Står du fast i en problemstilling og kjenner behov for å sortere tanker og ideer?

– Ved å organisere, blir du mer oppmerksom på hva som gir deg glede og hva som tilfører deg verdi. Denne kunnskapen og evnen kan du også bruke til å forbedre evnen til å ta beslutninger om hva du egentlig ønsker deg i jobben og karrieren din, og hva det er som gjør deg godt. Kondo sin rydde- og organiseringsmetode går i utgangspunktet ut på å rydde i fysiske eiendeler etter fastlagte kategorier. Du skal kvitte deg med det du ikke trenger og å beholde det som gir glede («spark joy»).

– Det er også viktig at alle ting du eier har sin faste plass. Når ting har sin faste plass, er det enklere å holde det ryddig, og ryddige omgivelser kan bidra til å skape sinnsro. På denne måten kan du skape deg en mer oversiktlig og balansert hverdag der du holder orden, finner det du trenger når du trenger det, og sist, men ikke minst omgir deg med det som gir deg glede. Å rydde i fysiske ting er i utgangpunktet en ytre prosess, men erfaringer fra ledere som bruker metoden, viser at det ofte også gir ringvirkninger på andre områder i livet og at det setter i gang indre prosesser.

Aune forklarer videre at vi tilbringer store deler av livet vårt på arbeidsplassen, og da gjerne ved en kontorpult. Å holde den ryddig kan hjelpe deg til økt produktivitet og opplevelse av oversikt og mestring. Har du et litt rotete kontor med papirer, mapper og bøker som ikke lenger er i bruk, eller som er nødvendig å beholde, er det mye å hente på å ta en opprydding.

– Som leder er det viktig å kunne holde fokus, prioritere de viktige tingene og være stand til å gjennomføre. Operativ drift skal håndteres kombinert med mer langsiktige strategiske oppgaver, og de skal være tilgjengelig for medarbeiderne. Ledere jeg jobber med opplever ofte denne kombinasjonen krevende, og det er lett å bli overveldet av totaliteten. Det er særlig de langsiktige strategiske oppgavene som kan bli skadelidende, fordi de krever større grad av fokus og tilstedeværelse. Det krever kognitiv kapasitet som er vanskelig å hente frem i stressede situasjoner. I stedet for å gå løs på disse oppgavene, er det lett å gå løs på de andre mer operative oppgavene, som ikke krever like mye, og gjerne de som ligger rett foran deg på kontorpulten (eller i innboksen). 

– Å holde pulten ryddig hjelper fordi en uryddig kontorpult gir visuelt rot, som kan gjøre det vanskelig å holde fokus. Når vi ser alle disse oppgavene, arkene og gule lappene foran oss som må, bør og skal gjøres på et eller annet tidspunkt, setter det ofte i gang tanker om alt som ligger foran og hvilke konsekvenser det kan få om det ikke blir gjort. Da er det lett å bli overveldet, og det tar mental kapasitet som du i stedet kan bruke til å løse den oppgaven du skal løse her og nå. For her og nå er faktisk alt du har. Det som var i går var i går, det som er i morgen er i morgen. Å holde pulten ryddig, å kun ha fremme det som er det viktigste å jobbe med til enhver tid, hjelper deg til å være i øyeblikket med den oppgaven som skal løses.  

Aune understreker at hvis du må ha huskelapper og papirer fremme for å være sikker på at du husker ting, er det lurt å lage det et system med noen kategorier og ulike farger ut fra hvor viktig oppgaven er.

– Når du har sortert og prioritert hva som er viktigst og hva du skal gjøre først, legger du post-it lappene oppå hverandre slik at du kun ser den øverste, den som er viktigst å gjøre først. Det hjelper deg til å holde fokus på den ene oppgaven. Nå tenker du kanskje at det er ikke mulig fordi det er alt for mange oppgaver, det tar en evighet i seg selv å sortere og prioritere. I starten føler du kanskje at alt er like viktig, men etter noen runder med spørsmål og refleksjoner knyttet til viktigheten, blir det mye enklere å prioritere det som faktisk er viktig.    

– Ikke sjelden forteller ledere at de går hjem fra kontoret om ettermiddagen, med følgende spørsmål i hodet, «hva har jeg egentlig gjort i dag?» De føler at tiden flyr, og at det som skulle blitt gjort ikke er gjort, og at det som er blitt gjort er å håndtere det som til enhver tid dukket opp. De kommer liksom aldri i mål. Og sånn vil det gjerne være som leder, fordi det hele tiden er viktige ting som skal håndteres. Nettopp derfor er det viktig å bruke de muligheter som finnes til å holde orden slik at hjernen får gode arbeidsbetingelser til å prioritere og løse oppgaver som tilfører størst verdi. Det er selvfølgelig også viktig å redusere andre forstyrrelser, og å ha noe skjermet arbeidstid der du ikke er like tilgjengelig. Det å rydde i seg selv kan også være beroligende. Når jeg står fast i en problemstilling og kjenner behov for å sortere tanker og ideer, rydder jeg i noe fysisk. Etter en stund har det gjerne løsnet, og ting fremstår klarere.

Et viktig prinsipp i Marie Kondo sin filosofi er å beholde det som gir deg glede, forklarer Aune. Dette kan være at du har noe fremme på kontorpulten som gir deg glede.

– Finn noe som gir deg glede, og gjerne også noe som kobler deg til hvorfor du er her og gjør akkurat den jobben du gjør. Spør deg selv, hva er det jeg kan ha på pulten som får meg til å trives og kjenne at jeg blir den beste versjon av meg selv. Noen tenker at jobb er jobb, og privat er privat, kontoret skal ikke se ut som stua hjemme. Det er jeg enig i, men du er den du er, samme hvor du befinner deg, derfor er det viktig å ha noe som nærer deg der du er. Er det for stor avstand mellom den du er, og den du kjenner at du kan være på jobb, kan det være behov for mer dyptgående rydding. Det fine med Marie Kondo-metoden er at den gjerne setter i gang den type indre ryddeprosesser fordi vi øker egen bevissthet om hva som er verdt å beholde i livet.

