Kommunikasjon: Hvordan fremstå som tydelig?

Stor variasjon i besvarelsene og forståelsen av hva begrepet egentlig betydde. Min kollega fulgte opp med å spørre en av deltakerne hva h*n ville gjort om h*n hadde fått beskjed om å være mer engasjert på jobb. Svaret var «jeg aner ikke».

I hverdagen og dagligtalen bruker vi slike begreper og merkelapper hele tiden. Stort sett er det helt uproblematisk, men eksemplet over illustrerer hvilke utfordringer det kan by på i arbeidshverdagen. Samlebegrepene er effektiv når vi organiserer, kommuniserer og forstår verden rundt oss i dagliglivet, men hvis jeg forteller en kollega at jeg setter pris på entusiasmen hennes, forstår hun da hva jeg mener? Har vi samme forståelse? Hva om jeg forteller en kollega at h*n er lite engasjert, men denne personen selv over overbevist om at h*n er den mest engasjerte på kontoret? Ikke akkurat starten på en god samtale. Eksempelvis, så vil jeg si at jeg kjenner meg igjen i 10 av de 11 begrepene jeg innledet innlegget med.. men det vil sannsynligvis de aller fleste andre også. Ser du utfordringen?

Dette er en av årsakene til at vi snubler i endrings- og utviklingsprosesser hvor en felles forståelse kan være avgjørende for et vellykket resultat. Hovedsakelig handler det om å kommunisere på en måte som sikrer at vi snakker om det samme og oppnår den samme forståelsen. Det betyr at vi må snakke «atferdsspesifikt» eller sagt på en annen måte; vi må snakke om de tingene vi ser.

Hvis jeg, for eksempel, ber deg beskrive en «håpløs ansatt», hva svarer du da? En som forstyrrer andre, en som ikke bidrar til fellesskapet eller en som glemmer arbeidsoppgaver? Hva hvis jeg ber deg beskrive en «arbeidshest»? Er det en person som jobber mye overtid, tar doble vakter, ankommer kontoret to timer før arbeidsdagen starter eller handler det om effektivt lederskap? Utfordringen med disse beskrivelsene handler som nevnt om at de varierer fra person til person. Det er også lett å falle i fellen hvor man beskriver arbeidskolleger på denne måten. Spørsmålet er om det egentlig finnes noe konsensus om hva man gjør for å bli beskrevet som «håpløs» eller «arbeidshest»?

Det er mer hensiktsmessig å beskrive kolleger og ansattes objektive atferd; altså det man kan se, observere og måle. I eksempelet over ville man snakket om den spesifikke atferden som leder til at noen beskrives som, for eksempel, «arbeidshest». I tillegg ville man sikret at atferden kunne observeres og måles. Eksempelvis kan man definere noen som «hardtarbeidende» hvis vedkommende ankommer jobb før forventet tid og fullfører minst 90 prosent av oppgavene sine hver dag. Begge disse atferdene er målbare og fører til et helt annet beslutningsgrunnlag som er mer nøyaktig enn generell magefølelse eller intuisjon. Det gjør også tilbakemeldinger og effektiv kommunikasjon mellom partene utrolig mye lettere. Hvis jeg som leder er 100 prosent tydelig og atferdsspesifikk i min kommunikasjon vil det også kunne lede til høyere grad av trygghet i relasjoner.

Vi går tilbake til samlingen vi gjennomførte for noen uker siden. Der brukte vi mye tid på å snakke om hva det betyr å være «engasjert». Selv om begrepet er bredt og kan favne om mye, så klarte vi å definere det ned til noe alle kunne være enig om og ikke minst ha samme forståelse for. I dette tilfellet ble «engasjert» blant annet beskrevet som «å lytte aktivt», «å stille åpne spørsmål» og oppmøte på forhåndsbestemte viktige møter. Derfor, neste gang noen i denne gruppen blir spurt om hva de skal gjøre for å være mer engasjert, så er det ingen tvil om hva det betyr i praksis. Det gir også kolleger og medarbeidere et solid grunnlag for å følge hverandre opp på punktene man har blitt enig om.

Det er først når vi snakker «atferdsspesifikt» at vi kan finne løsninger og legge et godt grunnlag for prestasjon, godt samarbeid, trivsel, endring og til slutt god inntjening. 

Tekst: Eirik Engelsen - Prosessveileder i GROW