Slik hjelper du medarbeiderne dine med å skape et godt arbeidsmiljø

– På den motsatte siden finner vi det dårlige arbeidsmiljøet, preget av baksnakking, lite støtte, lite tilbakemeldinger, kanskje mye klaging, syting og misnøye. Medarbeiderne og lederne er ikke flinke til å se hverandre, det er dårlig kommunikasjon, dømmende holdninger og klaging på og kritikk av kolleger. Dette er en situasjon hvor man irettesetter ansatte i stedet for å lytte og være inkluderende og åpen.

– Du kan avdekke mye av dette i en arbeidsmiljøundersøkelse, samt å observere om det er enkelte ansatte som klager mye. Som leder handler det om å ta tak i dette og finne ut hva man gjør med dette, uansett om det er enkeltpersoner eller grupper som uttrykker misnøye. Man kan ikke bare la det skli ut. Det er også viktig å være bevisst på hvordan medarbeiderne har det, og ikke bare ha en medarbeidersamtale hvor du bare spør hvordan man skal nå målene. Spør hvordan de trives, og vær villig til å høre på svaret. Ikke bare anta at alt går greit.

– Ett av de mest grunnleggende behovene vi har som mennesker er jo å bli sett. Et eksempel er en leder som gjennom en medarbeiderundersøkelse oppdaget at det var bedre trivsel blant en del av personalet. Da han gikk inn og så på dataene, oppdaget han at den gruppen som hadde bedre trivsel, var de som hadde kontor langs den «ruten» han fulgte da han skulle på toalettet. Han pleide nemlig alltid da å stikke hodet innom kontorene langs denne ruta og slå av en jovial småprat. Men det førte jo til at alle de andre følte seg litt oversett, for han passerte sjelden langs de andres arbeidsplasser – de lå rett og slett ikke på ruta hans mellom hans kontor og toalettet.

– Mange får tiden sin oppspist av de daglige gjøremålene som man ser på som sin viktigste arbeidsoppgave. Som leder trenger du ikke nødvendigvis å servere svaret til de ansatte, men heller stimulere dem til å tenke selv. I utgangspunktet er det litt mer arbeid, for det innebærer å stille flere spørsmål og få dem til å tenke selv. Det krever mer i begynnelsen, men etter hvert blir medarbeiderne mer selvgående, fordi de lærer seg å finne løsninger på problemer selv i stedet for å gå til lederen.

– Når jeg har trent ledere i coaching, ser jeg gang på gang at når de kommer inn i den måten å tenke på, spør de seg selv hvorfor de ikke har gjort det slik hele tiden. Veldig ofte ser man at det er små justeringer som skal til for å forbedre et arbeidsmiljø. Mange stiller også de riktige spørsmålene uten å være interesserte, de spør fordi det står i stillingsbeskrivelsen. Men noen er faktisk interesserte. Og man merker lett forskjellen på om det er noen som genuint bryr seg – og noen som egentlig ikke bryr seg. Det må gjøres av riktige årsaker.

Høiland Lode forklarer at å stimulere til handlekraft er et godt å sted å begynne for å skape et bedre arbeidsmiljø. Hun nevner det velkjente begrepet «kos med misnøye», et miljø hvor medarbeiderne nærmest koser seg med å klage, både på seg selv og på andre i så stor grad at de nesten ikke får gjort noen ting.

– En ting er å avdekke et slikt miljø, men utfordringen er å snu det. Handlekraft handler om å komme seg bort fra kritikk, klaging og unnskyldninger, og over til å finne løsninger, se på hva som virker og sette søkelys på det man faktisk kan få til. Det handler om bevisstgjøring og en prosess som gjør at de får mer handlekraft, de får gjort mer, og misnøyen og det dårlige miljøet blir mindre. Men det er ikke noe en leder kan bestemme. Du kan gjerne innføre det, men dette er et valg som må tas av hver enkelt medarbeider. De må ha lyst på en bedre arbeidshverdag, og ikke gå rundt og klage og bruke tid på kos med misnøye.

– De må innse at dette er ikke bare noe som går ut over seg selv og arbeidsmiljøet sitt – det er også noe de tar med seg hjem etter arbeidstid. Og da våkner folk gjerne litt opp. De fleste tenker «What’s in it for me?». Når de innser de at det også rammer privatlivet sitt, så er det noe å hente for dem personlig. De tapper seg for kraft og energi, og kommer hjem fra jobben helt tomme. Man må få de ansatte til å innse at ja, det kan godt være ting på arbeidsplassen som er feil, men da gjelder det å finne muligheter og løsninger på problemet. Kan jeg gjøre noe med dette? Vil jeg gjøre noe med dette? Og vil man ikke gjøre noe med det, så er det snakk om å finne en form for aksept. Ellers bruker man bare masse energi på det.

