Snakk med medarbeiderne om hvordan dere vil ha det

Elisabeth Ege, direktør i Akan kompetansesenter, forteller at de ansatte er virksomhetens viktigste ressurs, og at en av de viktigste oppgavene en leder har, derfor er å ivareta de ansatte.

– Å forebygge og håndtere problematisk bruk av alkohol i virksomheten er både økonomisk lønnsomt og sosial bærekraft i praksis. Forskning viser at problematisk alkoholbruk hos bare én eller noen få ansatte, kan forårsake store økonomiske, sosiale og praktiske problemer for arbeidsplassen.

– Ofte ser vi for oss konsekvensene der en ansatt har et alkoholproblem eller en avhengighet. Men alkoholbruk kan være problematisk og føre til negative konsekvenser lenge før det blir en avhengighet. For eksempel en jobbfest hvor en ansatt drikker for mye og skaper ubehagelige situasjoner for sine kollegaer, eller for kunder dersom det er representasjon. Det kan få betydning for bedriftens omdømme og relasjoner. Som leder må du reagere på det du opplever av negative konsekvenser og håndtere disse.

Elisabet Ege forteller at et første og viktig steg for å skape en trygg og ivaretakende kultur, er at leder tar initiativ til en samtale om hvordan man ønsker å ha det på arbeidsplassen. Hva er greit og ikke greit når vi drikker alkohol sammen? 

Ifølge Ege bidrar også systematisk forebygging og tilbud om hjelp til ansatte med utfordringer, til å holde folk i jobb.

– Bedrifter som jobber på denne måten, forteller oss at både det forebyggende arbeidet og de konkrete tiltakene for de enkelte har en positiv effekt på arbeidsmiljøet. Vi vet at mange ledere ønsker å ivareta og hjelpe ansatte med utfordringer. Ivaretakelse er helt i tråd med dagens relasjonsbaserte ledelsesfilosofi. Det handler om å gi medarbeiderne støtte, veiledning og utviklingsmuligheter, samt omtanke og empati for den enkeltes situasjon på jobben. I tillegg er vår erfaring at en ivaretakende kultur fører til større åpenhet, og dermed gjør det lettere for ansatte å be om hjelp selv og å gi bekymringsmeldinger. 

– I et samfunnsperspektiv er arbeidslivet en unik arena for forebyggende arbeid. Majoriteten av den voksne befolkningen er i arbeid, vi har rutiner, klare roller og ansvar. Muligheten for tidlig å fange opp problematisk bruk er derfor stor, forutsatt at vi har bevissthet, kunnskap og kjenner hverandre.

Selv har jeg gode erfaringer med jevnlige formelle og uformelle samtaler med mine medarbeidere. Det gir meg viktig innblikk i hvordan den enkelte har det. Hva inspirer for tiden? Er det noe som oppleves utfordrende? Hvordan går samarbeidet med kunder og kolleger? Disse jevnlige samtalene setter meg i stand til å fange opp medarbeiderens situasjon og eventuelt behov for støtte.

På spørsmål om hvilke utfordringer alkoholmisbruk kan ha for norsk næringsliv, svarer Ege at dette blant annet kan dreier seg om kostnader knyttet til fravær og ineffektivitet som følge av alkoholbruk dagen før, omdømmerisiko, sikkerhetsrisiko, ikke minst arbeidsmiljøbelastninger og sosiale kostnader.

– Samtidig vet vi at alkoholbruk bidrar til at vi senker skuldrene og praten går lettere. I jobbsammenheng kan bruken ha positiv effekt på trivsel og arbeidsmiljøet.

– Beregninger viser at problematisk bruk av alkohol koster arbeidslivet minst 1,1 milliarder norske kroner hvert eneste år. Summen fordeler seg med 544,3 millioner årlig knyttet til ineffektivitet, og 511,3 millioner årlig knyttet til fravær som følge av alkoholbruk dagen før. 

– I en omfattende studie blant norske arbeidstakere oppgir 5,5 prosent at de har måttet overta en kollegas oppgaver grunnet alkoholbruk. I tillegg svarte 37 prosent at det er delvis eller helt problematisk at kollegaer drikker seg fulle på sosiale arrangement i jobbsammenheng. 11 prosent har følt seg ekskludert eller uteblitt fra sosiale jobbarrangement på grunn av kollegers drikking, og omtrent 7 prosent har opplevd å få uønsket seksuell oppmerksomhet av en beruset kollega, 4,8 prosent svarte de hadde opplevd å bli utskjelt av en kollega som hadde drukket og 1,9 prosent hadde opplevd å bli fysisk skadet av en beruset kollega. Dette er fakta en leder bør ha med seg i arbeidet med å bygge en trygg bedriftskultur.

Ege forklarer at et første og viktig steg for å skape en trygg og ivaretakende kultur, er at leder tar initiativ til en samtale om hvordan man ønsker å ha det på arbeidsplassen. Hva er greit og ikke greit når vi drikker alkohol sammen? Hvem har ansvaret når uønskede situasjoner oppstår, og hvordan skal slike situasjoner håndteres? Hvordan ønsker bedriften å hjelpe ansatte som utvikler problemer?

– Vi anbefaler en velprøvd modell, Akan-modellen, som mange virksomheter jobber etter, og som består av tre trinn: 

1. En policy (kjøreregler) for rusmiddelbruk og spill som ansatte kjenner 
2. Ledere som tar samtaler med medarbeidere de er bekymret for, så tidlig som mulig
3. Et tilbud om hjelp til de som utvikler et problem: Individuelle Akan-avtaler kombinert med tett oppfølging og tilpasset behandling.

– Vi mottar mange henvendelser fra ledere som ønsker veiledning og kurs i hvordan gjennomføre bekymringssamtaler. I fjor kurset vi cirka 2700 i hvordan gjennomføre bekymringssamtaler, i all hovedsak var dette ledere. Om ikke så lenge kommer vi med et nytt digitalt samtalekurs for ledere, som gjør det enda enklere for ledere å få trening og trygges i hvordan man går fram både før, under og etter disse samtalene.

– Vår erfaring er at mange ledere følger opp sine medarbeidere på en god måte. Men også at mange lar være eller venter unødvendig lenge med å ta samtaler med medarbeidere de er bekymret for. Et typisk eksempel fra en veiledningshenvendelse: En HR-medarbeider kontakter oss på vegne av leder. Det gjelder «Jannike», som ikke fungerer i jobben. Hun har en del fravær, og arbeidsutførelsen hennes stemmer ikke med stillingskravene. Innringer forteller at det er ekstra tidkrevende å følge opp «Jannike», og nå er hennes kolleger irriterte og slitne. De opplever det belastende å ha en kollega de ikke kan stole på. Leder har ikke snakket med «Jannike» om utfordringene, til tross for at situasjonen har pågått en stund.

– Årsakene til at ledere utsetter bekymringssamtaler er mange. Det kan være mangel på kunnskap om samtalens betydning eller hvordan de skal ta opp sin bekymring. Noen mener at alkoholbruk er en privatsak. Men den dagen bruk får negative konsekvenser for jobb, er det ikke lenger en privatsak. Da har leder et ansvar for å gjøre noe, og en samtale er en god start. Enkelte er redde for å ta feil, frykter at medarbeideren skal bli sint, eller at de risikerer å ødelegge en god relasjon. 

– I en undersøkelse blant 800 ledere som Respons Analyse gjennomførte for oss i Akan kompetansesenter i 2021, kom det fram at 39 prosent av lederne som hadde tatt en bekymringssamtale, ble møtt med takknemlighet for å bli sett. En høyere andel enn de som reagerte med sinne. Tar du bekymringssamtaler viser du at du ser og bryr seg om din medarbeider.

– I vurderingen av hvorvidt du skal ta en samtale eller ikke, kan det være lurt å snu på tankegangen. Hva vil skje om jeg ikke tar en samtale? Blir bekymringen min borte? Vil det gjøre min situasjon som leder lettere? Hvilke konsekvenser vil det ha for arbeidsmiljøet? For sikkerheten? For virksomhetens omdømme? Hva vil øvrige medarbeidere tenke om det ikke skjer noe? Hvilke konsekvenser vil det ha for min medarbeiders arbeidssituasjon og helse om ingen ting skjer? Handler bekymringen om problematisk bruk, vil det sjelden gå over av seg selv. Tvert imot, jo tidligere samtalen tas, desto lettere er det å få til endring. 

I oktober er det 60 år siden LO og NHO etablerte Akan kompetansesenter. Staten kom med året etter, forteller Ege.  

– De var opptatt av at problematisk bruk ikke lenger skulle feies under teppet, men løftes fram og løses med arbeidsplassen som arena. Siden den gang har det skjedd en enorm utvikling, i arbeidslivet og i måten vi jobber på. Vi er opptatt av å ha tett dialog med arbeidslivet, at våre tjenester er relevante og kunnskapsbaserte og at vi til enhver tid dekker behovet innenfor vårt felt. Blant annet har vi inkludert problematisk bruk av spill og dopingmidler fordi vi opplevde en økende veiledningsetterspørsel om disse temaene. Vi tilbyr nå flere digitale verktøy, og har flere under utvikling.  

– Problematisk bruk er fortsatt et tema for norsk arbeidsliv, og vi opplever en økende etterspørsel etter våre tjenester. Vi erfarer også at flere ledere i små og mellomstore bedrifter i privat sektor kontakter oss. Vi jobber bevisst med å øke kunnskapen i næringslivet om at det finnes velprøvde metoder og tjenester som gjør forebygging enklere.

– I vårt 60-ende år er vi stolte av at virksomheter som bruker oss, oppgir en overordnet kundetilfredshet på nivå med de aller beste. Virksomhetene opplever at våre tjenester inspirerer til forebyggende arbeid, gir dem ny kunnskap og har høy relevans. At bedrifter forebygger og håndterer problematisk bruk av alkohol, rusmidler og spill på en systematisk og god måte, fremmer enkeltmenneskers livskvalitet, øker nærværet på arbeidsplassen og sparer samfunnet for helse- og velferdsutgifter. Det er sosial bærekraft i praksis, avslutter Ege.  

Arbeidsmiljøloven pålegger arbeidsgiver å sikre at hensynet til arbeidstakers helse, miljø og sikkerhet blir ivaretatt. I tillegg bygger loven på omsorg for de ansatte. Som en del av dette er det også pålagt å kartlegge farer og problemer, og vurdere risikoforholdene i virksomheten, og å utarbeide og iverksette tiltak for å redusere risikoen. 

Tekst: Cecilie Hals Hammernes  Foto: Einar Røed-Nilsen  Illustrasjon: Istock.com