SØT-samtalen

Som leiar er det viktig å finna verktøy som fungerer for både deg og dine tilsette. Sjølv meiner eg at min eigen SØT-samtale er eit slikt verktøy. Her skriv eg om kva denne samtalen er og kvifor andre leiarar bør vurdere det same!

SØT-samtalen oppstod tidleg våren 2017, eit par månadar etter at Comfort Hotel Bergen Airport opna dørene for første gong. Ny-opning av eit hotell er ein ekstremt krevjande prosess og eg såg at me som leiargruppe fokuserte meir på brannslukking enn utvikling. Akkurat det var ikkje unaturleg når det var så enormt mykje som me måtte få under kontroll. Likevel var det viktig for meg å leggja til rette for at me også fokuserte på utviklinga av hotellet, fokuserte på å ta dei små stega kvar einaste dag for å sikra hotellet suksess.

LES OGSÅ: Mytene om medarbeidersamtalen

Fredag 28. april 2017 vart SØT-samtalen gjennomført for første gong med mine på den tida tre avdelingsleiarar. Målet den gongen var å sikre kontinuerleg forbetring i kvar avdeling på alt frå prognosekvalitet til avfallshåndtering. Vårt faste leiarmøte kvar veke skulle ha fokus på "the big picture", medan SØT-samtalen med kvar enkelt leiar skulle vera eit supplement som sikra detaljfokus i kvar avdeling. Frå dag éin har SØT-samtalen hatt fokus på at det er avdelingsleiaren sin samtale, ikkje min samtale som direktør. Den faste halvtimen kvar fredag vart deira garanti for å få snakka med meg om kva som har oppteke dei inneverande veke og kva som kom til å oppta dei neste veke. At fredag vart dagen for samtalen var heller ikkje tilfeldig, det vart viktig for meg at eg kunne få bort all frustrasjon og irritasjon hjå avdelingsleiarane før dei tok helg. Akkurat det er viktig for meg: ein skal ikkje ta med seg store problem inn i helga aleine!

SØT-samtalen er basert laust på coachingmodellen SØT som du kan lesa om i boka "Samarbeid og konflikt - to sider av samme sak". Modellen er like enkel som den er genial: 

LES OGSÅ: Medarbeidersamtalen 2.0 – et farvel til det gamle forhøret

Tida gjekk og hotellet tok dei utviklingsstega eg ville me skulle ta, og SØT-samtalen overlevde den hektiske opningsfasen. Talet på avdelingsleiarar eg skal snakke med har gått frå tre til seks personar, og tida eg brukar på dette har difor gått ein del opp. Eg er veldig oppteken av at tid skal nyttast verdifullt så eg hadde aldri fortsatt med dette om eg ikkje følte at det ga verdi. Eg har også spurt avdelingsleiarane om dei vil fortsetja med SØT-samtale, og tilbakemeldingane er utelukkande positive. 

SØT-samtalen er blitt eitt av mine viktigaste verktøy som leiar og noko eg skal ha kvar fredag med kvar enkelt i mi leiargruppe. Tretti minutt for kvar av dei er deira tid med meg kvar einaste veke for å sikre at me er på riktig veg, at deira sjølvkjensle er bra, og sist men ikkje minst sikra at dei kan ta frihelg utan å irritera seg over små og store problem!

Har eg tid til det kvar fredag? Kanskje ikkje, men eg må ta meg den tida!
Har avdelingsleiarane tid? Ikkje alltid, men det er når dei har dårleg tid dei har mest bruk for SØT-samtalen!

Mitt beste tips til deg som leiar er å skapa ein møtestruktur for samtalar ein-til-ein med dei som rapporterer til deg/dei du leiar.

I tillegg til SØT-samtalen har eg sjølvsagt også minimum éin gong i året ein Relasjonssamtale med kvar enkelt som dannar grunnlag for oppfølging gjennom året. Då er det heller ikkje berre éin time som er satt av, men heile tre timar inkludert ein lunsj utanfor hotellet. Prinsippet er det same, avdelingsleiaren styrer samtalen ut frå kva som er viktig for dei. Eg har sjølvsagt også mine punkt som eg vil snakke om, men for å vera ærleg så får jo eg sikra riktig fokus gjennom at me har ein fast "medarbeidersamtale" kvar veke. 

Hovudfokus i samtalar må vera på mennesket, ikkje fag. Det er gjennom å fokusera på enkeltindividet og prata med kvarandre me skapar dei relasjonane som gir bedrifta resultat! 

Tekst: Erlend Fardal Lunde, General Manager, Comfort Hotel Bergen Airport.