– Alle på en arbeidsplass bør også være bevisste på at de kan være en trivselsfaktor. Er du en person som lyser opp og varmer opp rommet når du kommer inn? Eller er du mer som et sort hull som suger alt lys og varme ut av rommet? Vi hadde en gang en ledersamling, i et rom med glassvegger ut mot korridoren. En av lederne pekte ut mot korridoren og sa: «Se, der går Lavtrykket!» Det var da snakk om en person som var konstant negativ. Spørsmålet er om du vil være et lavtrykk i bedriften din, eller om du vil være en trivselsfaktor.

–  Så er det også viktig å vise respekt ovenfor kolleger. Og selve ordet respekt – re-spekt – betyr egentlig å se på ny. Ofte ser man ikke andre for hva de er – vi har en tolkning, en merkelapp på andre mennesker. Dette gjør at allerede før Kari har åpnet munnen, så har vi en klar oppfatning om hvordan Kari er. Og så filtrerer vi det Kari sier gjennom oppfatningen vi har av henne, i stedet for å ha respekt og se henne på ny i den situasjonen. Dette gjelder både på jobb og i andre relasjoner. Vi må klare å fjerne merkelappene og la folk få lov til å få en sjanse.

– Det foregår en konstant tolkning underveis fra du sier noe og til jeg oppfatter hva du sier. Og det er den tolkningen som ofte gjør at vi ofte kommer i en dømmende holdning, hvor man ser hevede øyenbryn på hva noen sier, man antar at noen ikke er interesserte, uten at man faktisk helt vet hva de egentlig mente. Derfor er dette med kommunikasjon så viktig. Det å sjekke at du faktisk har forstått det den andre sier, og ikke bare gå ut ifra at det er dette vedkommende mener. Det er noe alle mennesker kan være mer bevisste på for å være en god bidragsyter for å skape et godt miljø rundt seg. Det gjelder både på arbeidsplassen og i privatlivet.

Høiland Lode understreker at det å gi tilbakemeldinger også er svært viktig – å se de andre når de gjør noe bra. Det er kanskje først og fremst lederens oppgave, men å bli sett av kollegaer er også viktig.

– Lederen må skape rom for suksesser – og mange synes at suksess er et vanskelig ord. Men suksess går egentlig bare på ting som du har fått bra til. Når du starter et møte med å fokusere på ting dere får til, så gir det en annen dynamikk i en gruppe enn når du starter et møte med et problem som må løses. Starter du med noe positivt, så gir det en annen energi inn i møtet, og det viser at det er lettere å løse problemet når man deretter kommer til det.

– Før du går hjem for dagen, ta et øyeblikk til å reflektere over hva du faktisk har fått til i dag, hva du er fornøyd med. Ta vare på det du har gjort bra og sett fokus på det. Vi har ikke sjanse til å absorbere alle de millionene av biter med informasjon som suser fordi oss hver dag, så da er det viktig å ta med seg og lagre det som er positivt, enn å huske alt det du ikke rakk å gjøre eller ikke gjorde bra nok. Det fokuset du har, gjør at du vil legge merke til mer av det. Fokuserer du på det positive, vil du også lettere legge merke til andre ting som er bra. Ledere som ikke har noe direkte oppfølgning av de ansatte, har kanskje enda mer igjen for å lede seg selv på den måten. På den måten kan alle bidra til å skape et bedre arbeidsmiljø.

– Hjemmekontor har kommet for å bli på mange arbeidsplasser, og da er det viktig å ha en god kommunikasjon med medarbeiderne, uansett om de jobber hjemmefra eller er fysisk til stede på kontoret. Det er nok mer krevende å se alle ansatte når noen jobber hjemmefra, men det er likevel mulig å gi tilbakemeldinger og stille noen krav, eller gi noen utfordringer. Slik at den ansatte kan jobbe mot et mål, og deretter innrapportere at jobben er utført og få en tilbakemelding på det. Bruk tid på å anerkjenne det som folk faktisk har fått gjort. Det føles godt å dele den innsatsen du har gjort, godt å vite at det er noen som er interessert i det, ikke at du bare er en liten brikke i et stort maskineri som skal levere. Å få tilbakemeldinger og anerkjennelse er mye viktigere for de ansatte enn eventuelle frynsegoder man måtte få, avslutter Lode.

Det å gjøre andre gode er lederes ansvar. En leder må tenke:

• Hvordan kan jeg gjøre deg god?
• Hvordan kan jeg finne ut hva du har behov for?
• Hvordan kan jeg snakke til deg på en måte som gjør at vi får en god samtale?

Tekst: Inger Lise Kontochristos  Foto: