Hva er internkontroll
En internkontroll er kort fortalt en systematisk oppfølging av et omfattende HMS-regelverk som kommer til anvendelse på virksomheten. Dette innebærer for det første at virksomheten må være oppdatert på det til enhver tid gjeldende HMS-regelverk. For det andre plikter bedriften å kontrollere at virksomhetens faktiske tilstand og drift er i samsvar med HMS-lovgivningen.
Internkontrollens omfang
Hvem som omfattes av plikten til å ha HMS-internkontroll
Utgangspunktet er etter internkontrollforskriften § 2 at enhver virksomhet som faller innenfor de i bestemmelsen angitte lover, plikter å ha internkontroll. De lovene som omfattes av internkontrollen er el-tilsynsloven, sivilbeskyttelsesloven (dersom virksomheten har tilfluktsrom), produktkontrolloven, arbeidsmiljøloven, forurensningsloven, genteknologiloven, strålevernloven og brann- og eksplosjonsvernloven. I tillegg skal internkontrollen også omfatte de forskrifter som er gitt i medhold av nevnte lover. Dette gjør at internkontrollen vanligvis vil omfatte et meget stort regelverk.
Avgjørende for om man plikter å ha en internkontroll, og i så fall i hvilket omfang, vil avhenge om virksomheten faller innenfor ovennevnte lovverks anvendelsesområde. For eksempel gjelder arbeidsmiljøloven dersom en virksomhet sysselsetter en arbeidstaker. Dersom virksomheten er et enkeltmannsforetak, vil ikke virksomheten sysselsette arbeidstakere, og virksomheten vil da ikke ha noen plikt til å ha internkontroll på arbeidsmiljølovens område. Dersom virksomheten har ansatte, er det likevel ikke vanlig at alle forskrifter som er gitt i medhold av arbeidsmiljøloven kommer til anvendelse for den konkrete virksomheten, slik at heller ikke alle forskrifter vil måtte omfattes av internkontrollen.
Et generelt råd, og et naturlig utgangspunkt når man starter med arbeidet med en internkontroll, er å kartlegge hvilke regelverk som kommer til anvendelse på den konkrete bedriften. Dette gjøres normalt enkelt ved at man leser de innledende bestemmelsene i de enkelte lovene og forskriftene. Er man usikker på omfanget av plikten til å ha internkontroll, altså hvilke lover og regler som skal inngå i kontrollen, kan man med fordel søke bistand hos en advokat eller annen med kompetanse innenfor HMS.
Hvem som er ansvarlig for HMS-internkontrollen
Det er virksomhetens ledelse som har hovedansvaret for arbeidet med internkontroll. Dette vil normalt være en daglig leder, administrerende direktør eller andre i en ledergruppe. Selv om ansvaret er lagt til virksomhetens ledelse, er det ikke noe i veien for at ledelsen delegerer ansvaret for gjennomføringen av internkontrollen, herunder rettingsarbeid og etterkontroll, til andre ansatte. I denne forbindelse er det uttrykkelig angitt i internkontrollforskriften § 4 at arbeidstakere skal medvirke ved innføring og utøvelse av internkontroll. Det er for eksempel ikke uvanlig at en driftssjef eller ansatte i en driftsgruppe utfører rettingsarbeid etter å ha foretatt kontrollen.
Videre har man anledning til å sette internkontrollen ut på oppdrag til andre selskaper. Dette kan være hensiktsmessig der internkontrollen kanskje krever en særlig kompetanse, for eksempel i forhold til brann- og eksplosjonsvernlovgivningen. Man gir da en særlig kyndig person eller selskap i oppdrag å utføre den faktiske kontrollen, samt å utarbeide avviksrapporter, risikovurdering og handlingsplaner (se mer om dette nedenfor). Erfaringsmessig kan dette være en effektiv og hensiktsmessig måte å utføre hele eller deler av internkontrollen på. Det er likevel viktig å merke seg at det fortsatt er ledelsen som er ansvarlig for internkontrollen, og de som utfører denne på oppdrag kun anses som en medhjelper. Min anbefaling er derfor at ledelsen i virksomheten får en signert tilstandsrapport (bekreftelse om samsvar eller avviksmeldinger med tilhørende risikovurderinger og handlingsplaner) etter at internkontrollen er utført av medhjelperen.