– Å beholde det som gir glede innebærer også å kvitte seg med det som ikke gir glede. Vi holder ofte fast i ting av gammel vane, og det kan lett hope seg opp. I hjemmet kan det handle om klær, gjenstander og utstyr. På kontoret kan det være alt fra papirer, bøker, gamle konferansemapper, avlagte tekniske duppeditter osv. Men det kan også være oppgaver vi holder fast i av gammel vane. Det er lett å utføre oppgaver på autopilot fordi vi er vant til å gjøre de. Ledere trenger å prioritere de oppgavene som er viktigst og som gir størst verdi. Å kunne gjøre denne prioriteringen i en hektisk lederhverdag krever at vi er til stede og har tilstrekkelig ro og oversikt. En rotete kontorpult gjør det ikke enklere. Samtidig er vi forskjellige. Noen er veldig visuelle og blir lett forstyrret av rot, mens andre lever bedre med det. Er du usikker på om det har effekt for deg, så prøv å rydde.

Aune forklarer at det å rydde og holde orden innebærer å se nei til noe og ja til noe annet – og at nettopp dette er en utfordring for mange.

– Det kan være ubehagelig å si nei, særlig til andre mennesker, men det er helt nødvendig i en lederrolle, og noe mange trenger å øve seg på å få til. Sier du nei til en rotete kontorpult, sier du ja til å gjøre det enklere å holde fokus og konsentrasjon om spesifikke oppgaver. Det er ikke alltid vi har et bevisst forhold til hva som gir glede. Når jeg spør ledere, hva de liker best å gjøre, hva som virkelig gjør dem glad på jobb blir mange svar skyldig. Å rydde i fysiske ting etter Marie Kondo-metoden innebærer at du skal kjenne etter om det du holder i hånden gir glede, eller «spark joy».  Det kan være at det gir deg glede å se på det, å ha det på, eller å bruke det i det daglige.  Å gjøre denne fysiske ryddeprosessen, krever at du kobler deg på både mentalt og emosjonelt og er til stede her og nå. Du øker din bevissthet om hva som gir deg glede. Det er nyttig både privat og på jobb.

– Nå er det ikke sånn at alt vi har rundt oss gir glede. En visp i kjøkkenskuffen gir deg ikke nødvendigvis glede, men maten du lager med vispen kan gi deg stor glede når du nyter den med familien. En arbeidsoppgave i seg selv trenger ikke gi deg glede, men resultatet du ser for deg når den er utført kan gi stor glede. Prinsippet om å kjenne etter, bevisstgjøringen det gir, og muligheten til å velge er det viktigste. Du kobler ut autopiloten – noe som er krevende fordi hjernen vil at du skal gjøre det samme som du alltid har gjort – og blir i stand til å gjøre et bevisst valg.  Å gjøre denne ryddeprosessen med fysiske ting rundt deg, kan også hjelpe deg til å komme i gang med indre ryddeprosesser, som til eksempel å bli bedre kjent med dine egne verdier, eller begrensende overbevisninger du kan ha om deg selv.  

– Siden ledere ofte er travle og har mange jern i ilden, er det også viktig å gjøre ting som får frem gleden. Det skaper energi. Å skape egen energi, altså å være bevisst på å også velge oppgaver som gir deg glede i stedet for å handle på autopilot og ta det som til enhver tid dukker opp, er en viktig komponent i selvledelse. Det er ikke sjelden ledere forteller meg at de delegerer oppgaver til medarbeiderne sine som de egentlig kan tenke seg å gjøre selv, for å være snille. Her er det selvfølgelig viktig å finne balansen i forhold til omgivelse og kontekst, men den viktigste personen en leder leder, er alltid seg selv, avslutter Aune.

Rydd pulten når du går for dagen. Det trenger ikke ta mer enn et par minutter. Når du vender tilbake blir du møtt av en ryddig flate som gjør at du kan starte dagen med god energi, i stedet for å bli møtt av rot som masse papirer og post-it lapper som flyter rundt og minner deg på alt det ugjorte.

Når du skal rydde pulten kan du stille deg disse spørsmålene:

1) Er det noe på pulten som jeg ikke absolutt trenger for å gjøre oppgaven jeg skal gjøre?

2) Er det noe her jeg opplever det forstyrrende å se på, som ikke bidrar til en positiv følelse?

3) Er det noe her som hemmer min produktivitet (eks masse gule lapper og papirer som tar fokuset bort fra det du trenger å gjøre her og nå).

Ha kun fremme det du trenger til enhver tid for å gjøre oppgaven du skal gjøre. Mange har gjerne også flere av samme ting, til eksempel penner. Spør deg selv hvor mange penner du egentlig trenger, og hvilken av de du har liker du best. Behold denne og kvitt deg med de du ikke trenger eller bruker. Når du har begrenset antall ting på pulten, gi dem som skal være igjen et fast sted å bo. Det gjør det lettere å holde pulten ryddig.

Det blir mer og mer vanlig med aktivitetsbaserte arealer, og ikke alle har en fast plass å sitte. Desto større grunn til å holde orden og ha lett tilgjengelig de tingene som du både trenger og ønsker på stedet du sitter til enhver tid. Finn et egnet oppbevaringsprodukt å ha tingene i, som du lett kan ta med deg. Og husk å gi plass til noe som gir glede. 

Tekst: Inger Lise Kontochristos Foto: privat