– Mellom sender og mottaker av kommunikasjon finnes det støy. Det kan være at du ikke er fokusert, at du ikke er tilstede, fysisk støy, telefonen vår – alt mulig. Og det finnes i alle kommunikasjonssituasjoner. Derfor er det utrolig viktig å være tydelig i budskapet sitt. Vi er også forskjellige personer, med ulik personlighet, bakgrunn, utdannelse, nasjonalitet – alt dette påvirker kommunikasjonen. Derfor må vi ta oss tid til å bli kjent med hverandre og respektere disse ulikhetene. Jeg har også en holdning om å være et lærende menneske. At hvert enkelt menneske jeg møter, kan lære meg noe. Da må jeg ha den åpenheten som gjør at jeg lærer.

Tør å være tydelig

Erland mener at god kommunikasjon i bunn og grunn handler om tilstedeværelse. Hun peker på Jim Collins sin bok «From Good to Great» som en bra bok om ledelse og kommunikasjon.

– Collins beskriver blant annet svinghjulet som i starten går veldig sakte, men hvis du har de rette folkene om bord, følger strategien din konsekvent, forteller historien om selskapet om og om igjen til de ansatte slik at de er med på veien mot målet, så vil svinghjulet etter hvert øke i hastighet og gi lønnsomhet. Ved å rose og løfte de ansatte skaper du en entusiasme i selskapet. Ved å være ordentlig tilstede, ydmyk og lyttende, får du et nærvær som gir grobunn for tydelig, god kommunikasjon.

– Den flate strukturen vi har i norsk næringsliv, med kort vei mellom ledere og ansatte, er veldig bra, men vi har også misforstått noe på veien. Hvis du er en tydelig leder, kan du nemlig fort bli oppfattet som arrogant. Du kan fint være tydelig uten å være arrogant. På samme måte som du setter tydelige grenser i barneoppdragelse, må du ikke være redd for være tydelig i kommunikasjonen. Men samtidig må du være lyttende og ydmyk ovenfor medarbeidere. Tenk hele tiden på «hvor trengs jeg i dag».

– Karin Moesch har skrevet en doktorgrad som heter «Psycological momentum», om å være i flytsonen på håndballbanen. Hennes funn kan lett overføres til arbeidslivet. En karismatisk leder smitter lett over på de ansatte. Du bør også finne de engasjerte ansatte og få dem til å smitte over på andre ansatte. Det krever tydelige roller, ansvar og strategi. Moesch tar også for seg non-verbal kommunikasjon, dette med gester og berøring. Det frigjør endorfiner som gjør oss glade. Interaksjon med mennesker gjør at vi får en tilhørighetsfølelse. At noen ser oss. Dette må ledere være veldig bevisst på, hvordan de fremstår både verbalt og non-verbalt, men denne bevisstgjøringen gjelder også i høy grad de ansatte.

Vær bevisst på subtile signaler

– Forskeren Paul Ekemann sier at 97 prosent av det vi sier, skjer non-verbalt. Hvordan er utstrålingen din, hvilken påvirkning har du på andre? For eksempel, bare det at du tar opp telefonen for å sjekke noe når du er i en samtale, gjør at du oppfattes som lite tilstede. Det handler om de små, subtile signalene vi sender ut. De har utrolig stor påvirkningskraft! At jeg for eksempel ikke ser deg inn i øynene når jeg snakker med deg eller signaliserer på ulike måter at jeg er uinteressert. Mens andre igjen kan oppleve akkurat det som invaderende med for mye blikkontakt.

– Derfor må du finne den balansen som blir naturlig i situasjonen. Føl på hvilke signaler den andre gir – hvem skal jeg egentlig snakke med her? Da må jeg tilpasse meg umiddelbart. Du kan velge hvordan du skal få andre til å føle seg. Dermed må du forstå din påvirkningskraft. Kommunikasjon kan være lett, men kan også veldig vanskelig. Det er nemlig ikke bare enkelt å være tilstede og se hverandre, så dette er noe du må jobbe med. Vi er forskjellige og har ulike personligheter som oppfatter ting på ulike måter, det er derfor det kan oppstå konflikter. God kommunikasjon handler om å sette ord på følelser, og det kan være vanskelig. Klarer vi å være tydelige, tilstede, lyttende og ydmyke, har vi imidlertid kommet langt, avslutter Erland.

Eksempel på resultat

– Et internasjonalt selskap stod foran en stor fusjon og var opptatt av å trygge de ansatte i forkant av de store endringene. Flere var urolige for jobbene sine, og det svirret ganske mange rykter i gangene. Som rådgiver med et nøytralt blikk utenfra, kunne jeg lett kjenne en uro i enkelte av teamene. Noen sa det også direkte til meg: «Vi blir sittende i kantina og snakke negativt hele tiden. Det er ikke akkurat muntert her for tiden!» I slike perioder er det ekstra viktig å være bevisst på hvordan vi alle sammen kommuniserer. Det å «rocke hverandre frem» i form av å se hverandre, snakke sammen, våge å sette ord på det som er vanskelig, kan hjelpe.

– I dette tilfellet ble det viktig at så mange som mulig fra ledelsen forstod effekten av deres kommunikasjon ut til de ansatte. Vi fokuserte på å gi ut så mye informasjon som mulig, og å gi alle anledning til å få si sin mening.
I alle teamene ble det satt fokus på kommunikasjon og egen påvirkningskraft.
«Hvordan snakker vi til hverandre om dette? Hva sier vi i kantina? Hvordan kan vi løfte hverandre frem selv når ting er ganske vanskelig?»

– I medarbeiderundersøkelsen i etterkant, var fokuset på kommunikasjon og bedriftskultur ut i teamene noe av det positive som ble trukket fram fra flere av de ansatte. En kommentar fra undersøkelsen: «Bedriftskulturen har faktisk blitt bedre nå, selv om vi fortsatt er utrygge for jobbene våre, og derfor har det litt kjipt!»

Synnevas fem beste tips til hvordan du kan rocke medarbeiderne dine

1)           Bestem deg for hva slags energi du ønsker å gi inn i rommet du er i.

2)           Tenk på at andre skal føle seg vel i din nærhet.

3)           Bruk ørene mer enn munnen, men ikke vær redd for å si hva du mener.

4)           Gi ros, komplimenter og tommel opp så ofte du kan, men vær ærlig.

5)           Vær nysgjerrig på alle du møter.

Om Synneva Erland: Med bakgrunn som skuespiller, sanger og pedagog har Synneva fått en helt spesiell posisjon som foredragsholder i Norge. Hun har jobbet som profesjonell foredragsholder siden 2010 innen kommunikasjon, bedriftskultur og ledelse, og jobber også mye med sosiale medier for bedrifter.