Gjennomføring og krav til internkontrollen
Gjennomføring
Internkontrollen gjennomføres normalt i tre etapper. Først utarbeides HMS-dokumentasjon som normalt består av en rekke sjekklister som er basert på det aktuelle lovverk. Man lager altså en sjekkliste over forhold som skal kontrolleres, og kan dermed lett undersøke om virksomhetens tilstand er i ønsket stand. Det er flere forhold ved internkontrollen som skal dokumenteres skriftlig, dette redegjøres for nedenfor under “Dokumentasjonskrav”
Når man har skaffet/utarbeidet denne “sjekklisten”, foretas den faktiske kontrollen av virksomheten. Under denne kontrollen skal det undersøkes om den faktiske tilstanden i virksomheten er i samsvar med sjekklisten, og dermed også med gjeldende lovgivning.
Når man har foretatt denne fysiske kontrollen, skal virksomheten utarbeide avviksmeldinger, risikovurderinger og handlingsplaner. Dette gjøres ved at man noterer seg de avvikene man finner og foretar en vurdering av hvilke risikoer disse avvikene representerer, for eksempel kan avviket representere en fare for ansatte. Deretter settes opp en handlingsplan hvor man fører opp rettingstiltak i forhold til de avvikene man har oppdaget i en prioritert rekkefølge. Av denne handlingsplanen bør det fremgå hvem som er ansvarlig for retting av avviket, og det bør også settes en tidsfrist for rettingen.
Dokumentasjonskrav
Internkontrollforskriften § 5 angir at visse forhold skal dokumenteres skriftlig. For det første skal virksomheten i sin HMS-dokumentasjon fastsette mål for helse miljø og sikkerhet. Dette kan være overordnede mål som for eksempel å bedre arbeidstakernes arbeidsmiljø, men også mer konkrete mål som for eksempel å redusere sykefraværet i inneværende år. Et naturlig utgangspunkt for målsettingen vil være handlingsplanene man tidligere har utarbeidet etter utført internkontroll.
Videre skal man ha en oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder skal det være angitt hvordan ansvaret, oppgaver og myndighet for HMS-arbeidet er fordelt. Dette gjøres normalt ved at man utpeker en konkret person/stilling for å ha ansvar for kontroll, avviksmeldinger og retting på et nærmere angitt område.
Videre skal man skriftlig kartlegge farer og problemer (avvik fra lovlig eller ønsket stand) og vurdere disses risiko, og deretter utarbeide handlingsplaner for rettingsarbeidet ift disse avvikene. Dette er prosessen nevnt ovenfor hvor man foretar en kontroll av virksomheten og vurderer den faktiske stand opp mot de krav som er oppstilt gjennom lovgivningen.
Virksomheten skal også dokumentere skriftlig at man har iverksatt rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av krav fastsatt i eller i medhold av HMS-lovgivningen. Dette gjøres ved å lage den ovennevnte “sjekkliste”, samt å fastsette tidsrammer for når den faktiske kontrollen skal skje. Man kan for eksempel angi at det årlig skal foretas en gjennomgang av virksomhetens avfallshåndtering. (Dette kommer naturligvis i tillegg til en kontinuerlig overvåkning av de risikoer som måtte finnes i virksomheten.)
Endelig skal virksomheten dokumentere at det foretas en systematisk overvåkning og gjennomgang av selve internkontrollen. Dette for å sikre at internkontrollen fungerer som forutsatt. I praksis gjøres dette gjerne ved at man lager en “sjekkliste” for selve internkontrollen, hvor man sjekker at man har skriftlig dokumentasjon i samsvar med ovennevnte, at man gjennomfører den faktiske/fysiske kontrollen og at rutinene med kontroll, avviksmeldinger, risikovurderinger og handlingsplaner er tilstrekkelig gode.
Konsekvenser av å ikke ha internkontroll
Dersom virksomheten unnlater å utarbeide og utføre internkontrollen, risikerer man for det første pålegg fra Arbeidstilsynet. Dette vil typisk være at Arbeidstilsynet setter en frist for å utarbeide en internkontroll, samt dokumentere at man følger denne kontrollen. Dersom dette ikke gjøres til tross for Arbeidstilsynets pålegg, kan virksomheten ilegges bøter, for eksempel dagbøter som løper frem til virksomheten kan dokumentere internkontrollen. Ved grove brudd på enkelte av de plikter som følger av HMS-lovgivningen, kan det i tillegg bli snakk om politianmeldelse.
Dersom virksomheten ikke allerede har et internkontrollsystem, anbefaler jeg å iverksette HMS-arbeidet så snart som mulig.
Av advokatfullmektig Sondre Melvold Andersen - Brækhus Dege Advokatfirma DA
