medarbeidersamtalen

Dette begrunnet de med at de aller fleste bedrifter som gjennomfører medarbeidersamtaler også er bedrifter som ofte har kommunikasjonsproblemer i hverdagen. Med denne påstanden har vi sett på en rekke av de cases, analyser og målinger som vi har gjennomført gjennom de siste årene, for å se om forskerne har litt eller mye rett i sin påstand.

Om du går i deg selv og stiller spørsmålet - når møtte du sist noen som har sagt;
” jeg er kjempefornøyd med medarbeidersamtalen jeg hadde med sjefen. Den var så oppklarende. Vi gjennomgikk alle mål og tiltak som vi hadde satt tidligere, i tillegg satte vi nye mål for det neste året”?
Jeg må faktisk innrømme at jeg aldri har hørt noen si, verken dette eller noe i nærheten.

Ofte hører vi: ” ja det var greit, det er ok eller det er jo den eneste gangen de han/hun tar seg tid til å snakke med meg”. Og det er tid som oftest er den viktigste av unnskyldningene, til ikke å følge opp medarbeidersamtalene.

Som sagt var jeg med på en konferanse hvor nettopp medarbeidersamtaler var tema og der kom påstanden, ”En hver bedrift som trenger medarbeidersamtaler er en syk bedrift!”. Videre sa de to forskerne: ”Løsningen ligger i hverdagssamtalen”!

Med dette i tankene har jeg reflektert litt over hva vi har opplevd hos våre kunder gjennom de siste åtte årene og jeg må nok innrømme at disse to forskerne har rett i veldig stor grad. De bedriftene som har godt kommuniserte strategier, mål og som samtidig er gode på generell intern kommunikasjon, har ikke samme behovet for medarbeidersamtaler som andre. Videre ser vi også at de av bedriftene som er svake på dette punktet, også har mindre tilfredse medarbeidere. Faktisk får også lederne dårligere tilbakemeldinger på mange av disse undersøkelsene.

Dog må jeg også innrømme at det ikke alltid er bedriftene som er ”syke”, dette handler nok i større grad om kvaliteten på lederskapet enn kvaliteten på de ansatte. 

Først er det viktig å understreke at i vårt arbeid har vi opplevd en mengde bedrifter med utrolig dyktige ledere, men i denne sammenhengen er det kun noen få som er bevisst på nettopp dette ordet ”hverdagssamtalen” og effekten den kan ha. Noen ledere tenker ikke på at de praktiserer nettopp hverdagssamtalen i sin kommunikasjonsform, de bare er slik.

Premien for denne væremåten er at de ofte skårer svært høyt ved gjennomføring av medarbeiderundersøkelser.

Het er et konkret eksempel fra en av våre kunder. For noen år siden var vi på et møte hos en kunde i IT-bransjen. Her drøftet vi behovet for hjelp til å utvikle og kommunisere en ny strategisk plan. Sjefen hadde gitt uttrykk for at han ikke var spesielt god på formidling av strategi og var derfor usikker på hvordan han skulle gjennomføre dette. Da vi var ferdig med møtet og tok farvel i resepsjonen overhører sjefen en av sentralborddamene sine si i telefonen:

”Nei, Hansen har gått for dagen og er ikke tilbake før i morgen”.

Sjefen likte ikke denne formuleringen og gikk straks bort til sentralborddamen og sa følgende:

”Kan jeg få lov å komme med et lite tips. Siden klokken ikke er mer enn 11:00 på formiddagen ønsker jeg ikke at vi sier at ”noen har gått for dagen”. Er det ikke bedre å si: ”Hansen er i eksternt møte resten av dagen, men kommer tilbake i morgen. Kan jeg få lov å ta en beskjed.”
Hva tror du? Vi ønsker jo å fremstå som kundeorienterte og vennlige. Det kan kanskje misforstås om vi bare sier han har gått for dagen”.

Så bra, tenkte vi. Dette er jo kommunikasjon i hverdagen av en liten del av bedriftens strategi. Når vi påpekte at den måten han benyttet ”hverdagssamtalen” til å formidle en liten del av sin strategi og mål på var veldig bra, ble han litt forundret og sa; ”ja, men dette var jo bare en beskjed!”

