Det er ikke alle som har troen på medarbeidersamtalen. For noen har det blitt et pliktløp. For andre har det blitt et dynamisk verktøy for bedre samhandling og er noe av livsnerven i bedriften. Hva er myter og hva er sannhet?

For det første, når vi hører rykter om dårlige erfaringer med medarbeidersamtalen og påstander om at den ikke har noen verdi, kan vi med fordel stille et kritisk spørsmål: er denne referansepersonen representativ for de som faktisk gjennomfører motiverende og utviklende medarbeidersamtaler? Åpenbart ikke, ellers hadde de ikke tilhørt den kategorien med dårlige erfaringer. Ergo er det bedre å spørre noen som lykkes om hva de gjør riktig. 

Let etter årsaker- der ligger løsningen

Vi kan også spørre om årsaken til at det er slik? Hvorfor har noen dårlige erfaringer med medarbeidersamtalen og andre ikke? Igjen handler det om hva en medarbeidersamtale består av- er det en motiverende sam-tale? Det gjelder å sette seg inn i hva som er en god samtale og hva som ikke er det. Det er ikke sikkert du er født til å være en utpreget god samtalepartner selv om du er en dyktig leder, men økt bevissthet rundt egen kommunikasjonsstil er viktig.  

Så hva er en god samtale og hva er ikke en god samtale? Hvis en medarbeidersamtale skal ha en verdi ut over øyeblikket, og effekt som resulterer i praktiske, konkrete resultater, altså fungere motiverende, må den gjennomføres med åpenhet og aksept, og samtidig en avklaring av utfordringer eller uenigheter rundt arbeidsmetode. Hva er motiverende og ikke for den som skal utføre jobben? Hva er forbedringspotensialet? Hvordan forbedrer vi? Det er dette vi har kursholdere og konsulenter til, og mye kompetanse er tilgjengelig gratis i dag. Det må ikke koste dyre dommer. Man leser seg opp og trener i hverdagen- kontinuerlig. Kommunikasjon er ikke noe man blir utlært i, det er et ubegrenset fagområde, kulturelt og personlig.

Det finnes mange spennende metoder for kommunikasjon og samtaler, for eksempel ROS (resultatoppfølgningssamtalen) som man kan trene på å anvende i samtaler med medarbeiderne. Det eneste det krever er at du ikke har forkastet metodene som ineffektive på forhånd og bestemt deg for at du ikke kan bli en superdyktig samtalepartner.

Myten om at medarbeidersamtalen ikke har noen verdi, gjelder altså ikke for dem som gjennomfører samtalene på en god måte med god effekt. Forfatterne Marianne Hauan Molstad og Tone Aarum Sæter har gitt ut boka «Medarbeiderundersøkelsen gjennomført- hva nå?» Boken gir god innføring i dialogmodellen som viser steg for steg hvordan du gjennomfører oppfølgning. Den gir innblikk i hvordan du kan bruke medarbeiderundersøkelser til å utvikle lederskapet og hva du som leder og virksomhet kan få igjen for dette arbeidet.    

Psykolog og HR-sjef i Sticos,  Erik Jullumstrø i kommer med gode tips til hvordan leder og medarbeider kan få mer ut av medarbeidersamtalen. Han spør om lederen kanskje lover for mye overfor medarbeiderne og så gjennomføres ikke lovnadene? 

«Medarbeidersamtalen er arenaen der leder og medarbeideren skal skape en meningsfull sammenheng mellom bedriftens og avdelingens mål på den ene siden, og medarbeiderens forventede prestasjoner på den andre siden»

Erik Jullumstrø

Våg å være tydelig og ærlig

«Tanken er god», men med gode tanker og løfter ment til å oppmuntre, følger et ansvar for konsekvensene hvis disse løftene ikke overholdes. Folk husker det. Ingen liker å bli lurt. Det er det som skjer når ledere ikke holder det de lover. Folk føler seg lurt og mister tillit. Motoren som skaper gjensidig tillit og engasjement slukner. Spesielt for sosiale mennesker er denne connection viktig. Nærheten og tilhørigheten kan fremme tydelig kommunikasjon.

Forutsigbarhet og nøkternhet kan også lønne seg i medarbeiderkommunikasjon. Ikke lov noe du ikke vet at du kan gjennomføre. Kommuniser presist og tydelig. Si heller -jeg skal prøve å få ordnet dette for deg, eller -jeg skal ta det videre, men det er ikke bare opp til meg. Gi deretter tilbakemelding fortest mulig. Ikke utsett det ubehagelige. Vær modig. Vær braveheart. Vis at du prøver. Det vil mange respektere deg for.

Å våge å være ærlig i kommunikasjonen gir deg som leder flere støttespillere. Det inngir troverdighet tillit og respekt. Alle som blir gitt muligheten til å forstå i gode og reflekterte samtaler, forstår at det er ikke alltid lett å være leder heller. Du ønsket dem det beste, men de trodde noe annet fordi du glemte å følge opp eller fikk ikke gjennom det du ønsket på et høyere nivå. Vær villig til å formidle de dårlige nyhetene også, og se at det bygger mer solide team preget av samhold, plikter og ansvar. Når du har myndighet, ikke utsett avgjørelsene. Hvis du må tenke over dem, så skriv dem ned eller noter dem i kalenderen. Ikke stol på hukommelsen når du vet at du har for mye å gjøre. 

Tekst: Anne Marie Presthaug / Foto: Istock.com