bytter selskapet ut tradisjonelle kontorplasser med utvidede arealer til teamarbeid og verdiskapende aktiviteter sammen med kunder og partnere for å legge opp til neste nivå av fleksibilitet. I fremtiden vil ikke medarbeiderne våre reise på kontoret for å svare på e-post!

– Vi opplever at kollegaer som slutter hos oss, virkelig savner det moderne arbeidslivet, og at det er vanskelig for dem å gå tilbake til en mer tradisjonell måte å jobbe på. Vi tror at dette er viktig for å tiltrekke oss fremtiden talenter også – yngre generasjoner er jo født inn i en global verden der mobilitet og teknologi er en del av deres DNA, avslutter Ruud. 

Kristin Ruud er HR-direktør i Microsoft Norge, et selskap med rundt 300 ansatte med hovedkontor på Lysaker i Oslo. Ruud har bred erfaring fra organisasjons-, leder- og talentutvikling.

TEKST: Inger Lise Kontochristos