Nei, - dette var ubevisst kommunikasjon av mål og strategi i hverdagen.

Et annet eksempel er fra bokbransjen. Etter en fusjon ble det gjennomført medarbeidersamtaler og alle var optimister og gledet seg til denne nye organiseringen. To år etter har ingen av medarbeiderne hørt et ord som oppfølging. Ikke rart at de lurer på hva som skjer.

”I hvilken grad er du tilfreds med din medarbeidersamtale?”
Dette er et spørsmål vi har benyttet hos et stort antall av de bedrifter vi har gjennomført undersøkelser hos. Når vi oppsummerer resultatet ligger snittet på ca 4,1 (på en skala fra 1-6). Altså ikke spesielt godt, på et ellers viktig spørsmål.

”I hvilken grad er du tilfreds med oppfølgingen av din medarbeidersamtale”
Her er resultatet nedslående - kun 3,3 i snitt.

Hva er eller kan være årsaken til dette? Ut i fra vår erfaring er det to, kanskje tre områder som skiller seg ut. Tid, kompetanse og at lederne ikke måles konkret på dette området. Vi ser helt klart at de ansatte oppfatter at ledere ikke har tid til å følge opp. Personlig tror jeg at det er noe mer komplekst og at det er en sammenheng mellom tid og bedriftens måleområder. I tillegg ser vi at mangel på strategi også er en klar årsak. Altså at det ikke er sterkt nok fokus på hva ledelsen ønsker å oppnå gjennom resultatene fra denne prosessen.

Vi er ganske sikre når vi anbefaler at man må begynne med strategien. Har man ikke en tydelig plan, blir det jo vanskelig å styre medarbeidersamtalen. Hva er ledelsens mål i forbindelse med intern kommunikasjon og oppfølging? Hvordan er den planlagt å gjennomføres? Når bedriften ønsker å benytte medarbeidersamtaler, må nødvendige ressurser tilgjengeliggjøres. Her tenker vi på ressurser avsatt i budsjettene, i tillegg til kompetanse, strategisk forankring og ikke minst tid. 

Dessverre er det langt mer komplekst og ikke minst viktig å forstå hvordan man som leder skal sy sammen de enkelte samtalene. For alle medarbeidersamtalene må jo forankres i strategien. Om ikke vil hver medarbeider ha et ”eget” mål som kanskje ikke er godt nok forankret i bedriftens strategi.

Vi sier ikke at man skal slutte med medarbeidersamtaler, langt i fra, bare forenkle dem kraftig slik at det blir tid til å følge dem opp. Samtaler med de ansatte er selvfølgelig viktig, men det er uten tvil langt viktigere å ha en god hverdagssamtale for å nå bedriftens mål. Den skal jo handle om hva som er viktig i dag, altså ”hver dag”, nettopp for å ta pulsen på organisasjonen og legge til rette for å nå morgendagens mål. Sett opp et program for hva hverdagssamtalen skal handle om, eksempelvis hver måned. Hva er viktig og hva skal det settes fokus på. I en butikk kan det være hvordan ”øyekontakt og mersalg” skal gjennomføres og trenes på i praksis. Eller for en bedrift med mange ansatt på kontor og i produksjon, sette fokus på hvordan utvikle en bedre atmosfære i virksomheten. Tema bør være forankret i strategien, både lokalt og totalt. Da er det lettere å måle utviklingen og resultatene på sikt.

Igjen velger vi å peke på lederne og ledelsen. Er lederne innstilt på å tilpasse seg en aktiv bruk av hverdagssamtale for å gjennomføre virksomhetens strategi? Husk at alle endringer av interne prosesser krever tid og ressurser. Vi sier vær oppmerksom på at det kan være de som vil motarbeide denne formen for kommunikasjon, både høyt oppe og langt nede i bedriftens ledelse.

Igjen så handler dette om å måle. Måle på gjennomføring både totalt og lokalt i avdelingene. Sammenligne resultatene og benytte avviket til å sette fokus på nye tiltak.

Hverdagssamtalen kan også være et nyttig verktøy som oppfølging av medarbeidersamtalen, men har du begrenset med tid og ressurser, velg hverdagssamtalen.

Tekst: Ingar Næss.  Foto: Istock.com